Lomalta palatessani tutkailin ensimmäisen työviikon kalenteria ja katsoin, kuinka monta vastaamatonta sähköpostia loman jäljiltä odotti. Myös tehtävälistana hyödyntämäni OneNoten Elokuu-sivu sisälsi pitkän listan yksittäisiä työtehtäviä, jotka olin siihen kesäkuussa ennen lomalle jäämistäni kirjannut. Mistähän sitä aloittaisi?

Asiantuntijatyössä hukumme helposti jatkuvaan tietotulvaan ja lukuisiin pieniin tehtäviin. Lomalta palatessakin säntäämme helposti suorittamaan eri viestikanavien kautta kasaantuneita tehtäviä, pohtimatta sen enempää sitä, mikä olisi oikeasti olennaista.

Tavoitteellinen oman työn johtaminen

Lähdin johtamaan omaa työtäni kuten esihenkilönä olen johtanut muiden työtä. Eli lähdin tarkastelemaan ylätason tavoitteita ja pohtimaan sen pohjalta mikä on olennaista juuri nyt. Kysymyksiin miksi, mitä ja miten vastaamisen lisäksi johtamisessa on olennaista käydä jatkuvaa vuoropuhelua (Sydänmaanlakka 2024). Tätä samaa toimintamallia voi hyödyntää oman työnsä johtamisessa ja pysähtyä aika ajoin tarkastelemaan omaa työtä ja sen prioriteetteja organisaation tavoitteiden ja strategian näkökulmasta.

Aloin siis tarkastelemaan omaa työtäni ylhäältä alaspäin kysyen itseltäni seuraavaa.

• Mitkä ovat organisaatiomme tavoitteet pitkällä ja lyhyellä aikavälillä?
• Mitkä ovat minun tiimini/yksikköni tavoitteet pitkällä ja lyhyellä aikavälillä?
• Mitkä ovat minun tehtäväni ja miten työni vie eteenpäin organisaation ja tiimin tavoitteita?

Näiden kysymysten kautta loma-aivoilleni alkoi pikkuhiljaa hahmottumaan se, mikä työssäni on olennaista ja mihin minun järkevää keskittyä. Voisi todeta, että aloin ajattelemaan strategisesti.

Strategisuus osaksi arjen toimintaa

Strategian ajatellaan edelleen olevan jokin monimutkainen pienen porukan, ehkä vain johtoryhmän, juttu, joka suunnitellaan ja kirjataan ylös säännöllisesti muutaman vuoden välein. Nykyisessä jatkuvasti muuttuvassa ja yllätyksellisessä toimintaympäristössä on kuitenkin olennaista, että strategia on yhteinen ja että sitä kehitetään suunnitteluprosessien välillä.

Strategia kehittyy edelleen toiminnassa ja vuorovaikutuksessa ja sen tulee olla osa organisaation jokaisen työntekijän arkea. Kaikkien organisaation työntekijöiden tulisi ymmärtää strategia ja kaikilla heillä tulisi olla mahdollisuus tuntea toteuttavansa sitä omassa työssänsä. (Sydänmaanlakka 2024.)

On ymmärrettävää, että kiireen keskellä tulipalot saattavat viedä mukanaan ja suunnitelmien, yhteenvetojen ja toimenpiteiden toteuttamista ohjaakin nopeus, helppous ja se miten ennenkin on tehty. Hoidamme oman työmme parhaamme mukaan suorittamalla yksittäisiä tehtäviä ja huomaamatta saattaakin käydä niin, että yksittäisten tehtävien suorittamisesta tuleekin työmme ydintä.

Mikäli nämä yksittäiset tehtävät tulevat pöydällemme jostain muualta, saatamme kokonaan unohtaa, mitä meidän oikeastaan pitikään tehdä. Tähän asemoiduttuamme isoa kuvaa ja ylätavoitteita on vaikea enää nähdä.

Vinkit lomalta palaavalle asiantuntijalle tai esihenkilölle

Esihenkilönä toimivan tulisi kyetä keskittymään olennaiseen eri suunnista tulevien viestien ristipaineessa, ja samalla kyetä mahdollistamaan se tiimilleen. Tiimille tulisi rakentaa sellaisia vuorovaikutuksen paikkoja, joissa sekä organisaation että tiimin tavoitteita ehditään pureskelemaan rauhassa. Vasta tämän yhteisen pureskelun myötä voidaan löytää yhteinen suunta ja merkitys kunkin omalle työlle.

Tässä vinkkini sinulle lomalta palaava asiantuntija tai esihenkilö:

1. Anna tehtävälistan ja sähköpostin odottaa hetki.
2. Istu alas, joko yksin, kollegan tai tiimisi kanssa, ja käytä hetki organisaation strategiaa ja tavoitteita tarkastellen seuraavaa.
   Miksi olemme olemassa ja mihin olemme menossa?
   Mitkä ovat tiimimme tai yksikkömme tavoitteet lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä?
   Mitkä toimet minun omassa työssäni auttavat organisaatiomme tavoitteiden toteutumista?
3. Maalaa tästä pohdinnasta itsellesi tai koko tiimillenne selkeä tehtävän kuva, jonka avulla pystyt tai pystytte keskittymään olennaiseen ja ratkaisemaan eteen tulevat haasteet organisaation kannalta parhaalla mahdollisella tavalla.

Pysähtyminen tämän pohdinnan äärelle kannattaa. Aika-ajoin tehtävän ylätason tarkastelun avulla on mahdollista päästä kohti fiksumpaa tekemistä, jossa keskitytään siihen, millä on oikeasti merkitystä. Tällainen koko organisaation läpileikkaava strateginen ajattelu on nykypäivänä jopa edellytys organisaation menestymiselle.

Kuva: Haaga-Helia