Digisti Live – tapahtumien uusi aikakausi -hankkeemme päätavoitteena oli uuden liiketoiminnan luominen ja uusien palveluiden kehittäminen tapahtuma-alan muuttuneessa markkinatilanteessa. Koronan aiheuttama tapahtuma-alan markkinoiden muutos loi painetta luoda uusia tapahtumien liiketoimintamalleja ja palvelukonsepteja sekä lisätä virtuaalitapahtumiin liittyvää osaamista tapahtuma-alan pk-yrityksissä.

Hankkeessa onnistuimme erityisesti seuraavien tavoitteiden saavuttamisessa:

• Lisäsimme erityisesti virtuaalitapahtumiin liittyvää osaamista tapahtuma-alan pk-yrityksissä.
• Tuimme ja vauhditimme digitaalisuuden vahvempaa hyödyntämistä osana liiketoimintaa osaamisen kasvattamisen sekä käytännön palveluideoiden rakentamisen ja testaamisen kautta.
• Autoimme kehittämään ja uudistamaan tapahtuma-alan liiketoimintamalleja ja –prosesseja sekä palveluita ja asiakaskokemusta käyttäjälähtöisesti hyödyntäen palvelumuotoilun menetelmiä.
• Loimme ymmärrystä siitä, miten asiakaskokemus muodostuu virtuaalitapahtumassa ja miten kuvata hybriditapahtumien suunnittelun ja toteuttamisen prosesseja.
• Toimme esille tapahtuma-alan virtuaaliratkaisuihin liittyvää osaamista ja palveluratkaisuja.

Osallistuneiden yritysten kokema hyöty

Kahden vuoden aikana hankkeeseen osallistui 36 pk-yritystä ja noin kymmenen muuta organisaatiota. Ne ideoivat uusia palveluja ja toteuttivat uuteen palveluun liittyviä kokeiluja joko omassa yrityksessään tai osana yritysverkostoa. Tuloksena syntyi kymmeniä uusia palveluja.

Seuraavassa on palautteiden pohjalta tiivistetty neljän teeman alle osallistuneiden yritysten kokema hyöty hankkeesta.

Teema 1: Tukea, ohjausta ja sparrausta palvelunkehittämisprosessiin

Projekti toteutettiin ammattitaitoisesti, joten yritysten oli helppo keskittyä oman toiminnan kehittämiseen. Vertaispaine, vaiheet, substanssipuolen sparraus, työpajojen konkreettinen sisältö ja aikataulutus toimivat hyvin. Ammattitaitoisen ohjauksen ja tuen avulla syntyi uusia palveluja, joita ei muuten olisi ollut mahdollista luoda ja toteuttaa.

Teema 2: Ajattelun ja toimintatavan muutos

Hanke innosti ja pysäytti miettimään kehitystä ja konseptikokonaisuutta. Syntyi ymmärrys siitä, että pienilläkin teoilla ja muutoksilla voi parantaa asiakaskokemusta huomattavasti. Ulkopuolinen kuuntelu ja kiteytys olivat arvokkaita. Organisaation sisällä ajatukset alkoivat murtua, kun osallistujat ymmärsivät, että he eivät aina tiedäkään, mitä asiakas haluaa. Seurauksena syntyi kulttuurimuutos, uusi toimintapa tai uusi ajatusmalli: miten omaa toimintaa voidaan muuttaa ja auttaa asiakkaan arvon luomisessa.

Teema 3: Asiakasymmärryksen merkityksen oivaltaminen

Kaikkia uusia ideoita ei tarvitse keksiä itse eikä palveluita kannata kehittää ainoastaan yrityksen sisällä. Työpajoihin voi rohkeasti pyytää mukaan asiakkaita ideoimaan ja kehittämään palveluja. Asiakashaastattelut ovat arvokkaita ja niiden avulla voi saada paljon oivalluksia. Erityisesti asiakashaastattelut ja asiakaspersoonat auttoivat yrityksiä uuden liiketoimintasuunnitelman tekemisessä.

Teema 4: Konkreettiset jatkovaikutukset

Yrityksen uusi strategia laadittiin pitkälti hankkeessa kehitetyn prosessin tiimoilta sen pohjalta, mitä asiakkaat kertoivat ja mitä yrityksessä oivallettiin. Hanke antoi tukea ja ohjausta sekä erinomaisen kehyksen lähteä tosissaan tekemään uutta virtuaalista tuotantoa. Hankkeessa tehdyt kokeilut ovat menneet eteenpäin, niistä on syntynyt jotain konkreettista ja kokeilusta on syntynyt vielä muitakin uusia palveluja osaamisen kasvun myötä. Hankkeen myötä alun perin suunniteltu monimutkainen käyttöliittymää muuttui yksinkertaiseksi ratkaisuksi, joka on jo käytössä.

Kaikki hyöty koottuna julkaisuihin

Hankkeen tuloksena syntyi Valloita virtuaalisesti – työkaluja onnistuneeseen virtuaalitapahtumaan -käsikirja. Digitaalisessa käsikirjassa on ohjeistusten lisäksi hankkeessa tuottamiamme videoita, sähköisesti täytettäviä työkaluja ja aitoja esimerkkejä.

Käsikirja on täysin avoin eli kaikkia työkaluja voi ladata ja hyödyntää vapaasti. Se on tarkoitettu etenkin tapahtumatuottajille, tapahtuma-alan osaajien kouluttajille, alan opiskelijoille ja kaikille muille, jotka kaipaavat työkaluja ja tietoa virtuaalitapahtumien suunnitteluun.

Kirjoitimme useita artikkeleita kokeilujen pohjalta sekä tuotimme 12 videota. Tutustu julkaisuihimme ja lue tarkemmin hankkeemme tuloksista!

Editointi: Marianne Wegmüller

Kuva: Shutterstock