Hybriditapahtumat voivat tavoittaa uusia kansainvälisiä kohderyhmiä, luoda uutta palvelutarjontaa asiakaspolun eri vaiheisiin, olla saavutettavampia ja tarjota elämyksiä, jotka eivät olisi mahdollisia live-tapahtumassa.

Hybriditapahtumien myytit

Ben Chodor (2020) on koonnut hybriditapahtumien myyttejä, jotka pohjautuvat hänen omaan kokemukseensa tapahtuma-alalla. Nämä Chodorin esittämät neljä myyttiä tai väitettä voivat hyvin toteutuakin, jos hybriditapahtumaa ei toteuteta hyvin.

1. Hybriditapahtumat kannibalisoivat fyysistä tapahtumaa.

Virtuaalisuus auttaa saavuttamaan uusia kohderyhmiä, kuten esimerkiksi sellaisia, joilla ei olisi varaa tai halukkuutta maksaa fyysisen tapahtuman sisäänpääsymaksuja. Monissa tapahtumissa fyysisten paikkojen määrä on rajattu, joten virtuaalinen osallistuminen mahdollistaa osallistujamäärän kasvattamisen. Pysyäkseen houkuttelevana live-tapahtuman täytyykin tarjota sellaisia kokemuksia, jotka eivät ole mahdollisia virtuaalisesti.

2. Virtuaalisuus ei ole tuottavaa

Myös virtuaaliosallistuja voi maksaa osallistumismaksun. Räätälöidyt palvelut ja viestit taas mahdollistavat niin sponsoroinnin hyödyntämisen kuin lisämyynninkin. Virtuaalisten elementtien avulla palveluja ja tuotteita voidaan myös tarjota ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.

3. Virtuaalisuus ei mahdollista interaktiivisuutta

Etäyleisön voi osallistaa esimerkiksi kyselyjen, chattien sekä kysymysten ja vastausten avulla. Onnistunut osallistaminen edellyttää hyvää etäyleisön fasilitointia. Vuorovaikutusta ja kiinnostusta kannattaa herätellä jo ennen tapahtumaa erilaisissa virtuaalisissa ennakkotilaisuuksissa, joissa osallistujat pääsevät kokemaan jotain ainutlaatuista ja heille tärkeää. Esimerkiksi tutustu ja tapaa -tilaisuudessa osallistujille voi tarjota mahdollisuutta esittää kysymyksiä esiintyjille.

4. Ihmiset eivät viihdy yhtä pitkään virtuaalitapahtumassa kuin live-tapahtumassa

Virtuaaliyleisö tulee huomioida ja tapahtuma täytyy luoda myös heille houkuttelevaksi. Siinä auttaa kokonaan oman käsikirjoituksen luominen etäyleisölle. Tauoista ja mielenkiintoisesta tauko-ohjelmasta tulee myös huolehtia. Mielenkiintoista lisäarvoa voivat tarjota esimerkiksi hyvät ja uudet kuvakulmat esiintyjiin, haastattelut ja todellisuus kulissien takana tai pukukopissa sekä esityksiin liittyvät paljastukset hieman ennen live-yleisöä.

Näkemyksiä hybriditapahtumien tulevaisuudesta

Hybriditapahtumista voivat hyötyä yritykset, joiden liiketoiminta on perinteisesti perustunut tilojen myymisen sekä kokousten ja juhlien järjestämiseen. Helsinki Congress Paasitornin toimitusjohtaja Osku Pajamäki avasi meille näkemyksiään hybriditapahtumien tulevaisuudesta. Paasitornissa virtuaalisuuden avulla on saatu esimerkiksi kansainvälisiä luennoitsijoita tapahtumiin ja ison yrityksen live-tapahtumissa eri maissa on voitu toteuttaa yhteistä ohjelmaa. Hybriditapahtumien taltioinnit Pajamäki näkee turhina.

Nauhoitteisiin, siis siihen tallenteeseen joka hybriditapahtumasta syntyy, niin en ole vielä tavannut yhtään tervepäistä, joka sellaisen jaksaisi katsoa läpi. Se koskee kaikkia. Nauhoitettu urheilu on jo lähes mahdotonta. Se peli on jo pelattu.

Osku Pajamäki, Helsinki Congress Paasitornin toimitusjohtaja

Vaikka hybriditapahtumia on Paasitornissa toteutettu paljon, kasvokkain tapaaminen on kuitenkin vielä ykkösprioriteetti Pajamäen mukaan.

Nykyteknologia ei ole vielä kehittynyt niin, että vuorovaikutus ihmisten välillä olisi täysin luontevaa. siinä on viiveitä, ei pysty puhumaan toisten päälle ikään kuin hyvässä mielessä. Kommentointi on vaikeaa, ihmisten ilmeiden ja eleiden näkeminen on vaikeaa. Tapahtuma-alalla meidän ydin on siinä, että me yritetään luoda sellaiset fasiliteetit tapahtuman ympärille, että syntyy ikään kuin flow. Mahdollisimman täydellinen keskittyminen juuri siihen asiaan ja juuri niihin ihmisiin. Se on läsnäolokysymys. Jos hyvän läsnäolon kokemuksen saa aikaiseksi, silloin syntyy bisnestä, opitaan, saadaan aikaan luovia ideoita, joihin sitoudutaan. Pienikin tekninen häiriö tai viive rikkoo tälläisen herkän tilanteen.

Osku Pajamäki

Katso Osku Pajamäen haastattelu kokonaisuudessaan.

Hybriditapahtumat haastavat perinteisen ansaintalogiikan

Virtuaalisuus haastaa tapahtuma-alan toimijoita luomaan merkityksellisiä ja elämyksellisiä tapahtumia. Parhaimmillaan hyvin toteutettu hybriditilaisuus innostaa etäosallistujaa tulemaan seuraavalla kerralla live-tilaisuuteen.

Nyt on käsillä murrosvaihe, jossa esimerkiksi järjestöt joutuvat pohtimaan missä määrin ne tarjoavat hybridiosallistumista jäsenilleen. Monet jäsenet sitä toivovat, kun taas järjestöille on tärkeää tavata kasvokkain ja sen kautta tuottaa lisäarvoa jäsenilleen.

Ensimmäiset kokeilut maksumuurin käytöstä jäsentilaisuuksissa ovat vielä edessä, emmekä tiedä kuinka valmiita osallistujat ovat maksamaan etäosallistumisesta. Hybriditoteutuksen kustannukset ovat kuitenkin sen verran korkeat, että järjestäjien on usein saatava osa kuluista katettua osallistumismaksuilla.

Hybriditapahtumien ansaintalogiikkaa tulisikin miettiä eri näkökulmista, sillä kaupallistaminen ei tarkoita vain osallistumismaksuja. Tuloja voi syntyä myös oheistuotteiden myynnistä, sponsoroidusta sisällöstä, tapahtumatarjouksista, räätälöidystä sisällöstä tai jälkitallenteen myynnistä.

Kuva: www.shutterstock.com