Uutta reaaliaikaisesti päivittyvää asiakkaisiin liittyvää raportointinäkymää tehdessämme huomasimme, että Excel-taulukkoa tietolähteenään käyttävässä taulukossa oli asiakasyrityksiä, joiden nimi oli kirjoitettu taulukkoon eri tavoin (esim. Malmin Nova ja Malminova).  

Saimme korjattua kirjausvirheet näkymää varten, mutta alkuperäiseen Excel-taulukkoon ne kuitenkin jäivät. Nämä virheelliset kirjaukset vaikuttavat taulukon käyttöön. Esimerkiksi asiakasyritysten kokonaislukumäärää voi olla taulukossa joko 568, 527 tai jotain siltä väliltä riippuen siitä, miten hyvin taulukon käyttäjä huomaa nimissä tapahtuvan vaihtelun. 

Erilaisiin tietolähteisiin kertyy helposti kirjausvirheitä etenkin silloin, kun tietoja kirjataan käsin. Niin käsin kuin automaattisestikin kirjattuihin tietoihin syntyy virheitä myös tarpeettomasti. Kirjattavia tietoja ei ole välttämättä tunnistettu tai määritetty riittävän tarkasti, kirjaamiseen liittyvät ohjeet voivat olla puutteelliset tai asia on tunnistettu ja kirjattu eri tavoin eri tietojärjestelmiin.  

Yrityksessä syntyy kolmenlaista tietoa. Toiminta synnyttää toteumatietoa (data, primääridata), ja sitä on yleensä määrällisesti paljon. Jotta toteumatietoa voidaan hyödyntää toiminnan johtamisessa ja ohjaamisessa, se tiivistetään erilaisiksi raporteiksi (informaatio, sekundääridata), jotka ovat objektiivisia selontekoja tai yhteenvetoja tapahtuneesta. Raportti ei synny itsestään, vaan jonkun tai joidenkin on päätettävä, millainen raportti on. Yhteinen ymmärrys (tietämys) vaikuttaa siihen, millaisia raportteja laaditaan ja miten hyvin niitä voidaan käyttää yrityksen arjessa.  

Itsenäisesti rakennettujen raportointinäkymien sijaan yritys voisi määrittää toiminnan johtamisessa ja ohjaamisessa tarvittavat raportit ja niissä käytettävät tiedot yritystasolla. Näin toimimalla vastuualueiden ei tarvitsisi erikseen pohtia, mitä asioita ja milloin sen kuuluu raportoida, miten nämä asiat tunnistetaan tai määritellään ja miten raportit tulee muodostaa. Vaikeus yhdistää eri vastuualueiden toteumatietoja poistuisi. 

Koska yhtenäistetyt raportit olisivat osa yrityksen pysyvää toiminnanohjausrakennetta, yksittäiset henkilöt tai vastuualueet eivät pystyisi muuttamaan niitä. Yhtenäinen raportointi tukisi yhteistä ymmärrystä, koska terminologia määrittelyineen olisi kaikille vastuualueille sama. Raporttien tieto olisi luotettavaa ja toisiinsa liittyvää, koska se määriteltäisiin samalla tavalla koko yrityksessä.  

Yritys hyötyy siitä, että sen toiminnan johtamiseen ja ohjaamiseen liittyvä raportointi ja siinä tarvittavat toteumatiedot on yhtenäistetty yritystasolla. Yhtenäistäminen vähentää raporttien lukumäärää, parantaa tiedon luotettavuutta ja onnistuu ohjaamaan oikealla tavalla yrityksen toimintaa. 

Kirjoittaja on Haaga-Helian tietohallinto- ja toiminnanohjauspalveluiden yksikön kehityspäällikkö Teija Aarnio.