Pitkä etätyöjakso on haastanut meitä muuttamaan työskentely- ja opiskelukäytäntöjämme. Työskentely on siirtynyt kasvokkain tapahtuvasta lähikontaktista lähes kokonaan verkon yli tapahtuvaksi vuorovaikutukseksi.

Kehittämishankkeemme etäpalavereissa huomasimme, että toiset käyttivät kameraa aina ja toiset työskentelivät ilman sitä. Kiinnostuksemme heräsi ja aloimme seuraamaan asiaa laajemmin. Eri yrityksissä ja oppilaitosten kursseilla ihmiset osallistuivat etänä toteuttaviin haastatteluihin, luentoihin ja palavereihin useilla tavoilla. Kameran käytölle ei ollut useimmissa tapauksissa sovittuja käyttäytymissääntöjä tai vakiintuneita käytänteitä.

Mustan ruudun ja elävien kasvojen ero

Huomioimme, että monissa palavereissa tai luennoilla vetäjä puhui yksin kameralle tai vain muutama henkilö piti kameraa päällä. Mitä suurempi tilaisuus oli, sitä vähemmän kameroita käytettiin.

Yhdessä palaverissa vetäjä tervehti muita kameran ollessa päällä, mutta piti varsinaisen esityksensä ilman kameraa. Toisessa yli 30 hengen työpajassa kaikki osallistujat näyttäytyivät aluksi kamera päällä vuorollaan. Lisäksi työpajan koollekutsuja tervehti jokaista henkilöä henkilökohtaisesti ja kysyi yhden henkilökohtaisen kysymyksen. Tällainen käytäntö varmasti lisää työpajan yhteisöllisyyttä, pidetään se etänä tai kasvokkain.

Kameran käyttämisen vaikuttavat monet tekijät, kuten osallistujamäärä, tilaisuuden luonne, käytössä olevan nettiyhteyden taso, työtilan siisteys ja rauhallisuus. Lisäksi käyttöön vaikuttaa se, millaisia käytäntöjä työ- ja opiskelijayhteisöissä on jo ehtinyt syntyä.

Käytännöt voivat syntyä itsestään tai niitä voi luoda tietoisesti. Kun etätyöjakson alussa sovittaan kameran pelisäännöistä ja siitä milloin kameraa pidetään auki, näyttäytyminen videoyhteydellä on luontevampaa. Jos kameran käyttöön ei etätyössä kiinnitetä huomiota, ei yhtenäistä toimintatapaa todennäköisesti synny.

Työyhteisön yhteiset pelisäännöt

Netissä julkisesti löydettävien työyhteisöjen etätyön ja kameran käytön ohjeiden käytännöt ovat kirjavia. Osassa ohjeistetaan vain tekniseen käyttöön ja osassa annetaan ohjeita etäkokouksen käytänteisiin. Yleisesti ottaen kameran käyttöä suositellaan mahdollisuuksien mukaan. Kaikissa yrityksissä ja oppilaitoksissa kameran käytön ohjeistusta ei ole kuitenkaan ollenkaan tehty. Etätyöskentelyn ei todennäköisesti uskottu jatkuvan näin pitkän aikaa.

Etätyö ja -opiskelu ja siten verkon kautta hoidettavat tapaamiset ovat kuitenkin tulleet arkeen jäädäkseen. Nyt on jokaisessa työyhteisössä yhteisten pelisääntöjen aika. Opittuja itsestään hiljalleen syntyneitä käytänteitä on vaikeampi muuttaa, mitä vakiintuneemmaksi ne muodostuvat.

Kameran käytön pelisäännöt kannattaa määrittää yritys-, oppilaitos-, opettaja- tai esihenkilötasolla. Lisäksi palaveri- tai luentokutsussa on hyvä mainita, odotetaanko osallistujien olevan kamerat päällä vai ilman. Näin toimintatavat ovat yhteiset kaikille, eikä kenenkään osallistujan tarvitse arvailla, miten etäpalaverissa tai -luennolla toimitaan.

Uskomme, että selkeästi kerrotut toimintaohjeet palvelevat kaikkia. Kun kokouskutsuun on selkeästi kirjoitettu, onko kamera päällä alussa, lopussa, puheen aikana tai koko ajan, on jokaisen helpompi toimia. Kun kasvot näkyvät, se osallistaa kokoukseen, tekee kuuntelun helpommaksi ja kokouksen kiinnostavammaksi. Tätä tapaa suosittelemme muillekin.