Teemme itse hanketyötä, joka on rajattu, järjestelmällinen ja tavoitteellinen tapa toteuttaa projekteja. Hanketyössä työtehtävät käsittävät sisällöllisen työn lisäks erilaisten toimenpiteiden suunnittelua, organisointia, resurssien hallintaa, seurantaa ja arviointeja. Työtehtävien kautta pyritään saavuttamaan suunnitelman mukaisia päämääriä ja tuloksia tietyllä ajanjaksolla.

Projektimainen tapa tehdä työtä on lisääntynyt ja usein meilläkin on käynnissä useampia hankkeita samaan aikaan. Istahdimme miettimään, millaista työotetta vaatii työskentely projektimaisessa työssä. Yksi asia nousi esiin tärkeänä. Projektin aikaisen työn ja toimintojen ennakkointi, kuten raportointiaikojen aikatauluttaminen on välttämätöntä, jotta asiat eivät tulisi yllätyksenä.

Proaktiivisuus on yksi tietotyötekijän superkompetensseista

Kärnä, Ruohonen ja Humala (2022) määrittelevät proaktiivisuuden tietotyöntekijän yhdeksi kolmesta superkompetensseista. Raportissa proaktiivisuudella viitataan ennakoivaan työotteeseen.

Mitä enemmän toimimme proaktiivisesti, sen sujuvammin työtehtävät hoituvat suunnitelmien ja aikataulujen mukaan. Proaktiivisuudesta huolimatta työpäiviin tulee asioita, jotka vaativat reaktiivista työskentelyä eli joustamista päivän suunnitelmista. Siksi on hyvä jättää kalenteriin tilaa myös yllättäviin tehtäviin reagoimiselle.

Mikkolan Pro gradu -tutkielmassa (2013) on henkilöstön proaktiivisuus nostettu tärkeäksi tekijäksi organisaation menestykselle ja tehokkuudelle. Yhä kompleksisemmat työtehtävät ja reagointi tai mukautuminen ympäristön muutoksiin eivät välttämättä riitä.

Proaktiivisen työskentelyotteen hyötyjä ovat ajankäytön ja resurssien hallinta. Työskentely on tehokasta, eivätkä ongelmat ehdi kasautumaan. Työhyvinvoinnin näkökulmasta proaktiivisuus vähentää kiireen tunnetta ja stressiä (Mikkola 2013). Proaktiivinen työskentelyote auttaa välttämään ylikuormitusta, joka voi vaikuttaa koko hankkeen laatuun.

Proaktiivisuus luo raameja rönsyilylle

Hankkeen alkaessa on hyvä tapa käydä läpi hankesuunnitelma, -budjetti ja käytännöt koko projektiryhmän kanssa ja yhdessä sitoutua suunnitelmaan. Proaktiivisuus tarkoittaa myös sitä, että työskentelyn raameihin luodaan ennakoiden tilaa sekä luovuudelle että innovoinnille. Sitten voi keskittyä huoletta projektin toteuttamiseen. Onhan hyvin suunniteltu puoliksi tehty.

Proaktiivisessa käyttäytymisessä on Mikkolan mukaan (2013) kolme keskeistä piirrettä: se on työntekijän itsensä käynnistämä, muutosorientoitunutta ja tulevaisuuteen painottuvaa. Hankkeessa asiantuntijatyön proaktiivisuus toteutuukin, kun projektitiimin jäsenistä kukin

• tietää roolinsa ja ottaa siitä vastuun
• tuntee ja tiedostaa yhteiset tavoitteet ja luvatut ratkaisut
• pitää katseensa asetetussa maalissa

Proaktiivisuus ja suunnittelun luomat raamit, mahdollistavat joustavuuden ja valmiuden määrätietoiselle rönsyilylle. Työssä kuin työssä eteen tulee yllättäviä tilanteita.

Editointi: Marianne Wegmüller

Kuva: Haaga-Helia