Sanonta ’elämä alkaa epämukavuusalueella’ kuvaa hyvin itseäni. Haaga-Heliassa lähimmäs vauhtia ja vaarallisia tilanteita pääsee hanketyössä, etenkin oman hankeidean valmistelijana. Tässä muutama vinkki, jotka olisin mielelläni lukenut, kun itse aloitin hanketyön muutama vuosi sitten.

Löydä sopivat luottopelaajat

Hankkeen tavoitteena on yleensä saavuttaa jotain täysin uutta ja ennen kokematonta. Ei ole aivan sama missä porukassa lähdet kohti tuntematonta. Kaikki rahoittajat toistelevat yhteen ääneen ekosysteemien, yhteiskehittämisen ja konsortioiden ilosanomaa. Mitä laajempi vaikuttavuus ja uskottavampi kumppaniverkosto, sitä paremmat mahdollisuudet saada hankeidea läpi.

Sinun tehtäväsi on a) tunnistaa oikeat kumppanit, b) vakuuttaa heidät yhteistyön ihanuudesta, c) saada heiltä kirjallinen sitoumus ja ennen kaikkea d) pitää pakka kasassa ainakin hakemuksen jättöön asti.

Pidä valmistelutiimi pienenä

Pidä valmistelun ydintiimi pienenä. Kolme on ihanteellinen, neljä saattaa jo laskea tehoja. Kultaakin kalliimpia ovat ne kokeneet hankeveteraanit, jotka suhtautuvat stoalaisella tyyneydellä omiin itkupotkuraivareihisi. ”Kyllä se siitä, hengitä.”

Hankeideaan kannattaa pyytää muiden mielipiteitä ja näkökulmia, mutta vasta sitten, kun sinulle itsellesi on muodostunut selkeä näkemys projektista. Pahimpia ovat kymmenen organisaation yhteishakemukset, joita muodostuu kun rahoittaja niputtaa hakemuksia yhteen. Jos näin käy, hivuttaudu hitaasti kohti ulko-ovea.

Valitse mieluisa työympäristö

Hankkeita on monenlaisia aina kansainvälistä EU-projekteista pieniin säätiöiden rahoittamiin projekteihin. Niiden kesto voi vaihdella vuodesta viiteenkin vuoteen. Hankkeet voivat painottua enemmän tutkimukseen tai kehitystyöhön. Niihin voi osallistua huippuasiantuntijoita tai opiskelijoita, tai molempia. Hankkeet voivat olla hyvin kaupallisia, kuten Business Finlandin rahoittamat projektit, tai yhteiskunnallisesti vaikuttavia, kuten useimmat EU-projektit.

Voit itse vastata koko hankekokonaisuudesta projektipäällikkönä tai osallistua vain yhteen työpakettiin asiantuntijana. Mieti tarkkaan, millaisessa ympäristössä haluat viettää seuraavat työvuotesi.

Opettele hankkeiden salakieli

Hankkeet ovat oma maailmansa, jolla on myös oma kielensä. Konsortiot, de minimis -ehdot ja työpaketit vilisevät aluksi silmissä. Rahoitushakujen ja -instrumenttien nimet ovat poikkeuksetta vaikeaselkoisia kirjainlyhennelmiä. Rahoitusinstrumentit ovat kuin sipulia kuorisi, itkuineen päivineen.

Vai mitä sanot seuraavasta: Euroopan Unionin aluekehitysrahastosta ja sosiaalirahastosta jaetaan Vipuvoimaa EU:sta ohjelman kautta rahoitusta, jota Suomen rakennerahastot käsittelevät ja paikalliset ELY-keskukset myöntävät erilaisten valtakunnallisten toimenpiteiden ja teemojen mukaisesti.

Osa teemoista on paikallisia ja osa valtakunnallisia, osa pitkäaikaisia (ohjelmakausi) ja osa väliaikaisia (koronatuki), ja kaikilla on maailmaa syleileviä nimiä, kuten ’Luovaa osaamista’.

Totuttele budjetointiin ja raportointiin

Hankkeiden budjetointi on ratkaisematon mysteeri, jossa arvuutellaan niin jaossa olevan rahapotin ja rahoitettavien projektien määrää kuin usealle vuodelle jakautuvia työmääriäkin. Tilannekohtaisesti selvitellään tuleeko hakuehdoissa vaadittava 20 % työpanos laskea kuukausitasolla, vuositasolla vai vapaasti valittavalla aikavälillä.

Jos erilaisten ilmoitusten täyttäminen ja tarkat tuntikirjaukset eivät ole sinun juttusi, ei ehkä hanketyökään.

Valmistaudu pitkään juoksuun

Vaikka hankeideasi olisi kuinka briljantti, saat todennäköisesti enemmän hylättyjä kuin hyväksyttyjä rahoituspäätöksiä. Mutta ei hätää, hankehakuja ja rahoitusinstrumentteja kyllä riittää. Siitä vaan leuka pystyyn ja copy/pastella uutta putkeen.

Onneksi hankehaut ovat varsin samasta puusta veistettyjä: digi sitä ja digi tätä, viime aikoina myös korona sitä ja korona tätä. Auttaa, kun pysyt muutamassa itsellesi rakkaassa teemassa; minulle ne ovat XR-teknologiat ja hyötypelit. Niihin liittyen yksi hanke sai juuri rahoituksen, toinen on lähdössä rahoittajalle ties kuinka monentena inkarnaationa.

Pidä skumppa kylmässä

Jonakin kauniina päivänä se kilahtaa sähköpostiisi: hyväksytty rahoituspäätös! Muista nauttia hetkestä sekä taputtaa itseäsi ja tiimiäsi selkään. Me selvisimme siitä! Euforia vaihtuu nopeasti todellisuuteen ja lievään paniikkiin siitä, että hanke pitää nyt oikeasti toteuttaa. Mitähän sinne hakemukseen tuli kirjoitettua? Mitä pitikään tehdä ja kenen kanssa?

Onneksi olet kirjoittanut hankesuunnitelmaan varsin pitkälle viedyn kuvauksen siitä, miten hanke toteutetaan ja miten vastuut jakautuvat vaihe vaiheelta. Hankkeesi on tekemistä vaille valmis <3

Hankevalmistelu vaatii rohkeutta, määrätietoisuutta ja uskoa omaan osaamiseen. Kun epävarmuus ja paniikki nostavat päätään, muistuta itseäsi: ”Kyllä se siitä, hengitä.”