Robotit ja virtuaaliassistentit tulevat työkavereiksi ja tekoäly korvaa jo asiantuntijoiden töitä muun muassa taloushallinnossa, lakipalveluissa, päätöksenteossa ja rekrytoinnissa (Osborne 2017) Pitäisikö toimistoasiantuntijan olla huolissaan? Miten pysyä mukana työelämän muutoksissa?

Toimistotyö ei katoa, mutta uudet teknologiat muuttavat työn luonnetta

Työn murros tarjoaa valtavat mahdollisuudet työelämän kehittämiseksi, mutta aiheuttaa myös ennennäkemättömän tarpeen oppia uusia teknologioita ja tapoja tehdä työtä yhdessä koneiden kanssa (World Economic Forum 2018; Frey & Osborne 2017; Davenport & Kirby 2016). Suomalaisten tulevaisuuden tutkijoiden mukaan toimistotyö ei katoa, vaan uudet teknologiat muuttavat työtä ja synnyttävät monenlaisia uudenlaisia työtehtäviä (Linturi & Kuusi 2018).

Toimistoasiantuntijoiden rooli voi itse asiassa olla ratkaiseva. He ovat tukemassa koneiden ja ihmisten välistä työn suunnittelua ja kehittämistä, sillä uuden teknologian myötä työtä helpottavat hyödyt eivät välttämättä käy toteen ongelmitta.

Suomalaisessa tutkimuksessa robotista toimistotyöntekijän kumppanina valtion talous- ja henkilöstöhallinnon työtehtävissä huomattiin, että automaation vaikutukset tuottavuuteen eivät olleetkaan odotetun kaltaiset. Vaikka robotit hoitivat vaativia ja ikäviäkin rutiinitöitä, niin yhteistyö niiden kanssa aiheutti oppimishaasteita ja paljon oletettua enemmän tuen tarvetta. (Kuusi, Kulvik, Laiho & Vähämäki 2019.)

Tietotyö on entistä enemmän vuorovaikutusta jatkuvaa oppimista

Globalisaation myötä yritykset ja organisaatiot muodostavat yhä suurempia konserneja ja yhteistyöverkostoja. Silloin kieli- ja kulttuuriosaamisen sekä erilaisten ihmisten ymmärtämisen merkitys kasvaa. Verkostomainen toiminta edellyttää lisäarvon tuottamiseksi pilvipalvelujen ja sosiaalisen median tehokkaampaa hyödyntämistä ja osaamista.

Esko Kilven sanoin (2016) tietotyö on entistä enemmän ihmisten välistä joka puolelle levittäytyvää luovaa vuorovaikutusta ja oppimista. Työntekijöiltä odotetaan teknologian monipuolisempaa hyödyntämistä, ongelmien ratkaisutaitoja ja kokonaisuuksien hallintaa. Työntekijöiden rooli on erityisen tärkeä palvelutuotannon innovaatioiden ja laadun kehittämisessä asiakasyhteistyössä. Asiakasrajapinnan innovaatioiden esiin saaminen on oleellinen tekijä yritysten menestykselle.

Organisaatiot ja verkostot tarvitsevat tukea: fasilitointia, aktiivisen viestinnän mahdollistamista, uusimpien teknol ogioiden tehokasta soveltamista. Verkostojen tuottamaa tietoa pitää hallita ja jakaa. Organisaation tukitoimintojen työntekijöiden, kuten viestinnän, HR:n asiantuntijoiden ja assistenttien rooli on oleellinen oppimisen tukena ja kehityksen edistäjinä.

Tukipalvelut ovat entistä tärkeämpiä oppimisen tukena

Haaga-Heliassa on tutkittu toimistotyön ja työroolien muutoksia ja niiden edellyttämien osaamisten muutoksia. Tutkimukseen haastateltiin 70 tukipalvelu-, tieto- tai assistenttityön asiantuntijaa; tällaisen työn tekijöitä, tarvitsijoita ja rekrytoijia menestyvissä, kasvavissa suurissa ja pienissä yrityksissä.

Tutkimus osoitti, että tukipalvelujen rooli on merkittävä työyhteisöjen oppimisen tukena. Tukipalvelutyön asiantuntijat, HR-, viestintä- ja assistenttityön tekijät ovat joustavia moniosaajia, jotka ymmärtävät ihmisiä, teknologiaa ja liiketoiminnan prosesseja kokonaisuutena ja voivat kehittää ihmisen ja koneen yhteistyötä toimintakontekstissaan. Sen kehittäminen on yksi organisaatioiden suurimpia haasteita lähitulevaisuudessa (Frey & Osborne 2017; Kirby & Davenport 2016).

Tämän päivän tukipalvelujen tuottajat organisaatioissa ovat usein tradenomitaustaisia asiantuntijoita, jotka ovat työssään hyvin kehitysorientoituneita. He opettelevat yrityksissä etujoukoissa uuden teknologian voidakseen opettaa ja tukea muuta henkilöstöä.

Tukipalveluhenkilöstö koki roolinsa vahvasti organisaatioissa auttajina, tukijoina ja mahdollistaja. He opastivat henkilöstöä uuden teknologian käytössä, sparrasivat, coachasivat ja fasilitoivat organisaation oppimista. Verkostomaisesti toimivissa organisaatioissa tukipalvelujen asiantuntijoiden rooli on vahvasti sosiaalinen viestintälinkki tiimien, henkilöstöryhmien, yksikköjen ja verkostojen välimaastossa.

Tällainen organisaatioiden rajat ylittävä sparrausrooli on usein ollut epävirallinen organisaation sisäisen tiedon välittäjä. Tämän päivän tietointensiivisessä organisaatiossa sisäisen tiedon kulku on oleellista organisaation oppimiselle ja kehittymiselle.

Työn murroksessa olisi tärkeää, että johto osaa hyödyntää toimiston asiantuntijoiden viestintä- ja tietotyöosaamista ja valjastaa sen määrätietoisemmin muutoksen tueksi. Tukipalvelujen asiantuntijoiden on tärkeä myös itse tiedostaa oma strategisen tärkeä roolinsa työn muutoksessa, tehdä se näkyväksi ja kehittää sitä edelleen.

Lähteet: 

• Davenport, T. H. & Kirby, J. 2016. Just How Smart Are Smart Machines? MIT Sloan Management Review, Vol. 57, no. 3.  
• Frey, C. B. & Osborne, M. A. 2017. The future of employment: How susceptible are jobs to computerisation? Technological Forecasting and Social Change, 2017, vol. 114, issue C, 254-280. 
• Kilpi, E. (toim.) 2016. Perspectives on new work – Exploring emerging conceptualizations. Sitran selvityksiä 114. Helsinki.  
• Kuusi, T., Kulvik, M., Laiho, M. & Vähämäki, M. 2019. Robotti toimistotyöntekijän kumppanina: tapaustutkimuksen näkökulmia työhön ja sen tuottavuuteen. Talous ja yhteiskunta, nro 2. Palkansaajien tutkimuslaitos. Helsinki. 
• Linturi, R. & Kuusi, O. 2018. Suomen sata uutta mahdollisuutta 2018–2037 – Yhteiskunnan toimintamallit uudistava radikaali teknologia. Eduskunnan tulevaisuusvaliokunnan julkaisu 1/2018. 
• World Economic Forum 2018. The Future of Jobs Report 2018.