Vaikka joskus tuntuukin, että lukemattomat viestit hukkuvat toistensa sekaan, sähköposti pitää pintansa suosittuna viestintä- ja markkinointikanavana. Uutiskirje on edelleen tehokas ja edullinen tapa jakaa tietoa, markkinoida sekä pitää yllä suhteita omiin asiakkaisiin tai sidosryhmiin.

Hyvät uutiskirjeet toimivat

Korkeakoulut, kuten Haaga-Helia, käyttävät jonkin verran uutiskirjeitä oman viestinnän ja markkinoinnin tukena. Viestitään kumppaneille ja opiskelijoille sekä markkinoidaan koulutuksia ja tapahtumia. Uutiskirjeitä käytetään oppilaitosten sisäisessä viestinnässä.

Sähköpostin avulla tavoitetaan kohderyhmiä suhteellisen hyvin. Esimerkiksi viime vuonna Haaga-Helian opiskelijakysely osoitti, että sähköposti on opiskelijoiden eniten suosima viestintäkanava (Mäkinen 2022).

Todellisuutta kuitenkin on, että suurin osa uutiskirjeistä jää avaamattomina sähköpostin uumeniin. Uutiskirjeistä avataan keskimäärin 20–30 prosenttia (Saunamäki 2017). Tällaista lukua voi jo itse asiassa pitää hyvänä avausprosenttina. Suurempaa jopa erinomaisena.

Uutiskirje on oiva viestintäkeino, mutta vain ja ainoastaan silloin, kun kirjeessä on oikeasti lukijaa hyödyttävää sisältöä ja otsikko houkuttelee avaamaan. Muutamien yksityiskohtien huomioimisella kirjeen houkuttelevuutta on kuitenkin mahdollista lisätä.

Perusasiat kuntoon – muutama vinkki

Hyvä asia lähettäjänkin kannalta on, että uutiskirjeviestintä on kohdennettua ja perustuu vapaaehtoisuuteen toisin kuin vaikkapa organisaation verkkosivut. Toisaalta, koska yhtä homogeenista lukijakuntaa ei ole, ei ole yhtä toimivaa reseptiä täydelliseen uutiskirjeeseen.

On silti monia perusasioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota kirjettä laatiessa.

Uutiskirjeen otsikon merkitystä ei voi väheksyä. Jos otsikko ei kiinnosta, uutiskirje jää aika usein avaamatta, olipa sen sisältö miten relevanttia sisältöä tahansa. ”Yritys X:n tammikuun uutiskirje” ei siis välttämättä ole maailman parhaita tapoja otsikoida, ellei uutiskirjeellä ole jo ennestään sitoutunut lukijakunta. Kiinnostaisiko lukijoita sen sijaan uusi ilmainen koulutus omalta alalta tai viisi vinkkiä heille olennaisesta aiheesta?

Entäpä kirjeen sisältö – pelkkiä tekstejä vai paljon kuvia, pitkiä vai lyhyitä tekstejä? Tässäkään ei ole yhtä oikeaa vastausta, vaan aina kannattaa miettiä kohderyhmän tarpeita. Olipa uutiskirjeteksti pitkä tai lyhyt, lukija kannattaa ohjata aina eteenpäin, esimerkiksi lähettäjän verkkosivulle.

Tärkeää lienee, että sisältö on kohderyhmää kiinnostavaa, kirje on hallittu kokonaisuus ja kieli on selkeää sekä ymmärrettävää. Tällöin uutiskirjettäkin on vaivatonta ja mukavaa lukea. Kirjeessä on hyvä noudattaa organisaation tai yrityksen omaa visuaalista ilmettä. Silloin lähettäjä onnistuu antamaan itsestään luotettavan ja asiantuntevan vaikutelman, parhaassa tapauksessa kiinnostavan ja houkuttelevan.

Ajatukset lukijassa

”Huomioi kohderyhmäsi” on kaiken A ja O. Yksisuuntainen myyntikirje tai puiseva tiedote ei houkuttele samalla lailla kuin lukijaa ajatellen laadittu personoitu viesti, jossa koukkuna on hänelle konkreettinen hyöty tai etu.

Parhaimmissa tapauksissa hyvä uutiskirje osallistaa toimintaan tai kutsuu lukijan osaksi yhteisöä. Olipa kirjeen koukku mikä tahansa, se pitää mainita jo kirjeen otsikossa tai alussa.

Kun seuraavan kerran suunnittelet uutiskirjeen lähettämistä, mieti vaikka seuraavia kysymyksiä: Millaisia hyötyjä, konkreettisia etuja, asiantuntemusta tai osaamista voit tarjota vastaanottajallesi? Onko sinulla yhteisö, johon hän haluaisi ehkä mielellään kuulua? Tuleeko kirjeestä vaikutelma, että se puhuttelee juuri häntä?

Jokainen haluaa kirjeen, joka on suunnattu juuri hänelle.

Kuva: www.shutterstock.com