Maailmassa on tuhansia erilaisia projekteja ja hankkeita, ja moni niistä on sellainen, joka ei ikinä saavuta suurempaa yleisöä. Aina tämä ei johdu siitä, ettei hanke ole mielenkiintoinen tai ettei siinä olisi saavutettu laajemmin yleistettäviä tuloksia. Joskus erinomainenkin hanke saattaa jäädä pimentoon, jos siitä ei kukaan kerro tai jos kertominen jätetään aivan hankkeen loppuun.

Merkitystä on myös yhä enemmän sillä, mitä hankkeesta kerrotaan. On löydettävä se koukku, johon ihmiset haluavat tarttua ja johon he voivat samaistua. Tätä koukkua etsivät sekä media että maallikot.

Hanke ei viesti, ihmiset viestivät 

Hankkeita on erikokoisia, mutta missä tahansa hankkeessa sille varatut ihmiset ovat välttämättömyys. Erityisesti pienemmissä hankkeissa, joissa viestinnälle ei ole varattu erillisiä resursseja. Tällöin tiedonsaanti hankkeesta riippuu usein siitä, miten aktiivisia nämä henkilöt ovat. Hankkeen viestintä – niin ammattilaisten kuin hankeihmisten itsensä tekemänä – on tärkeä ottaa mukaan osaksi hankesuunittelua heti alusta lähtien. Tällä varmistetaan se, että hankkeesta tiedetään ja että myös sen mahdolliset laajemmat yhteiskunnalliset hyödyt ja vaikutukset ymmärretään.

Viestintä ei ole kuitenkaan tärkeää vain viestimisen takia eli esimerkiksi siksi, että viestien vastaanottajien olisi välttämättä saatava tietää hankkeen prosessin etenemisestä. Toki hankkeen on tärkeä saada näkyvyyttä, ja myös rahoittajilla on usein tiettyjä vaatimuksia. Hankkeesta viestiminen on olennaista siksi, että se kytkeytyisi osaksi laajempaa yhteiskunnallista tai inhimillistä kontekstia. Tällä tavalla se myös myös herättää todennäköisemmin kiinnostusta vastaanottajissa. Hyvässä hankesuunnitelmassa tämä otetaan huomioon mm. määrittelemällä kohderyhmät, heidän tarpeensa sekä viestinnän tavoitteet.

Viestintä, on sen muoto sitten tiedote, uutinen, blogiteksti tai mikä tahansa muu, on ensijaisesti sitä, että hankkeesta luodaan tarinoita, jotka kiinnostavat. Tällöin hankkeen alku, kesto tai rahoittajat ovat sivuseikka. On myös tärkeä ymmärtää, että viestimällä ja kertomalla hankkeesta ja sen tuloksista ne jäävät elämään ja avaavat ovia mahdollisille uusille hankkeille tai keskusteluille.

Mitä hankeviestintä on parhaimmillaan?

Hankkeille kannattaa tarjota se näkyvyys, minkä ne ansaitsevat. Hyvä hankeviestintä on jatkuvaa, yleistajuista ja monikanavaista. Tiettyjen julkisuusvaatimusten takia hankeviestintä on myös tietynlainen velvollisuus: viestimällä tulokset saadaan tasapuolisesti laajan yleisön tietoisuuteen. 

Hyvä hankesuunnitelma varmistaa sen, että viestintä otetaan myös kiinteäksi osaksi hankkeen kulkua. Hankesuunnitelman ei tarvitsekaan olla aina laaja monisivuinen dokumentti, jossa on pilkuntarkasti lueteltu jokainen mahdollinen asia. Hankkeissa, joissa resurssit ovat rajalliset, viestintäsuunnitelma voi tarkoittaa vain kevyttä dokumenttia. Siinä ei tarvitse eritellä muuta kuin se, mitä hankkeesta halutaan kertoa, mitä viestinnällä halutaan saavuttaa, kenelle halutaan viestiä, missä kanavissa tulisi viestiä sekä aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset.

Hyvin suunniteltu ja toimiva viestintä auttaa hankkeen tavoitteen saavuttamisessa. Se auttaa luomaan verkostoja ja mahdollisesti saamaan lisää ihmisiä mukaan hanketoimintaan.