Miltä tuntuu osallistua pitkästä aikaa oikeaan, kasvokkain toteutettavaan tapahtumaan?

Minä sain mahdollisuuden osallistua livenä järjestettyyn tapahtumaan lokakuun alussa. Tapahtuma oli Congress Network Finlandin Syyspäivät ja syyskokous Joensuussa. Olin etukäteen hyvin innoissani tästä mahdollisuudesta. Tavata kollegoja ihan elävinä! Jutella lasillisen äärellä! Vaihtaa kuulumisia ja kokemuksia!

Pitkät matkat ja yhteinen lounas

Matka Joensuuhun kesti kauan. Juna oli tietysti myöhässä, ja paikalle pääsimme vasta myöhään sunnuntaina illalla, ollaksemme valmiit maanantaina puolilta päivin alkavaan tapahtumaan. Matka kesti aika paljon pidempään kuin matka olohuoneesta työpisteelle. Ja siihen kului puolet sunnuntaista. Ruokapaikat eivät muuten ole Joensuussa sunnuntai-iltaisin auki. Hampurilaisia onneksi myytiin torin kulmalla.

Maanantaina aamulla kävimme kollegan kanssa tutustumassa kaupunkiin polkupyörillä, ja se oli hienoa. Kaupunki oli syksyinen ja kaunis. Ilma oli kirpeä ja saimme punaa poskille edellisen päivän junassa istumisen jälkeen. Kotona en olisi pyöräillyt ympäri kaupunkia.

Tapahtuma alkoi sitten viimein lounaalla. Niin iso tarve minulla oli juttelulle ja vuorovaikutukselle, keskusteluille ja ajatustenvaihdolle, että ei tullut mieleenikään osallistua Tiedepuiston tutustumiskierrokselle, vaikka se olisi varmasti ollut mielenkiintoinen. Tärkeämmältä tuntui jäädä lounaspöytään istumaan.

Keskittyminen vaihtelee

Ohjelma oli toteutettu siten, että osa puhujista oli läsnä paikan päällä ja muutama osallistui etänä. Meistä kuulijoista huomasi, että ero oli valtava. Kun puhuja oli samassa tilassa, kukaan ei keskittynyt mihinkään muuhun. Kun puhuja olikin valkokankaalla, meidän osallistujien puhelimet ilmaantuivat pöydälle hyvin nopeasti. Mietinkin samalla, kuinka opiskelijoilla on pysynyt kiinnostus yllä etäopetuksessa monen kuukauden ajan

Tapahtumassa keskusteltiin paljon tapahtuma-alan trendeistä koronan jälkeisessä maailmassa. Tarve kasvokkain tapahtuvalle kohtaamiselle ei ole hävinnyt minnekään – ehkä jopa päinvastoin. Business Finlandin Ines Antti-Pojan mukaan ensi vuonna lähes puolet Suomessa järjestettävistä kansainvälisistä tapahtumista ja kongresseista on vanhanaikaisia livetapahtumia, hybridimuotoiset sitten siihen päälle vielä.

Hybridi vai lähi?

Tapahtumajärjestäjien luovuus on jatkossa suuremmassa roolissa kuin ennen. Kuinka ulkotiloja voi hyödyntää, kuinka tarjota kontaktittomia palveluita? Kuinka kantaa vastuu terveysturvallisuudesta? Miten valita kohde, jossa ei olisi ruuhkaa ja jossa olisi mahdollisuus tilankäyttöön vain omalle ryhmälle? Millaiset peruutusehdot pitää tänä päivänä olla? Pitääkö tilaisuus striimata ja riittääkö se?

Tekniset vaatimukset monikanavaisuudessa ja hybridi- ja virtuaalitapahtumissa ovat isot. Hybridi on kallista, jos halutaan tehdä hyvin. Trendi onkin se, että osallistuminen on saman hintaista, tulee sitten paikan päälle tai on läsnä virtuaalisesti. Läsnäolijat maksavat lisäksi ruoan ja majoituksen, mutta saavat kaupan päälle tietysti verkostoitumismahdollisuuden.

Meidän ohjelmamme vapaampaan osuuteen kuului tutustuminen Koliin ja illallistaminen siellä. Miten hienolta tuntuikaan nähdä ne maisemat ja saada jutella monta tuntia uusien ja vanhojen tuttujen kanssa!
Mitä tästä sitten jäi käteen? Vuorovaikutuksen palkitsevuus, loistavat puhujat, mielenkiintoiset näkökulmat. Livenä olin erittäin läsnä, etänä – minäkin – kännykällä.

Näin pitkän tauon jälkeen ajattelen, että vuorovaikutuksellista osiota olisi voinut olla enemmänkin. Sitä selvästi moni meistä kaipasi. Irtiotto arjesta oli ehdottomasti plussaa – sitä en etänä osallistuessani olisi tietenkään kokenut. Koli oli upea, samoin kuin pohjoiskarjalainen vieraanvaraisuus kokonaisuudessaan. Ja jos ohjelmassa on mukana etäpuhujia, sitä osiota pitää fasilitoida hyvin.

Toisaalta jatkuva vuorovaikuttaminen voi olla väsyttävää. Ja matkustaminen! Ilman niitä ei kuitenkaan niitä plussiakaan taida voida kokea.