Työelämässä huomio kiinnittyy usein suuriin muutoksiin, kuten organisaatiouudistuksiin tai strategisiin linjauksiin. Samaan aikaan organisaatioissa tapahtuu jatkuvasti pieniä muutoksia ja siirtymiä, jotka vaikuttavat yksittäisen työntekijän kokemukseen. Kollegan siirtyminen uusiin tehtäviin, uuden järjestelmän käyttöönotto tai esihenkilön vaihtuminen voivat tuntua vähäisiltä kokonaisuuden kannalta, mutta ne muokkaavat työn rytmiä, vuorovaikutusta ja vaativat sopeutumista.

Pienet arjen siirtymät koskettavat jokaista työyhteisöä ja organisaatiota. Viime vuosina työssäni Haaga-Heliassa on tapahtunut useita hienovaraisia muutoksia, jotka ovat vaikuttaneet arjen rakenteisiin ja työrooleihin. Lähiesihenkilöni on vaihtunut useasti ja tiimien kokoonpanot ovat eläneet.

Mikromuutokset ovat haastaneet tuttuja toimintatapoja, mutta samalla mahdollistaneet oppimisen ja ammatillisen kasvun. Omien kokemusteni pohjalta ryhdyin pohtimaan tässä kirjoituksessa mikromuutoksia ja miten ne vaikuttavat työelämässä.

Pienet muutokset osana työelämän dynamiikkaa

Työelämän mikromuutokset ovat pieniä muutoksia, jotka vaikuttavat työntekijöiden jokapäiväiseen elämään, työhön sitoutumiseen ja hyvinvointiin. Mikromuutokset voivat ilmetä arjessa monen tasoisina siirtyminä, kuten työprosessien, fyysisen ympäristön, ihmissuhteiden, ammatillisen roolin tai päivittäisten käytäntöjen tasolla. Nämä muutokset eivät yleensä esiinny yksinään, vaan kietoutuvat toisiinsa ja vaikuttavat samanaikaisesti useilla tasoilla. (Bruskin 2024.)

Toisiin muutoksiin voidaan valmistautua, kun taas toiset tulevat yllättäen. Ennakoitavuus vaikuttaa siihen, kuinka sujuvasti muutos integroituu arkeen ja miten se heijastuu työnkulkuun ja yhteistyöhön.

Jos muutokset ovat tiedossa hyvissä ajoin, niihin voidaan varautua. Esimerkiksi jäädessäni perhevapaalle muutama vuosi sitten, minulla oli hyvin aikaa perehdyttää sijaiseni tehtäviini. Muutos sai vahvan pohjan, kun uuden työntekijän perehdytys toteutettiin yhteistyössä lähitiimin kanssa. Myös uusien järjestelmien käyttöönotto on sujunut huomattavasti helpommin, kun henkilöstölle on järjestetty useita koulutuksia etukäteen. Tällöin työntekijöillä on mahdollisuus kysyä ja perehtyä muutokseen vaiheittain.

Kaikki muutokset eivät kuitenkaan ole ennakoitavissa. Työssäni tutkimus- kehitys- ja innovaatiohankkeissa, mikromuutoksia tapahtuu usein, yllättäen ja joskus jopa yhden ja saman hankkeen aikana. Projektipäällikön vaihtuminen, asiantuntijan siirtyminen toisiin tehtäviin tai keskeisen henkilön yllättävä poissaolo voivat vaikuttaa hankevalmisteluun tai hankkeen etenemiseen.

Vaikka muutoksista olisi viestitty hyvissä ajoin, sen taustalla voi tapahtua muita pieniä siirtymiä, jotka vaikuttavat lopputulokseen. Muutoksen suunta voi muuttua prosessin aikana, kun ei ole vertailukohtaa, tavoitteet tarkentuvat, painopisteet elävät ja suunnitelmia joudutaan muokkaamaan tilanteen mukaan.

Mikromuutosten vaikutus työn sujuvuuteen

Pienten muutosten merkitys ja vaikutus on yksilöllistä. Toiselle ne voivat olla merkittäviä, toiselle huomaamattomia. Huomio kohdistuu usein omiin kokemuksiin, jolloin kollegan merkitykselliset muutokset voivat jäädä näkymättömiksi. (Bruskin 2024.)

Henkilöstövaihdokset sekä työtehtävien uudelleenjärjestely vaikuttavat suoraan työn sujuvuuteen, tiimin dynamiikkaan ja yksilön kokemukseen työstä. Lähiesihenkilön vaihtuminen tuo mukanaan uuden alun, mutta samalla se voi katkaista jatkuvuuden työntekijän kehityskaaren hahmottamisessa, jolloin työntekijän on osoitettava osaamisensa uudelleen. Erityisesti tilanteissa, joissa esihenkilö vaihtuu työntekijän poissaolon aikana, voi käsitys työntekijän osaamisesta muodostua kollegoiden kertomusten varaan.

Muutokset synnyttävät monenlaisia tunteita, kuten iloa, innostusta, surua, huolta tai pettymystä. Toisen urakehitys on usein iloinen asia, mutta samanaikaisesti se voi synnyttää kollegassa epävarmuutta omasta roolista. Läheisen työtoverin yllättävä siirtyminen pois työyhteisöstä voi herättää tunteita. Surun ja ikävän lisäksi herää kysymys siitä, kuka ottaa vastuun hänen tehtävistään tai miten jatketaan tiiminä eteenpäin.

Jos vastuunjako muutosten jälkeen ei ole selvä, se voi aiheuttaa hämmennystä ja heijastua tiimin työskentelyyn. Pintaan voi nousta huoli esimerkiksi työkuorman jakautumisesta ja omasta jaksamisesta. Näissä tilanteissa on tärkeää, että organisaatio tarjoaa tukea ja mahdollisuuden avoimeen keskusteluun, jotta työntekijät voivat käsitellä muutoksiin liittyviä tunteita ja kysymyksiä.

Tasapainoilua mikromuutosten meressä

Työelämän pienet siirtymät ovat yksittäin usein helposti käsiteltäviä, mutta niiden samanaikaisuus voi vaikuttaa merkittävästi työntekijään ja työhyvinvointiin. Muutosten ei sisällöllisesti tarvitse olla kovinkaan merkittäviä, mutta työarjen järkkyessä työpisteen vaihtuminen, hienovaraiset organisaatiomuutokset tai WC-tilojen remontti voivat tuntua ylitsepääsemättömiltä.

Työelämässä mikromuutokset ovat väistämättömiä. Ne voivat hetkellisesti kuormittaa arkea, mutta kun muutoksille annetaan aikaa ja tilaa, ne voivat vaihtua ohikiitäviksi hetkiksi tai toimia työelämän merkittävinä suunnannäyttäjinä. Tällaisissa tilanteissa korostuu resilienssi, joka tukee sekä yksilöä että organisaatiota erityisesti muutostilanteissa (Työterveyslaitos 2020). Resilienssi on kyky selviytyä vaikeista tilanteista, sopeutua muutoksiin ja löytää niistä oppimisen ja kasvun mahdollisuuksia (Lipponen 2022).

Muutoksiin sopeutuminen vie aikaa, ja kukin kulkee omaa tahtiaan mikromuutosten meressä. Jokainen pieni askel vie kuitenkin eteenpäin.

Kuva: Haaga-Helia