Viranomaisena toimiminen saattaa kuulostaa ammattikorkeakoulun työntekijälle kaukaiselta siitäkin huolimatta, että ammattikorkeakoulun työntekijät toimivat viranomaista vastaavassa asemassa hallinnollisen toiminnan osalta. Opetus- ja kulttuuriministeriön toimialaan kuuluviin ammattikorkeakouluihin sovelletaan hallintolakia julkisten hallintotehtävien osalta (AmL 932/2014 21 §).

Käytännössä tämä tarkoittaa, että ammattikorkeakoulun työntekijöiden tulee hoitaa hallinnollisia työtehtäviään viranomaisen kaltaisesti hyvän hallinnon periaatteita noudattaen.

Hyvä hallinto ja oikeat ratkaisut

Arjessa pääsääntöisesti toimimme hyvän hallinnon mukaisesti ilman, että edes mietimme sitä. Kun hoidamme tehtäviämme omasta mielestämme parhaalla tavalla, asiat menevät usein oikein. Mutta eivät aina. Joskus oikeaksi kokemamme ratkaisu ei ole lain näkökulmasta oikea ratkaisu.

Esimerkiksi jos hyvätahtoinen opettaja hyväksyy opiskelijan opintojaksolle ilmoittautumisajan jälkeen, ratkaisu ei ole yhdenvertaisuuden näkökulmasta oikea (vrt. HL 434/2003, 6 §; PL 731/1999, 6 §). Mikäli yksi opiskelija saa mahdollisuuden tulla mukaan opintojaksolle ilmoittautumisajan jälkeen, mahdollisuus tulisi tarjota myös kaikille muille korkeakoulun opiskelijoille. Jos kaikilla olisi mahdollisuus ilmoittautua myöhässä, ei ilmoittautumisajoilla olisi mitään merkitystä.

Toinen esimerkki sujuvasta työskentelystä, mutta lain näkökulmasta ristiriitaisesta toiminnasta, on viestien välittäminen. Sähköpostiviestejä on helppo välittää toiselle vastaanottajalle ilman viestin lähettäjän suostumusta. Mikäli alkuperäinen viesti on osoitettu tietylle henkilölle eikä yleisesti vastaanotettavaksi, viesti katsotaan luottamukselliseksi. Luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton ja viestin jakaminen ilman lähettäjän suostumusta rikkoo yksityiselämän suojaa ns. kirjesalaisuutta (ks. PL 10 §; sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516/2004 4 §).

Viranomaisen neuvontavelvollisuus

Viranomaisen neuvontavelvollisuus saattaa unohtua kiireisessä arjessa. Hallintolain 8 §:ssä sanotaan näin: Viranomaisen on toimivaltansa rajoissa annettava asiakkailleen tarpeen mukaan hallintoasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. Neuvonta on maksutonta. Ja 8 §:n toisessa momentissa: Jos asia ei kuulu viranomaisen toimivaltaan, sen on pyrittävä opastamaan asiakas toimivaltaiseen viranomaiseen.

Jokainen tunnistaa sähköpostivirrassaan viestit, joihin vastauksen pitäisi löytyä esimerkiksi verkkosivuilta tai joissa kysymys on muuten vaan epämääräinen eikä välttämättä edes liity oman työnkuvan alla hoidettaviin asioihin. Lain mukaan viranomaisen (lue: ammattikorkeakoulun työntekijän) on vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin.

Kyselyyn tai tiedusteluun pitää vastata asiallisesti, selkeästi ja ymmärrettävästi (HL 9 §). Joskus vastauksen eteen täytyy tehdä hieman enemmän töitä, mutta on lupa vastata myös lyhyesti. Mikäli asian käsittely kestää kauan, on hyvä antaa viestin lähettäjälle arvio vastauksen saamisen ajankohdasta (vrt. HL 22 §). Vastaamatta jättäminen ei ole vaihtoehto.

Jos kysymys tai tiedustelu ei kuulu omaan toimivaltaan kuuluviin asioihin, viranomaisella on velvollisuus neuvoa viestin lähettäjää kysymään asiaa toimivaltaiselta viranomaiselta (HL 8 §). Esimerkiksi jos opiskelija kysyy YTHS:n palveluista tai Kelan toimeentulotuesta, korkeakoulun työntekijän ei tule tällöin neuvoa mitään, vaan opastaa opiskelija olemaan yhteydessä toimivaltaiseen viranomaiseen.

Lainmukaisesti ja sujuvasti

Korkeakoulun ja opiskelijan välillä on oikeussuhde, jossa korkeakoulu on julkinen toimija ja opiskelijan oikeusturva perustuu hyvään hallintoon. Julkisena toimijana ammattikorkeakoulun on noudatettava tarkoin lakia (vrt. PL 2.3 §). Inhimillisiä virheitä sattuu varmasti jokaiselle, mutta työn tekemistä helpottaa, kun tunnistaa oman toimivallan lainmukaiset edellytykset ja vaatimukset.

Hyvä hallinto antaa tuen ja turvan työn tekemiselle. Tilannekohtaisella ”pelisilmällä” on varmasti paikkansa myös korkeakouluissa, mutta hallinnollisissa asioissa henkilökohtaiset joustavat ratkaisut eivät ole yhteisen edun ja lain mukaisia. Tämän vuoksi on tärkeää, että jokainen työntekijä ymmärtää oman vapautensa ja toimivaltansa rajat sekä velvoitteet.

Perustuslaissa määritellyt perusoikeudet on hyvä silloin tällöin kerrata ihan vain muistaakseen kuinka laki ohjaa meitä käyttäytymään. Hallintolaki sen sijaan antaa tarkemmat ohjeet työskentelyyn hyvän hallinnon mukaisesti. Kannustan kaikkia lukemaan ainakin perustuslain toisen luvun perusoikeuksista (6 – 23 §) sekä hallintolain toisen luvun hyvän hallinnon perusteista (6 – 10 §).

Editointi: Marianne Wegmüller

Kuva: Haaga-Helia