Työuralla paljon keikkatyötä opintojen ohella tehneinä olemme kokeneet monta ensimmäistä työpäivää lukuisissa työpaikoissa. Samalla olemme nähneet monen tasoista perehdytystä, ja perehdytyksestä on tullut meille molemmille tärkeä työelämän teema.

Kuluneena lukuvuonnakin tämä teema on ollut pinnalla. Opintopalveluihin muualta siirrettyjen tehtävien kehittäminen parin viime vuoden ajan on edellyttänyt monien uudenlaisten toimintatapojen haltuunottoa. Myös siirtymä uuteen rooliin tiimin sisällä sekä henkilövaihdokset ovat vaatineet sekä perehtymistä että perehdyttämistä. Näiden myötä meillä molemmilla on työn alla ollut kattavan perehdytysmateriaalin laadinta myös muille.

Opintopalveluissa vuodenkierto ohjaa perehtymistä

Joillakin työpaikoilla perehdytys on tavallista pidempi prosessi. Opintohallinnon työtehtävissä tietyt asiat tapahtuvat vain kerran vuodessa, ja tämän takia uuden tekijän on nähtävä koko vuosikello hahmottaakseen, mikä liittyy mihinkin. Saattaa tuntua turhauttavalta, että puolen vuoden kohdalla ei vielä osaakaan kaikkea ja vastaan tulee yllättäen täysin vieraita työvaiheita. Jossain toisenlaisessa työympäristössä tämä olisi ehkä harvinaisempaa.

Jo vuosikellon läpikäyneille opintoneuvojille tunne on tuttu. He muistuttavat uusia tulokkaita, että malttia vaaditaan: “Jaksa nyt tämä vuosi, sitten helpottaa!” Uusi työntekijä kokee usein epävarmuutta omasta roolista ja siitä, miten työ tehdään (Rajamäki & Mikkola 2020). Työkaverit voivat tukea tulokasta sietämään epävarmuutta rohkaisevalla vuorovaikutuksella. Odotus palkitaan; toisena vuonna moni tulokas tietää jo vähän mitä tapahtuu, ja kolmantena he hallitsevat hommansa jo hyvin.

Vuodenkierron aikana monet kokeneetkin työntekijät miettivät usein, miten jokin työtehtävä on yleensä suoritettu. Kun jokin työtehtävä toistuu harvoin, hiljainen tieto ei säily tekijälläkään, ellei prosesseja kirjaa muistiin.

Meidän työssämme hyvä perehdytysmateriaali onkin tärkeässä asemassa. Opeteltavia yksityiskohtia on paljon, joten perehdytysmateriaali on kymmenien sivujen mittainen – ja silti pintaraapaisu kaikista tarvittavista ohjeista, joista suuri osa löytyy muualta järjestelmistä ja verkkosivuilta.

Kirjallisia ohjeita, aikaa ja parasta asiantuntemusta

Perehdytysmateriaali auttaa perehdyttäjää miettimään, mitä asioita kannattaa käydä läpi ja missä järjestyksessä. Samalla se toimii koko tiimin tukena. Materiaali voi sisältää tiedot vaikkapa tärkeimmistä yhteyshenkilöistä ja käytettävistä järjestelmistä sekä konkreettisia ohjeita ja linkkejä. Olennaista on myös perehdytysoppaiden aktiivinen päivittäminen. Uuden työntekijän on usein helppoa kirjoittaa tarkentavia ohjeita samalla kun itse perehtyy.

Ihannetilanteessa perehtymiseen on varattu aikaa sekä perehtyjälle että perehdyttäjälle, prosessi on suunniteltu etukäteen ja perehdytysvastuuta on jaettu. Se henkilö perehdyttää, jolla on vahvin osaaminen kuhunkin asiaan ja intoa perehdyttämiseen (Joki 2021). Perehdyttäjän on hyvä priorisoida, mitä on olennaista hallita ensin ja kyseisessä vaiheessa vuotta. Alun jälkeen on hyvä vielä painottaa perehtyjälle, että aina saa kysyä, ja välillä kysellä hänen kuulumisiaan.

Perehdytys on tärkeässä asemassa siinä, miten uusi työntekijä pääsee osaksi työyhteisöä ja kuinka hyvin hän pystyy palvelemaan asiakasta ja yhteistyökumppaneita vuosikellon aikana eteen tulevissa tilanteissa. Siten perehdytys vaikuttaa myös organisaation kuvaan yleisön silmissä. On siis kaikkien osapuolten etu, että henkilöstö perehdytetään tehtäviinsä mahdollisimman hyvin ja uutta työntekijää tuetaan mahdollisimman pitkään.