Aina silloin tällöin työyhteisöissä pohditaan, kuinka kokouksista saataisiin tehokkaampia, ja kuinka voitaisiin välttää turhat kokoukset. Nyt aihe on erityisen pinnalla. Iso-Britanniassa toteutettiin kokeilu neljäpäiväisestä työviikosta, jonka puitteissa työaikaa säästettiin myös turhista kokouksista luopumalla. Voitaisiinko kokouksia tehostaa myös Suomessa?

Haaga-Helian taannoin kehitetty termi Kokousdesign™ tarkoittaa kokousten muotoilemista niin, että niiden tavoitteet tulevat tehokkaasti saavutetuiksi. Aika ja Haaga-Helian muut prioriteetit ajoivat hankkeen ja käsitteen ohi, vaikka hetken aikaa Kokousdesignia ihan opetettiinkin Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmassa. Konseptin teemat ovat silti edelleen ajankohtaisia.

Kokousdesign-konseptissa kokous jaetaan ajallisiin jaksoihin. Ennen kokousta on keskeistä miettiä mikä on kokouksen tavoite. On tarpeen pohtia, millaisesta kokouksesta on kyse, ja tarvitaanko kokousta välttämättä lainkaan – joskus jotkut asiat ovat tiedotettavissa ja joskus päätettävissäkin ilman kokousta.

Ennen kokousta on myös syytä miettiä, keiden tulee olla paikalla ja miten kokoukseen tulisi valmistautua. Myös käytännön järjestelyitä (esimerkiksi sopivaa tilaa, tarvittavaa teknologiaa ja kokoustarjoiluja) on hyvä miettiä.

Jotta kokoukseen käytettävä aika olisi mahdollisimman tehokas, tulisi jokaisen osallistujan olla ajoissa. Kun kokous saadaan käyntiin, kannattaa käydä läpi kokouksen agenda, aikataulu ja työskentelymenetelmät.

Kokouksessa kaikilla tulee olla tasapuolinen mahdollisuus päästä ääneen. Jotta asiat todella etenevät kokouksen jälkeenkin, on asiat hyvä kirjoittaa ylös – eli pitää kokouksesta muistiota tai pöytäkirjaa. Jokainen kokoukseen osallistuja voi myös osaltaan pitää huolen siitä, että puhutaan käsiteltävästä asiasta eikä sen vierestä. Kun kaikki osallistujat tietävät, miksi ovat paikalla, on myös helpompi olla sekä fyysisesti että henkisesti läsnä. Aikataulun puitteissa kannattaa pitää myös lyhyitä taukoja.

Kokouksen lopussa tarkastetaan, saavutettiinko kokoukselle alussa yhdessä asetetut tavoitteet. Samalla kerrataan yhdessä jatkotoimenpiteet, eli kuka tekee, mitä ja mihin mennessä. Myös mahdollisista seuraavista tapahtumista on järkevintä sopia tässä vaiheessa.

Kokouksen jälkeen taas kokouksen järjestäjän kannattaa varmistaa, että sovitut henkilöt tekevät sovitut asiat sovitussa aikataulussa. Mahdolliset muistiot ja pöytäkirjat tulee myös jakaa muille osallistujille. Myös itsereflektiolla on paikkansa hyvissä kokouskäytännöissä: jokaisen tapaamisen jälkeen kannattaa miettiä mitkä asiat kokouksessa toimivat, ja mitkä eivät.

Näiden ohjeiden perusteella voisi väittää, että kokoukset eivät ole turhia. Sen sijaan huonot kokoukset ovat. Jos koollekutsuja ja osallistujat tahoillaan pohtisivat edellä mainituista asioista edes muutamia, työaikaa säästyisi ja maailma olisi kokoustamisen osalta paljon parempi paikka.