Tutkimusten mukaan yksi tärkeimpiä älykkään ryhmän ominaisuuksia on se, miten puheenvuorot jakautuvat ryhmän palavereiden aikana (Woolley, Aggarwal & Malone 2015). Olen työurani aikana ollut lukuisissa, sekä suomalaisten organisaatioiden että ulkomaisten hankepartnereiden järjestämissä palavereissa. Näiden palavereiden aikana olen tarkkaillut usein juuri puheenvuorojen jakautumista.

Kokemusteni mukaan monet tuntuvat ymmärtävän sen, että kaikkien osallistaminen palaverin aikana on järkevää. Usein kokouksen vetäjä saattaa heti alkuun ilmoittaa, että tämä palaveri vedetään keskustelupainotteisesti. Ilmoitus harvoin kuitenkaan tuottaa optimaalista lopputulosta. Useimmiten tämänkaltaisen ilmoituksen myötä keskustelutilan täyttävät henkilöt, jotka ovat muutenkin tottuneet puhumaan.

Mitä jos palaverien vetäjät keskittyisivät luomaan palavereille sellaiset rakenteet, että jokaiselle annettaisiin mahdollisuus puhua saman verran? Miten se vaikuttaisi palaverien luonteeseen?

On totta, että ihmiset ovat erilaisia ja toiset luonnostaan hiljaisempia. Tästä huolimatta osallistamalla koko tiimiä olisi mahdollista saada hiljaisia ääniä esiin. Samalla voitaisiin saada esiin ajatuksia, joita kukaan ei ole aikaisemmin ottanut huomioon.

Esittelen tässä tekstissä mallin, jolla avulla kokouksesta tulee mahdollisimman osallistava. Tärkeintä tässä mallissa on suunnitella palaverien rakenne tarkkaan. Mitä tapahtuu ennen palaveria, sen aikana, ja sen jälkeen?

Osallistavan palaverimenetelmän kulku

Ennen kokousta osallistujille lähetetään agenda sekä pieni ennakkotehtävä agendaan liittyen. Tehtävän ei kannata olla kovin työläs, vaan lähinnä yksi kysymys, joka kääntää osallistujan mielenkiinnon palaverin teemoihin.

Palaverin alkaessa puretaan ennakkotehtävä läpi. Ennakkotehtävä käydään pareittain läpi. Pareja pyydetään esittelemään vastaukset siten, että kultakin parilta kuullaan yksi kokemus kerrallaan. Tämän jälkeen siirrytään palaverin pääaiheeseen.

Osallistujille muistutetaan, mistä kokouksessa tarkalleen on kyse. Osallistujat saavat pohtia ensiksi yksin, miten lähtisivät ratkaisemaan teemaa. Tämän jälkeen heidät jaetaan muutaman hengen ryhmiin, joissa he esittelevät ratkaisunsa yksi kerrallaan. Jokainen ryhmä keksii yhdessä 3–4 ratkaisua, jotka he ovat valmiita jakamaan muille ryhmille.

Ratkaisut käydään yksi kerrallaan läpi. Jokaisesta ryhmästä kukin henkilö esittelee aina yhden idean. Palaverin vetäjä listaa ratkaisut ylös kaikkien nähtäväksi ja esittää tarkentavia kysymyksiä tarpeen tullen. Kun kaikki ryhmät ja vastaukset on kerätty ylös, palaverin vetäjä voi pyytää osallistujia äänestämään siitä, mitkä ratkaisuehdotuksista ovat toimivimpia.

Tämän jälkeen palaverin vetäjä voi jakaa osallistujat uusiin ryhmiin, joissa lähdetään jatkokehittelemään valittuja ratkaisuehdotuksia. Ideat käydään jälleen läpi yksitellen. Kokouksen ideoita voi siis kehitellä useamman kierroksen ajan.

Osallistava malli vaikuttaa koko organisaation työkulttuuriin

Kokousten ei aina tarvitse aina olla pakkopullaa. Keskeistä on luoda sellaisia rakenteita, joilla varmistetaan puheenvuorojen tasainen jakautuminen. On myös tärkeää, että ryhmää aktivoidaan jo ennen palaveria, prosessi esitetään selkeästi ja yhteisistä pelisäännöistä pidetään kiinni.

Parhaimmillaan vastaavan palaverimallin käyttöönottaminen voi vaikuttaa koko organisaation työskentelykulttuurin. Näin kaikki voivat tuoda tasapainoisen panoksen yhteiseen työhön. Samalla työntekijät saavat toisistaan enemmän irti.