Uuden työntekijän toivottamiseen tervetulleeksi työpaikalle liittyy olennaisena osana perehdyttäminen. Virkaiältään vanhempi kollega vastaa usein siitä, että uusi tulokas saa tarvittavat tiedot ja ohjeet työnsä tekemiseksi mahdollisimman hyvin. Tätä varten on olemassa erilaisia kirjallisia ohjeita, jotka eivät kuitenkaan ole kaikki kaikessa.

Työtä jo pidempään tehneille kollegoille on työvuosien aikana ehtinyt kertyä runsaasti osaamista, jota ei ole dokumentoitu, ja jota ei ehkä ole tarkoituksenmukaistakaan kirjata ylös. Silti tämä hiljainen tieto saattaa olla olennaista työtehtävien laadukkaalle hoitamiselle.

Hiljainen tieto osana ammattitaitoa

Hiljainen tieto on osa asiantuntijan osaamista ja ammattitaitoa. Se on kertynyt vuosien varrella ja jäänyt muistiin erinäisten tapausten ja selvittelyjen myötä. Asiantuntija rakentaa osaamistaan prosessoiden uusia tietoja ja liittäen ne osaksi kasvavaa tietotaitoaan. Työtä jo pidempään tehneellä kollegalla voi olla hyvinkin paljon sellaista tietoa, jota ei ole virallisesti olemassakaan.

Osan hiljaisesta tiedosta voi toki kirjata muistiin, mutta pulmaksi saattaa tällöin muodostua tiedon määrä ja sen sirpaleisuus – puhumattakaan siitä, ettei jokaisen yksityiskohdan dokumentoimiselle edes ole aikaa.

Omassa työssäni hakijapalveluissa tarkastan ammatillisten opettajankoulutusten hakemuksia. Otan esimerkiksi nämä hakemukset, koska niiden tarkastus vaatii valtavan tietomäärän omaksumista lyhyessä ajassa. Tarkastustyö vaatii kykyä soveltaa oppimaansa mitä moninaisimpiin tapauksiin sekä rohkeutta kysyä ja selvittää eteen sattuvia monimutkaisiakin tapauksia.

Olin itse siinä onnellisessa asemassa tullessani Haaga-Heliaan, että minun perehdyttämisestäni vastasi rautaisen ammattitaitoinen pitkän linjan kollega, joka myös viimeisinä työvuosinaan järjestelmällisesti dokumentoi hänelle kertynyttä hiljaista tietoa perinnöksi meille muille.

Joka vuosi eteen tulee kuitenkin uusia, aiemmista poikkeavia tapauksia, jotka voivat olla melko haastaviakin selvittää ja tehdä hakukelpoisuustulkintaa. Vuosien varrella itselleni on kertynyt varsin kattava osaaminen aiheeseen. Kuinka välitän tätä osaamista eteenpäin uusille kollegoille ja varmistan tiedon kumuloitumisen jatkuvuuden?

Kuinka edesauttaa hiljaisen tiedon siirtymistä

Uuden työntekijän perehdyttäminen on prosessi, jota tulisi tukea paitsi kollegan tullessa taloon, myös jatkossa ja jatkuvasti. Uuden kollegan perehdyttämiseksi ei tietotyössä riitä se, että käydään läpi vain ohjeisiin kirjatut asiat. Virkaiältään vanhempien kollegojen olisi hyvä tuoda esiin ja jakaa omaa osaamistaan aina, kun siihen tulee luonteva tilaisuus. Näin vuosien varrella karttunut tieto ei häviäisi esimerkiksi työntekijämuutosten myötä.

Pidempään työskennelleen kollegan, sekä palkitsevana että joskus kuormittavana, osana on vastata lukuisiin kysymyksiin, joita uudelle kollegalle herää. Tämä ei kuitenkaan riitä.

• On osattava tuoda esiin osaamistaan myös silloin, kun sitä ei kysytä.
• On mietittävä minkälaista tietoa on oleellista tuoda esille tietyn työtehtävän laadukkaan hoitamisen kannalta.
• On hahmotettava mitkä ovat kyseessä olevan työtehtävän sudenkuopat.
• On varmistettava, että toinen on ymmärtänyt tehtävän sisällön ja aikataulun.
• On tuotava esille myös sellaista tietoa, jota kollega ei juuri siinä hetkessä välttämättä tarvitse, mutta joka asiaan liittyvänä saattaa myöhemmin realisoitua juuri siksi olennaiseksi tiedonjyväseksi, jonka avulla kollega pystyy itse ratkaisemaan jonkin tilanteen tulevaisuudessa.

Vaikka kaikkea hiljaista tietoa ei ole mahdollista dokumentoida, tärkeimmät asiat on syytä kirjata ylös myös kollegoiden nähtäväksi – tai toisaalta itselle muistutukseksi. Mikään määrä tietoa ei kuitenkaan korvaa ihmistä, joka osaa soveltaa sitä. Sen vuoksi hiljaisen tiedon siirtäminen on aivan olennainen osa uuden kollegan perehdyttämisprosessia.