Aloitimme Tekes-rahoitteiset DIVA– ja Leading Passion -hankkeet vuonna 2015. Saimme jo tuolloin kuulla viestintäguruilta, että monisivuisten hankeraporttien aika on auttamattomasti ohi. Kukaan ei ennätä lukemaan niitä, olivatpa ne kiiltävälle paperille kauniisti taitettuja tai hankkeen nettisivuille haudattuja. Samaan aikaan myös yritysviestinnässä ryhdyttiin kiinnittämään huomiota kuvalliseen viestintään ja korostamaan, että pönötyksen aika on ohi. Liikkuvan kuvan ja niiden jakamiskanavien suosio räjähti nousuun, YouTubessa on tällä hetkellä yli miljardi katsojaa kuukausittain.

Lupasimme rahoittajille hankkeidemme projektisuunnitelmissa, että otamme hankeviestintään mukaan muiden tulosten jakamismuotojen rinnalle myös videot. Toteutimme lupauksemme ja tuotimme videoita kohderyhminään ns. suuri bisnesyleisö ja korkeakoulusektori.

Seuraavassa havaintojamme ja suosituksiamme eri videotuotantotapojen käytöstä hankeviestinnässä.

AV-studio vapauttaa teknisistä osaamisvaatimuksista

Yksi kätevä tapa tuottaa videoita on hyödyntää organisaation omaa tai ulkopuolista AV-studiota. Näin teimme DIVA-hankkeessa, jossa teetimme hanketoimijoiden haastatteluita Haaga-Helian AV-studiossa. Laadimme haastatteluvideoita varten etukäteen kysymykset ja kuvasimme sekä haastattelijan kanssa että ilman. Videon editoimisen hoitivat AV-studion asiantuntijat.

Tämä on hanketiimille kevyt tapa toteuttaa video, koska se ei vaadi itse tiimiltä teknistä osaamista. AV-studio käy erinomaisesti yhden tai useammankin hengen kuvauksiin sekä haastatteluihin. Siellä on kuvaukseen sopivat tilat ja laitteet, jotka mahdollistavat taustan, videokulman määrittelyn ja useat otot sekä asiantuntijat tarvittaessa apuna. Studioista on yleensä myös mahdollista lainata videokamera, jolloin pienillä teknisillä taidoilla videon voi itse kyvata kampuksen ulkopuolella.

Kokemuksemme AV-studion käytöstä on yleisesti ottaen erittäin hyvä; suurimmaksi haasteeksemme muodostui yritysedustajien ja studioajan yhteensovittaminen.

Animaatioissa ja näytellyissä videoissa luovuus saa kukkia

Toinen mielenkiintoinen viestintätapa on animaatiovideot, joita teetimme Leading Passion -hankkeessa (Merkityksellinen työ ja Meikäläisestä kingiksi). Yhden videon toteutti kollegamme Haaga-Heliassa ja kahdesta muusta vastasi Haaga-Helian liiketalouden opiskelijoiden viestintätoimisto Krea. Animaatioita voi teettää myös ulkopuolisella tuottajalla ostopalveluna projektibudjetin niin salliessa.

Animaatioiden teettäminen vaatii paljon projektitiimiltä, koska tekijät täytyy perehdyttää aiheeseen ja käsikirjoitukset vaativat tiivistä yhteistyötä. Oman kokemuksemme mukaan animaatiovideoiden teettäminen on kuitenkin erittäin mielenkiintoista, eikä kuitenkaan liian työlästä. Animaatiot tarjoavat lukemattomia mahdollisuuksia, ja niiden kautta vaikeakin asia on mahdollista esittää yksinkertaisesti.

Animaatioiden tavoin myös näytellyt videot ovat projektitiimille melko työläitä, koska ne vaativat niin ikään tekijöiden perehdyttämistä ja käsikirjoituksen työstämistä yksin tai yhteistyössä tuottajan kanssa. Teetimme Leading Passion -hankkeessa videoita yhteistyössä kilpailutetun tuotantoyhtiön kanssa (Pipelife Finland – oivallustoiminta osallistaa työn kehittämiseen) ja opiskelijajärjestön kanssa (Leading Passion ja Ky-Speksi esittävät: Innostus näkyy ihmisissä eri tavalla). Tähän liittyen muistutamme, että rahoittajan ehdot ja vaatimukset hintavertailusta tai kilpailutuksesta tulee aina tarkistaa projektien ostopalveluista.

Näyteltyjen videoiden kohdalla on hyvä pitää mielessä, että niiden tekijöille kannattaa antaa vapaus luovuuteen ja oman osaamisen esiin tuomiseen. Tällä reseptillä omista hankevideoistamme tuli todella onnistuneita, vaikka – tai koska –  ne eivät välttämättä olekaan täysin omien suunnitelmiemme mukaisia. Suosittelemme siis animaatiovideoiden ja näyteltyjen videoiden tekemistä, jos sopivat yhteistyökumppanit löytyvät.  

Livelähetykset tavoittavat, mutta karsivat yleisöä paikan päällä

Olemme hankkeidemme aikana striimanneet seminaareja sekä Pasilan ja Porvoon kampuksilla että kumppanikorkeakoulujemme tiloissa. Striimauksen ja tallenteiden tekeminen erityisesti omissa tiloissamme Haaga-Heliassa oli erittäin kätevää, eikä se vaatinut projektiryhmältä teknistä osaamista. Ulkopuolella järjestettävien tapahtumien osalta palvelun organisointi on hieman työläämpää, mikä tulee tietysti ottaa huomioon myös projektin budjetissa.

Oman kokemuksemme mukaan striimauksen ja tallenteiden laatu on ollut hyvä. Myös niiden tavoitettavuus on ollut erinomainen: parhaimmillaan hankkeidemme livestriimiä on katsellut 51 osallistujaa ja tallennetta katsottu 955 kertaa.

Livestriimauksen haaste on, että se syö paikan päälle tulevien osallistujien määrää. Tilaisuuteen varattu tarjoilut menevät hukkaan, kun sateisena päivänä on liian helppo jäädä työpaikalle katsomaan livestriimiä tai myöhemmin tallennetta omalta koneelta. Striimauksen ehdoton hyöty on kuitenkin se, että se saavuttaa osallistujia laajemmalta alueelta Suomesta tai ulkomailta.

Suosittelemme aina punnitsemaan striimauksen tarpeellisuutta, ja muistutamme, että tallenteet voi myös tehdä ilman livestriimausta.

Hankeviestintää monella tavalla

Kokemustemme jälkeen voimme lämpimästi suositella erilaisten hankeviestintätapojen kokeilemista. Videoiden tuottaminen kannattaa kuitenkin ottaa huomioon jo projektisuunnitelmaa ja -budjettia tehtäessä. Edellä mainitut viestintämuodot sopivat hankkeiden lisäksi kaikkeen muuhunkin viestintään.

Suosittelemme erityisen lämpimästi, että tulevien hankkeiden viestintäsuunnitelmien laadinnassa mietitään myös, miten opiskelijat saataisiin mukaan hankeviestintään – opiskelijoiden ideat ovat usein tuoreempia kuin hanketyössä harmaantuneiden.

Kannustamme kaikkia rohkeasti kokeilemaan ja kertomaan omista toteutuksistaan ja ideoistaan!

Kirjoittajat ovat Haaga-Helian liiketalouden yksikön yliopettaja ja Leading Passion -projektin projektipäällikkö Johanna Vuori ja TKI-yksikön kehitys-/projektikoordinaattori Jonna Järvinen.