Millaisia asioita tulisi huomioida projektin valmisteluvaiheessa, jotta itse projektin tekeminen myöhemmin olisi sujuvaa ja tavoitteet saavutettavissa?

Meitä projektien suunnittelun maailmassa työskenteleviä tämä kysymys kiinnostaa suuresti, sillä työmme on auttaa hankevalmistelijoita laatimaan menestyviä hakemuksia. Hakemuksen laatu kuitenkin testataan vasta, kun projekti käynnistyy ja suunnitelmaa toteuttava tiimi ryhtyy työhön. Miten hankevalmistelija sitten voisi jo hakuvaiheessa vaikuttaa sujuvan projektin syntymiseen?

Seuraavat vinkit ovat hankeasiantuntijoidemme vertaistyöpajan antia ja ne on käytännössä testattu ja hyväksi havaittu rakennerahastohankkeissa – kestävät siis kovempaakin tarkastelua.

Realismia ei voita mikään

Projektin ideointivaiheessa villit skenaariot ovat inspiroivia. Projektin valmistelutyöhön siirryttäessä on paras kuitenkin palata maan pinnalle, sillä jonkun on oikeasti tehtävä se, mitä hakemuksessa luvataan. Montako osallistujaa projektin aikana on mahdollista palvella? Kuinka monta matkaa, seminaaria ja tapahtumaa aiotaan järjestää? Kuinka monta koulutusta ehditään toteuttaa? Montako artikkelia, videota tai podcastia aiotaan julkaista?

Tuloksena tulisi aina syntyä jotakin uutta ja ennen näkemätöntä, jotta projektin rahoittaminen on edes perusteltua. Tulosten tulisi silti olla myös saavutettavissa, kohtuullisin uhrauksin ja järkevin resurssein, jotka sallivat työn tekemisen työajan puitteissa. Hakemuksen luetuttaminen kokeneella projektipäälliköllä on hyvä tapa varmistaa, että suunnitelman maakosketus on tallella.

Kokoa luottopelaajat

Hyvä tiimi on onnistuneen projektin sydän. Kun sama tiimi on mukana jo valmistelutyössä, on sitoutuminen itse projektiin vahvaa. Toisen kirjoittaman hakemuksen toteuttaminen on kuin lainakengillä kävelyä; ehkä se onnistuu, mutta ei ihan tunnu omalta. Osallistuminen projektin toimenpiteiden suunnitteluun mahdollistaa asiantuntijoille sisältöihin vaikuttamisen ja itselle mielekkään roolin sisäänkirjoittamisen projektiin. Omalla vahvuusalueella on myöhemmin helppo loistaa ja myös tehdä tulosta.

Hakemuksen kirjoittaminen on joskus pikajuoksu, joskus maraton. Käytetty aika harvoin korreloi hakemuksen laadun kanssa. Sen sijaan monimuotoinen, innostunut ja kompakti tiimi tietää melko varmasti myös projektia, jossa työ sujuu. Hyvässä tiimissä kaikki auttavat toisiaan ja pyrkivät samaan maaliin. Säännölliset tapaamiset ovat suunnitteluvaiheessa tärkeitä, sillä ne paitsi edistävät kirjoitustyötä, myös hitsaavat tiimiä yhteen.

Lopun alkua

Viimeisin vinkki on heittäytyä ennakoimaan tulevaisuutta, jotta projektista aikanaan rakentuisi tarinan sijaan jatkokertomus; jotakin, mikä jää elämään ja tekee tästä maailmasta paremman paikan. Rahoittaja kutsuu tätä vaikuttavuudeksi ja antaa sille hakemuksen arviointivaiheessa suuren painoarvon.

Vaikuttavan hankkeen toteuttaminen on myös tiimille kokemuksena merkityksellinen ja motivaatiota vahvistava. Kukapa ei haluaisi olla mukana muutoksessa, joka tekee kenties monenkin ihmisen elämästä parempaa? Jos näkymää haluttuun muutokseen ei kuitenkaan ole visioitu hakemusta kirjoitettaessa, ei projektin tekijöillä ole myöhemminkään kiintopistettä, jota kohden toiminnalla pyritään.

Hyvän hakemuksen mittarit

Oman hakemustekstin kelvollisuutta voi koeponnistaa peilaamalla sitä rahoittajan omiin tärppeihin hyvästä hakemuksesta. Jos kaikki osuu nappiin ja rahoittajakin vaikuttuu, ei rahoituksen saamista estä mikään.

Paras mittari sille, oliko hakemus lopulta oikeasti hyvä, ovat kuitenkin projektitiimin ja -päällikön yöunien pituus ja hymyjen leveys noin vuosi projektin käynnistymisen jälkeen. Kun pohja on valettu huolella, on projektityö parhaimmillaan hyvinkin antoisaa ja hauskaa!

Kuva: www.shutterstock.com