Kick-offin järjestäminen on paitsi työmäärältään intensiivinen ponnistus, myös hankkeen kannalta merkittävä vaihe, johon kannattaa panostaa. Hankkeen starttaava yhteistapahtuma luo pohjan koko hankkeen tunnelmalle ja määrittää sen suunnan. Parhaimmillaan kick-off rakentaa hankeosapuolten välille yhteishenkeä ja luottamusta, joka mahdollistaa tehokkaan työskentelyn läpi koko projektin.

Kick-offissa on mahdollista kirkastaa koko tiimille yhteiset tavoitteet sekä se, miksi ja miten niihin halutaan päästä. Erityisesti silloin, kun hankekumppanit tulevat erilaisista kulttuuritaustoista, tämä siltojenrakennusvaihe on syytä suunnitella huolella.

Onnistunut tapahtumaviestintä

Kaiken sujuvan toiminnan takana on onnistunut viestintä, ja tämä koskee myös kick-off tapahtuman järjestämistä. Yksi yleisimmistä syistä tapahtuman perumiseen on se, että järjestäjä ei ole onnistunut pitämään mielenkiintoa yllä tarpeeksi hyvin (Kinnunen, 2017). Kannattaa miettiä, missä vaiheessa asioista tiedotetaan, jotta tieto ei tule liian myöhään eikä myöskään liian varhain. Houkuttelevalla tapahtuman ohjelmalla sekä aktiivisella, riittävän informatiivisella viestinnällä voidaan lisätä kiinnostusta tapahtumaa kohtaan.

Varsinaista tapahtumaa koskevan infon lisäksi on etenkin kauempaa tuleville hyödyllistä koota tietoa esimerkiksi liikenneyhteyksistä ja muista käytännön asioista, sekä vinkkejä lähialueen ravintoloista ja nähtävyyksistä.

Osallistujamäärän hallinta ja toimivat budjettiratkaisut

Keskeistä on ennakoida osallistujamäärä hyvissä ajoin ja varmistaa osallistujien sitova ilmoittautuminen. Sen perusteella hoituvat tarjoilujen mitoitus, mahdollisten lahjakassien valmistelu, sekä nimikorttien ja osallistujalistojen tekeminen. Osallistujamäärä vaikuttaa luonnollisesti syntyviin kustannuksiin. Sitovat ilmoittautumiset kannattaa pyytää riittävän aikaisin, esimerkiksi kuukautta ennen tapahtuman alkua.

Tiukan talouskurin aikoina voi tuntua ankealta, jos budjetti ei salli alkumaljoja eikä hintavia voileipiä kokoustilan kahvilassa. Pragmaattinen tapahtumanjärjestäjä kuitenkin löytää keinot. Kun suunnitellaan, mihin rajallinen budjetti käytetään, on hyvä huomioida kaksi keskeistä asiaa: mikä on niin hintavaa, että siitä kannattaa karsia ja mikä helpottaa tapahtuman sujuvuutta siinä määrin, että siihen kannattaa satsata.

Ohjelman suunnittelu

Kick-offin ohjelma on usein tiivis – paljon läpikäytävää lyhyessä ajassa. Toteutusta kannattaakin pohtia kunnolla. Mitkä asiat ovat välttämätöntä ehtiä käsitellä? Voiko jotain hoitaa jo etukäteen, tai jättää hoidettavaksi varsinaisen tapahtuman jälkeen? Osallistujia kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää sisällön tuottamisessa. Aikarajoissa pysymisen voi varmistaa tarjoamalla esiteltävälle sisällölle valmiin pohjan.

On syytä pohtia, missä kohdin ohjelmaan on jätettävä pelivaraa. Aikakäsitteessä on kulttuurisia eroja, jotka tulisi huomioida. Suomalaisina olemme tottuneet järjestämään liiankin tehokkaan aikataulun, jossa ei huomioida riittävästi siirtymiä ja tutustumisen ja tunnelman luomisen kannalta tärkeää small talkia. Työpajoja kannattaa järjestää paralleleina pienissä ryhmissä ja mahdollisia siirtymiä hyödyntää esimerkiksi tutustumis- tai orientoitumistehtäviin.

Onnistunut kick-off pitää sisällään paitsi asiasisältöä, myös jotain elämyksellistä ja ryhmäyttävää. ENRICHER hubs -hankkeen Suomenlinna-vierailulla hankekumppanit saivat tutustua vastuulliseen matkailuun käytännössä. Vierailu ajoitettiin keskimmäiselle kolmesta kick-off -päivästä: kun välissä oli päästy retkeilemään, jaksoivat osallistujat kolmantena päivänä puurtaa jälleen työpajoissa. Yhteiset elämykset ovat myös tiimin toimivuuden ja yhteen hitsautumisen kannalta suhteessa moninkertaisesti arvokkaampia kuin niihin käytetty aika. Kun ryhmä jakaa kokemuksia ja luo yhteisiä muistoja, syntyy luottamusta ja yhteishenkeä, joka parhaimmillaan kannattelee koko projektia.

Kaiken taustalla on vastuullisuus

Osallistamisen lisäksi kannattaa sitouttaa tapahtuman yhteistyökumppanit vastuullisiin valintoihin ja käydä läpi tapahtuman elinkaari vastuullisuuden osalta. Lisäksi kannattaa suunnitella miten opit saadaan jaettua tuleviin tapahtumiin. (Pajunen 2018.) Palautekysely on keskeisessä roolissa projektin laadun varmistamisessa ja tulevien kick-off tapahtumien suunnittelussa.

Hybriditapahtumassa voi tarjota asiakkaalle mahdollisuutta vaihtaa osallistumismuotoa (läsnä/etä) vielä esimerkiksi viikkoa ennen tapahtuman alkua. Tällä voidaan vaikuttaa tarjoilujen määrän oikeaan mitoitukseen ja välttyä turhalta työltä ja ruokahävikiltä. Osallistujilta voi etukäteen kysyä ruokavalion lisäksi ylipäätään halukkuudesta osallistua ruokailuun tapahtumassa. Kannattaa suosia lähi- ja kasvisruokaa sekä miettiä ennakkoon, minne voi viedä tarjoilujen ylijäämän (Pajunen 2018).

ENRICHER hubs -hankkeen kick off -tapahtumalla oli erityisen keskeinen rooli positiivisen ja avoimen ilmapiirin sekä partnereiden välisen luottamuksen rakentamisessa. Yhdeksän eri partnerin kohtaaminen paikan päällä Helsingissä oli merkittävää myös kulttuurien välisen ymmärryksen kasvattamisessa. Jatkossa online-tapaamisetkin ovat olleet helpompia, kun tunnemme toisemme ja osaamme ottaa kulttuurierot esimerkiksi erilaisissa työskentelytavoissa paremmin huomioon.

Toistemme huomioiminen ja positiivisen ilmapiirin luominen kansainvälisen hanketiimin keskuudessa on osa sosiaalista vastuullisuutta. Uskomme sen olevan avainroolissa hankkeen partnereiden sitouttamisessa ja hankkeen onnistumisessa hyvässä yhteistyössä, kukin omasta roolista vastuuta kantaen.

Kuva: Shutterstock