Hankeviestintää kannattaa tehdä, sillä se auttaa onnistumaan tavoitteissa, tekee työtä tunnetuksi ja avaa uusia mahdollisuuksia. Onko työtä edes olemassa, jos siitä ei tiedetä?

1. Kysy ja kuuntele, jotta tiedät, mitä sanoa

Mieti, kenelle viestit ja minkälainen sisältö heitä kiinnostaisi. Tätä ei voi painottaa liiaksi, sillä yleinen kompastuskivi on, että viestintä peilaa vain tekijöidensä lähtökohtia. Tällöin viesti ei uppoa kohderyhmääsi vaan hukkuu viestien mereen. Kohderyhmälähtöisessä viestinnässä tarkastellaan viestin houkuttelevuutta halutun kohdeyleisön näkökulmasta.

Miten sitten tietää, mikä vetoaa juuri siihen ryhmään tai ihmiseen, jota tavoittelet?

Kohderyhmälähtöisyyttä lisäät helpoiten testaamalla ja kokeilemalla, kysymällä ja kuuntelemalla. Jo haastattelemalla yhtä kohderyhmään kuuluvaa henkilöä lisäät viestisi osumatarkkuutta rutkasti. Kysy, millainen sisältö häntä kiinnostaisi ja miksi, entä mistä kanavista tai ryhmistä hän tyypillisesti hakee viestisi tyyppistä sisältöä.

Luetuta viesti ja kuuntele palautetta: mihin hän viestissä tarttuu, miten hän sen ymmärtää, mitä hän itse korostaisi lisää, mikä tekisi siitä kiinnostavamman. Muutaman kysymyksen ja pienen testin avulla voit räätälöidä viestisi vastaamaan paremmin tähän tarpeeseen.

2. Osallista viestintään koko hanketiimi

Hanketiimit koostuvat usein useiden eri alojen asiantuntijoista, ja kaikkien osaajien tietämys kannattaakin valjastaa viestintään. Yhdessä tekeminen paitsi rikastuttaa sisältöä tarjoaa myös ajatustenvaihtoa ja uusia näkökulmia. Laaja-alainen näkökulmien esiin tuominen ja julkaiseminen myös saavuttaa laajemman joukon kohderyhmiä; jokaiselle jotakin.

Jos vastuu hankeviestinnästä lankeaa vain yhden ihmisen harteille, on sisällön löytäminen ja kokoaminen sekä hankkeen asiantuntijuuden esille tuominen huomattavasti vaikeampaa, jollei mahdotonta – tyhjästä on vaikea nyhjäistä. Älä siis jätä tiimikaveria pulaan vaan osallistu hankeviestintään aktiivisesti.

3. Yksinkertainenkin viestintäsuunnitelma vie pitkälle

Parhaimmillaan suunnitelmallisuus helpottaa yhteistä tekemistä ja mahdollistaa onnistumisen kokemukset. Kun kaikille on selvää, mitä viestinnällä tavoitellaan, miten paljon aikaa siihen resursoidaan ja miltä onnistuminen näyttää, on helpompi ryhtyä hommaan. Yksinkertaisenkin viestintäsuunnitelman avulla koko tiimin on helpompi hahmottaa toimenpiteitä ja resursoida aikaa viestinnälle.

Helpoin tapa lähteä rakentamaan viestintäsuunnitelman runkoa on miettiä, mitä toimenpiteitä on tulossa, milloin tarvitaan kohderyhmän huomiota ja milloin päästään kertomaan tuloksista. Etupainotteinen suunnittelu myös mahdollistaa enemmän: esimerkiksi maksettua some-kampanjaa voi olla vaikea järjestää lyhyellä varoitusajalla organisaation omiin kanaviin, joissa julkaistaan valtavasti muutakin sisältöä. Hyvin suunniteltu on siis puoliksi tehty, ja näin hankeviestintä voidaan valjastaa tukemaan toimenpiteiden onnistumista.

4. Hyödynnä tukea ympärilläsi

Kaikkea ei voi osata, eikä tarvitsekaan. Vedä viestintäkollegaa hihasta, ja saat takuuvarmasti apua ongelmaan kuin ongelmaan. Kollegat voivat auttaa myös tekemään viestistäsi terävämmän ja tehokkaamman. Hankkeen yhteistyöverkostot kannattaa valjastaa myös jakamaan viestiä eteenpäin omissa kanavissaan.

5. Uskalla budjetoida riittävästi rahaa

Hyvä viestintä alkaa budjetoinnista. Hankkeen viestintäbudjettiin panostaminen kannattaa. Raha on usein hyvän viestin paras kaveri. Maksettu mainonta on erinomainen tapa moninkertaistaa viestisi tavoitettavuutta esimerkiksi somessa tai alan julkaisuissa. Joskus tarvitaan ulkopuolinen tekijä saamaan viestisi loistamaan. Harvemmin hanketiimissä on podcast-editoija-osaajaa tai SEM-markkinoinnin gurua.

+1 Älä kangistu kaavoihin

Ei kannata kangistua kaavoihin, vaan kurkistaa erilaisiin hankeviestinnän muotoihin ja kanaviin artikkeli- ja someviidakon ulkopuolelle. Selvitä, missä kanavassa ja missä muodossa kohderyhmäsi tyypillisesti etsii viestisi tyyppistä tietoa ja lähde rohkeasti kokeilemaan esimerkiksi podcastien, videoiden tai live feedien tekoa. Viestintä on parhaimmillaan elävää, itselle oivalluksia tuovaa vuoropuhelua kohderyhmän kanssa.

Onko työtä edes olemassa, jos siitä ei ole viestitty?

Viestimään oppii vain tekemällä eikä mestariksi tarvitse syntyä yhdessä yössä. Me kirjoittajat kuitenkin uskomme, että meissä jokaisessa asuu sisällä pieni sisäinen viestijä, joka ymmärtää viestinnän tärkeyden.

Kokeile ja opi – lähetä viisi erinäköistä viestiä maailmalle ja katso, minkälainen niiden tavoittavuus ja houkuttelevuus on. Tärkeintä onnistuneessa hankeviestinnässä on kuitenkin saada viesti maailmalle, sillä ilman viestintää, kukaan ei tiedä, mitä on tehty ja saatu aikaan.

Viestintä on hankkeesi vaikuttavuuden avain!