Pohjoismaisten hiihtolajien kansainvälinen kilpailutapahtuma FIS World Cup Ruka Nordic järjestettiin marraskuun viimeisenä viikonloppuna 2022 Rukan jylhissä ja talvisissa maisemissa. Tapahtuma oli hiihdon ja yhdistetyn maailmancupin avaus ja jatkoi jo alkanutta mäkihypyn cup-kiertuetta. Tapahtumassa sivuttiin 20000 kävijän yleisöennätystä. Tapahtuma toteutettiin hyödyntäen lähes 800 vapaaehtoisen työpanosta, jossa isossa roolissa oli oppilaitosyhteistyö.

Vastuullinen tapahtumatuotanto

Vastuullisuus ja kestävään kehitykseen liittyvät arvot ovat olleet mukana yli 20-vuotiaan Ruka Nordic -tapahtuman kehittämisessä. Vuonna 2022 tavoitteena oli kartoittaa tapahtuman vastuullisuuden johtamisen tilanne ja sen perusteella tehdä suunnitelma Ekokompassi-sertifikaatin hakemiseksi.

Vastuullisuustekona yleisöllä oli mahdollisuus kompensoida oma hiilijalanjälkensä. Tapahtuman vapaaehtoisruokailujen raaka-aineen kotimaisuusaste on jo yli 90 %. Tällä kertaa kehityskohteena oli erityisesti jätteiden käsittely.

Vielä ympäristöasioita vahvemmin tapahtumassa näkyi huolehtiminen vapaaehtoisten hyvinvoinnista. Tapahtumanjärjestämisen käsikirjaan kerättiin tiedot vapaaehtoisilta ja taustatyötä tekevältä kisaorganisaatiolta. Tämän avulla voidaan paremmin tukea tapahtumaan osallistuvia vapaaehtoisia. Syksyn aikana järjestettiin useita perehdytystilaisuuksia sekä verkossa että paikan päällä.

Tapahtuman järjestämisestä vastaa Kuusamon Erä-Veikot, joka on perinteikäs monilajiseura. Kansainvälinen tapahtuma ei kuitenkaan synny yksin, vaan kisakokemusta toteuttamaan tarvitaan yhteistyökumppaneita ja tapahtumantekijöitä. Tapahtuman avulla tuetaan laajasti eri urheiluseurojen ja yhdistysten toimintaa alueella, ja maailmalle välittyvä kuva Kuusamosta ja Suomesta on merkityksellinen, seuraahan tapahtumaa miljardi ihmistä ympäri maailman.

Tapahtuma oppimisalustana

Haaga-Helian Vierumäen yksikön liikuntapalveluiden kehittämiseen suuntautuvat 3. vuoden opiskelijat olivat mukana tapahtumassa monipuolisissa tehtävissä. Osallistuimme tapahtuman tuotantoon koko kisaviikon ajan jonkin verran tehtäviä vaihdellen sekä toinen toista opettaen, jotta kokemuksesta tulisi mahdollisimman laaja.

Opiskelijat olivat mukana kansainvälisessä attasearyhmässä osallistuen lentokentillä joukkueiden vastaanottamiseen ja opastamiseen. Kulkulupien määrittely ja jakelu eli akkreditointi oli osalla ryhmästä päätehtävänä. Toimipisteen sijoittuminen median info-pisteen läheisyyteen mahdollisti molempien tehtävien oppimisen sekä kielitaidon harjoittamisen.

Eri lajien sponsoreiden näkyvyyden kannalta on oikeiden mainosten näkyminen oikea-aikaisesti ehdoton edellytys. Osa ryhmästämme osallistui mainosalueiden ja paikkojen rakentamiseen rapsakassa -15 asteen pakkasessa. Näiden tehtävien lisäksi opiskelijat olivat kilpailuaikana mukana dopingtestaukseen liittyvissä tehtävissä.

Keskiössä sujuva palvelu

Opiskelijoille tapahtuma tarjosi oppimisalustan, jonka tarjoamilla opeilla jokainen liikuntapalveluiden opiskelija voi rohkeasti hakeutua liikunta- ja urheilutapahtumien pariin. Tapahtuma on kuin iso dynaaminen palapeli, jonka kokoamista oppii vain tekemällä. Vaikka kuva vaihtuu, ovat peruselementit samat. Näitä pääsimme rakentamaan ja toteuttamaan ennen, aikana ja jälkeen tapahtuman.

Olosuhteet, eli Ruka Nordicin tapauksessa lämpötila, lumen laatu ja tuulen nopeus, ovat ratkaisevia. Näihin on vaikea vaikuttaa, mutta loistavan asiakaskokemuksen voi varmistaa hyvällä palveluasenteella. Siinä opiskelijamme olivat saamamme palautteen perusteella ammattilaisia.

Kuva: www.shutterstock.com