Päivän neljäs palaveri alkaa kahdeksan minuutin kuluttua, mutta sitä ennen sinun on kirjoitettava vielä lyhyt tiedote ja pari sähköpostia. Palaverissa esittelet paalupaikalla kahvitunnilla rustaamaasi suunnitelmaa ja hikikarpalot valuvat ohimollasi.

Tiedät jo etukäteen, että se sisältää huomattavia puutteita, mutta onnistut kuin ihmeen kaupalla pelastamaan kasvosi. Vaikka tämä kertomus onkin fiktiivinen, niin jatkuva ärsykkeiden tulva on monelle tietotyöläiselle totisinta totta.

Nykyisessä työkulttuurissa mahdollisuus työskennellä yhtäjaksoisesti ja keskeytyksettä on ylellisyyttä. Huomattava osa tietotyöntekijän työajasta kuluu erilaisiin kokouksiin, niiden valmisteluun sekä välttämättömään silpputyöhön.

Haastavan aivotyön tekeminen vaatii keskittymistä, nopeutta ja reagointia, mutta modernien pikaviestipalveluiden yleistyminen yhdistettynä alati soivaan puhelimeen ja sähköpostiin tekevät siitä lähes mahdotonta. Varsinkin, kun ihmiset odottavat usein lähes välitöntä reagointia, mikäli he näkevät toisen olevan online-tilassa.

Kiinnitä huomiota tekemisen tapoihin

Työterveyslaitoksen elokuussa 2022 julkaiseman tutkimuksen mukaan häly, keskeytykset, monitekeminen sekä epäselvät ohjeet kuormittavat aivotyötä. Samalla ne lisäävät kognitiivista kuormitusta ja siten myös uupumusoireita, jotka puolestaan heikentävät työn tuloksellisuutta sekä ihmisen hyvinvointia ylipäätään (Kalakoski et al. 2022, 54).

Tutkimus vahvistaa näkemystä, jonka mukaan työn tuloksellisuus ja työhyvinvointi eivät ole toisilleen vastakkaisia tavoitteita, vaan hyvinvointi pikemminkin mahdollistaa tuloksellisen työskentelyn ja tuloksellinen työntekijä vastaavasti lisää hyvinvointia (mt. 2022, 11).

Työterveyslaitoksen tutkimuspäällikkö Virpi Kalakoski kertoo Yle Uutisille kognitiivisen ergonomian olevan keskeistä työn kuormituksen pienentämisessä. Tällä hän tarkoittaa esimerkiksi havaitsemista, muistamista ja päätöksentekoa. Kiinnittämällä huomiota tekemisen tapoihin voi vähentää tarpeetonta aivokuormaa ja helpottaa työn sujumista.

Liiallinen kognitiivinen kuormitus voi usein näyttäytyä pitkittyneinä stressioireina ja sairauspoissaoloina. Kalakosken mukaan kuormitusta voi pienentää pitämällä kiinni tauoistaan, järjestämällä tilaa keskittymiselle sekä jaksottamalla päiväänsä ja pohtimalla, milloin on oman työn kannalta paras vire päällä (Hanhinen 2022).

Tehokkuus on korvien välissä

On virheellistä olettaa, etteikö kiireetön työntekijäkin voisi olla tehokas ja tuloksellinen. Keskittymällä olennaiseen ja kokonaisuuden kannalta tärkeimpiin asioihin, varautumalla ennakkoon sekä johtamalla itseään, työtään ja ajankäyttöään työntekijä voi pienentää jopa huomattavasti työstään syntyvää kognitiivista kuormaa (Hermiö & Asikainen, 2022).

Jos tiedossasi on keskittymistä vaativia työtehtäviä, niin sinun kannattaa raivata kalenteriisi tilaa niitä varten. Merkata itsesi varatuksi. Myös kommunikaatiolla on merkitystä. Ehkä ongelman voi nostaa esiin esimerkiksi tiimipalaverissa? Tai kenties voisit ehdottaa yhteisiä pelisääntöjä, joissa määritellään rajat ylimääräiselle viestinnälle?

Parhaat käytännöt löytyvät yleensä yhteiskehittämällä asioita. Palaute ja selkeä kommunikaatio parantavat ilmapiiriä. Kun ihminen ei osaa kommunikoida selkeästi, niin hänen omat toiveensa ja pyyntönsä jäävät helposti epäselviksi ja toteutumatta (Asikainen, 2020). Tämä, jos jokin, lisää kognitiivisen kuorman määrää entisestään.

Lähteet

Asikainen, M. 2020. Palaute ja keskustelu – työyhteisön parasta viestintää. Haaga-Helia eSignals 01.07.2020. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Viitattu 30.11.2022. Saatavilla: https://esignals.fi/kategoria/tyoelama/palaute-ja-keskustelu-tyoyhteison-parasta-viestintaa/#ceb74be0.

Hanhinen, H. 2022. Monitekeminen ja keskeytykset kuormittavat työssä jopa uupumukseen asti – ota talteen tutkijan kolme vinkkiä aivokuorman vähentämiseksi. Yle Uutiset 24.11.2022. Viitattu 30.11.2022. Saatavilla osoitteessa: https://yle.fi/a/74-20005245.

Hermiö, A. & Asikainen, M. 2022. Kiire meidät periköön. Haaga-Helia eSignals 30.3.2022. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Viitattu 30.11.2022. Saatavilla osoitteessa: https://esignals.fi/kategoria/tyoelama/kiire-meidat-perikoon/#ceb74be0.

Kalakoski, V., Lahti, H., Paajanen, T., Valtonen, T., Ahtinen, S., Kauppi, M., Turunen, J., Ojajärvi, A. & Luokkala, K. 2022. Viisi avausta aivotyöhön – Viisikko. Työterveyslaitos. Helsinki.