Pari vuotta sitten maailman ylitse vyörynyt pandemia pakotti ihmiset verkkoon. Sen myötä lähinnä työelämään aikaisemmin liitetyt digitaidot muuttuivat liki tulentekoon verrattaviksi eloonjäämistaidoiksi, joiden opettelusta tuli pakollista uudessa normaalissa selvitäkseen.

Tässä vaiheessa voinee jo turvallisesti sanoa, että virtuaalityöskentely kokouksineen ja puheluineen on tullut jäädäkseen. Se vaikuttaa jo nyt siihen, miten työ koetaan, ja miten siinä jaksetaan. Työntekijöiden virtuaaliväsymys nousi tapetille lähes heti etätyöskentelyn yleistymisen myötä.

Etätyön yleistyessä myös ihmisten välitön saavutettavuus työaikana on lisääntynyt dramaattisesti. Työskentely virtuaalimaailmassa on mahdollistanut sen, että olemme kaiken aikaa tavoitettavissa, ja voimme keskustella useiden kollegoiden ja ryhmien kanssa yhtäaikaisesti.

Vaikka työntekijöiden tuottavuus on kiistatta kasvanut virtuaalityöskentelyn myötä (Birkinshaw, Cohen & Stach 2020), monet kokevat samaan aikaan ahdistuneisuutta ja uskovat uupumisen vaanivan nurkan takana (Alexander, De Smet & Mysore 2020).

Tutkimusten mukaan ahdistus vähentää muun muassa työtyytyväisyyttä, vaikuttaa kielteisesti työyhteisöön ja heikentää työsuorituskykyä (esim. ADAA, 2021). Siksi onkin tärkeää puuttua kehityskulkuun ennen kuin saavutettu tuottavuustaso on vedetty viemäristä alas.

Virtuaalityöskentely käynnistyi pakon sanelemana, eikä sitä selvästikään ole rakennettu kestävälle pohjalle. Työntekijät kaipaavat yksityiskohtaista ohjeistusta muun muassa ajanhallinnassa, työpaikan käytännöissä sekä heihin kohdistuvissa odotuksissa (Alexander et al. 2021; Jones, 2017).

Kokousten määrä korostuu uudessa normaalissa

Kokoukset ovat organisaatioiden tapa kommunikoida ja suunnitella. Viestinnän välineenä kokoukset ovat äärimmäisen arvokkaita, ja tarjoavat johtajille tehokkaan mekanismin visionsa levittämiseen, strategisten suunnitelmien laatimiseen sekä vastausten kehittämiseen. Kokoukset helpottavat myös ideoiden ja innovaatioiden keräämistä ja niiden kehittämistä eteenpäin (Rogelberg, Scott & Kello 2007).

Ohjelmistojätti Microsoftin viime vuonna tekemän tutkimuksen mukaan (Microsoft, 2021) MS Teamsissa järjestettyjen kokousten määrä on jopa 2,5-kertaistunut pandemian myötä. Samalla kokoukset ovat keskimäärin pidentyneet noin 10 minuutilla. Myös niiden osallistujamäärät ovat kasvaneet, vaikka mitään selkeää syytä tähän ei ole ainakaan toistaiseksi keksitty.

Samaisesta tutkimuksesta käy myös ilmi, että pikaviestejä lähetettiin noin 45 % enemmän kuin aikaisemmin, ja samalla myös lähetettyjen sähköpostien määrä on kasvanut jopa 40,6 miljardilla.

Tuloksia päivitellessä on suotavaa huomioida, että tutkimusaineisto koostuu vain Microsoftin omista ohjelmistoista. Kommunikointia tapahtuu myös muilla alustoilla, kuten esimerkiksi Googlessa, Facebookissa, Slackissa, WhatsAppissa, Telegramissa ja Zoomissa.

Tästä syystä en ihmettele lainkaan, jos tyypillinen viikkopalaveri alkaa keskustelulla päivän kokousputkesta ja yleisestä uupumuksesta, jonka videopuhelusta toiseen hyppääminen saa aikaan. Kokousten väliin varattiin ennen pandemiaa yleensä noin 10–15 minuutin siirtymäaika, mutta virtuaalialustoihin siirryttäessä kokousputkea on suoritettu kuin maratonia – ilman hengähdystaukoja.

Jos ottaa huomioon, kuinka paljon kokouksiin investoidaan aikaa ja rahaa, niin niiden laadun ja ennen kaikkea tehokkuuden parantamisen uskoisi olevan melko korkealla organisaatioiden tavoitehierarkiassa. Kokouskulttuurin muuttaminen ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä. Se vaatii paitsi työntekijöiden myös johtajien kokoustaitojen parantamista, jotta rönsyilyltä vältyttäisiin.

Mitä, miksi, kenelle ja milloin

Kokous voi viedä kallista työaikaa useammalta henkilöltä, eikä sitä sen vuoksi kannattaisi koskaan kutsua kasaan kovin heppoisin perustein (Hadley & Eun 2017). Kokousta suunnitellessa kannattaa aina pohtia etukäteen, onko kokous todellakin tarpeen, vai voisiko siellä käsiteltäviä asioita hoitaa yhtä hyvin, tai ehkä jopa paremmin, jotain muuta kommunikaatiotapaa hyödyntäen.

Kokouksen agenda tulisi hahmotella ajoissa, ja toimittaa se kokoukseen osallistuville ennen kokousta. On myös suositeltavaa, että kokouksista tehdään pöytäkirjat, jotta henkilöt, jotka eivät jostain syystä päässeet paikalle, tai joiden läsnäolo ei ollut välttämätöntä, saavat myös tiedon kokouksessa päätetyistä asioista.

Kokousta varten on suositeltavaa nimittää puheenjohtaja, joka jakaa puheenvuoroja, jotta keskustelut pysyisivät asian ytimessä. Tämä vähentää myös kokoukseen osallistuvien tahojen yleistä kuormitusta, kun heidän ei tarvitse omaksua sellaista tietoa, joka ei liity lainkaan heidän työtoimenkuvaansa.

Myös palautteen kerääminen voi parantaa kokoustehokkuutta. Palautteen avulla voidaan kartoittaa, kuinka hyödyllisiä kokoukset ovat, mikä toimii hyvin ja mikä ei niin hyvin, mitä kokouksen fasilitaattorin tulisi tehdä toisin ja mikä on paras kellonaika kokoukselle (Kavanagh et al. 2021). Tiedon kerääminen tekee myös tulevien kokousten järjestämisestä notkeampaa.

Kokoukseen tulee kutsua sellaisia henkilöitä, jotka hyötyvät jostain kokouksessa käsiteltävästä tiedosta. Harvalla on aikaa uhrattavaksi sellaisiin kokouksiin, jotka eivät varsinaisesti kosketa heitä, eikä heitä kannattaisi koskaan vaivata varmuuden varalta.

Pelkästään se, että me voimme viestiä toisillemme tai kutsua toisiamme kokouksiin, ei tarkoita sitä, että meidän olisi pakko tehdä niin. Mahdollisuutta ei tulisi käyttää väärin, koska sen negatiivinen vaikutus työn kuormitukseen ja suorituskykyyn on kiistaton.

Kuva: www.shutterstock.com