Haaga-Heliassa tehtiin toimeksiantona edistyksellinen kehittämistyö ohjelmistorobotiikasta, aiheena Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessin automatisointi ohjelmistorobotiikalla.

Ohjelmistorobotit ovat modernia teknologiaa, niiden avulla tehostetaan usein manuaalisia taloushallinnon prosesseja. Ohjelmistorobotit käyttävät sovelluksia ja järjestelmiä ihmisen tavoin, ne tekevät samat työvaiheet kuin ihminen, mutta nopeammin ja virheettömämmin, työskennellen jopa 24 tuntia vuorokaudessa. Töiden automatisointi ohjelmistorobotiikalla on nopeaa, sillä ohjelmistorobotille opetetaan suoritettavat työvaiheet perinteisen ohjelmoinnin sijaan. Ohjelmistorobotit suorittavat työvaiheet siten kuin tehtävät on niille opetettu.

Ohjelmistorobotti ideasta tuotantoon

Kehittämistyö rajautui Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessiin, koska se sisälsi paljon manuaalisia tarkastus- ja työvaiheita. Työn tavoitteena oli löytää prosessista rutiinityöt, jotka voitiin automatisoida ja siirtää ohjelmistorobotille. Lopullisena tavoitteena oli toimeksiantajan laskuttajien työajan kohdentaminen muuhun kuin kyseiseen, paljon aikaa vievään työhön. Automatisoinnissa käytössä oli Power Automate desktop –sovellus, jonka käyttö samalla kehitti asiantuntijoiden osaamista Power Automate -työkalujen suhteen.

Kehittämistyö tehtiin esimerkillisesti, se valmistui robotin ohella muutamassa kuukaudessa. Työn suunnittelu aloitettiin syyskuussa 2023 aikataulun ja vaatimusten kartoituksella. Kartoituksen jälkeen alkoi ohjelmistorobotin suunnittelu, joka vaati paljon keskustelua Power Automate –asiantuntijoiden ja ohjaajien kanssa. Toteutusvaiheessa ohjelmistorobotti luotiin suunnitelman pohjalta ja lopuksi sen toiminta testattiin, koulutettiin käyttäjät ja luovutettiin ohjelmistorobotti tuotantokäyttöön joulukuussa 2023.

Ohjelmistorobotin avustaman prosessin hyödyt

Ohjelmistorobotti, joka mahdollistaa Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessin automatisoinnin kehitettiin opinnäytetyönä. Projektin tavoitteet saavutettiin, sillä Excel-laskutustoimeksiantojen käsittelyprosessista löydetyt rutiinityöt saatiin siirrettyä ohjelmistorobotille.

Ohjelmistorobotin avulla on arvioitu saavutettavan 80 % työajan säästö, mikä on todella paljon. Saavutetun säästön vuoksi sen käyttäjille jää enemmän aikaa asiantuntijuutta ja inhimillistä päätöksentekoa vaativiin työtehtäviin. Toimeksiantaja säästää myös palkkakuluissa. Tulevaisuudessa ohjelmistorobottia tullaan jatkokehittämään jo havaittujen, sekä mahdollisten uusien tarpeiden pohjalta.

Ohjelmistorobotiikka on taloudellisesti erittäin tuottavaa ja tärkeä tulevaisuuden teknologia.

Editointi: Marianne Wegmüller

Kuva: Haaga-Helia