Järjestimme 3AMK-yhteistyössä 3UAS-konferenssin, ja suurin osa meistä järjestäjistä ei tuntenut toisiaan etukäteen.

Emme myöskään tavanneet kertaakaan yhdeksän kuukautta kestäneen prosessin aikana. Kaikki tapaamisemme olivat Teamsissa, ja tämän lisäksi viestimme paljon sähköpostin välityksellä.

Koska olimme eri puolilla pääkaupunkiseutua ja osa myös muualla Suomessa, olisi konferenssi jäänyt varmasti järjestämättä, jos se olisi vaatinut face-to-face-tapaamisia. Tapaamiset olivat tehokkaita, ja asiat etenivät vauhdilla virtuaalisessa maailmassa.

Virtuaalisuus on jo tuttua

Elimme lähes keskellä koronaa aloittaessamme järjestelyt, joten olimme jo hyvin tottuneita virtuaaliseen elämään. Osa meistä myös koki hyvin vahvasti teknologiavälitteisyyden positiiviseksi työelämäkokemukseksi.

Virtuaalisuus mahdollisti tapaamisten järjestämisen eri organisaatioissa työskentelevien kanssa matalalla kynnyksellä, kun siirtymistä paikasta toiseen ei tarvinnut huomioida aikatauluissa, eikä tapaamispaikkoja valita ja varata.

Lähtökohta virtuaalisuuteen koettiin plussana – emme edes oikeastaan koskaan ihmetelleet sitä, ettemme tavannut kasvokkain.

Viestinnän haasteet ja luottamus

Virtuaalisuuden haasteena on nopeatempoinen sähköpostien vaihto, jolloin väärinymmärryksiä voi helposti tulla, jos positiivista tulkintaa toisen tarkoitusperistä ei ole. Lisäksi jos on jäänyt jostain kokouksesta pois, tarvittaisiin helppoja ja nopeita kanavia päivittämään tilannetta.

Slack tai WhatsApp-ryhmä olisi voinut parantaa viestintää ja vähentää väärinymmärryksiä. Puhelut kuitenkin helpottivat epäselvyyksissä. Niiden avulla päästiin nopeasti eteenpäin, jos pientä kuoppaa oli tullut hidastamaan etenemistä. 

Sessioiden vetäjillä oli vastuu omista sessioistaan. Nämä hoidettiin vetäjien asiantuntemukseen luottaen. Kenenkään ei tarvinnut varmistella tai kysellä perään, ovatko asiat hoidossa. Tämä oli keskeistä siinä, että työmäärä pysyi myös kokonaisuuden vetäjällä kohtuullisena, kun aikaa ei tarvinnut kuluttaa varmisteluun. 

Innostus yhteiseen tekemiseen

Ryhmä toimi tehokkaasti ja asiat etenivät koko ajan positiivisessa hengessä. Jos oltaisiin edetty hitaasti, ehkä kokousten aikana olisi ns. multitaskattu sähköpostin ja muiden työtehtävien parissa.

Jokainen sai tuoda sisältöön mukanaan, mitä halusi – ryhmäläiset olivat tasavertaisia keskenään. Ideat kehittyivät vuorovaikutuksessa, eikä mitään ideoita teilattu. Villienkään ideoiden esittämistä ei tarvinnut jännittää. 

Vilpitön innostus tekemiseen ja sen merkityksellisyyteen pitivät toiminnan jäntevänä. Sisäinen motivaatio sekä positiiviset tunteet tarttuivat muihin, ja kokouksiin oli mukava osallistua. Ehkä myös projektiluonteisuus auttoi pitämään energiatasot korkealla.  Tiesimme, milloin on H-hetki ja milloin projekti loppuu.

Toisen osaamisen arvostaminen on tärkeää

Tärkeä onnistumisen edellytys tällaisessa hankkeessa liittyy ryhmän jäsenten osaamisen arvostamiseen ja sen sanomiseen ääneen.

Ihan samalla tavalla kuin työyhteisön arjessakin, virtuaalinen yhteistyö edellyttää kannustavia kommentteja, kiitosten lausumista, toisten näkemysten kunnioittamista ja lähtökohtaisesti toisia arvostavaa ihmiskuvaa.

Kun näkemykset ovat erilaisia, sekin ratkaistaan kuuntelemalla ja keskustelemalla. Ratkaisukeskeinen ajattelu mahdollistaa hyvän yhteistyön silloinkin, kun asiat eivät suju mutkattomasti.

Yhteisöllisyyttä voi luoda myös verkossa

Konferenssihankkeemme osoitti mielenkiintoisella tavalla myös sen, miten yhteisöllisyys ja toistensa oppimaan tunteminen on mahdollista myös täysin virtuaalisessa ympäristössä.

Tämä edellyttää lähtökohtaisesti uutta ajattelutapaa. Toimimme kokonaan verkossa, emmekä haikaile vanhoja, sinänsä hyviä toimintatapoja. Osaamme arvostaa virtuaalisuuden tuomia mahdollisuuksia.

Kiteytettynä työryhmästämme voisi todeta, että tunnemme toisemme todella hyvin, vaikka emme ole koskaan kasvokkain tavanneet. Yhteistyö yli verkon luonnistuu hyvin, kun kaikki jakavat yhteisen tavoitteen ja innostuksen sen toteuttamiseen. 

Lue lisää

Ensimmäistä kertaa järjestetty 3UAS-konferenssi oli menestys. Uutinen Haaga-Helian verkkosivulla 2.5.2022.