Ulkopuolisen tutukimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI) rahoituksen painoarvo korkeakouluissa on kasvussa. Tätä kehitystä ohjaavat vahvasti korkeakoulujen rahoitusmalli (OKM) sekä useat valtiolliset linjaukset, kuten TKI-rahoituslaki ja TKI-tiekartta. TKI-toiminnan lisääntyminen vaikuttaa korkeakoulujen toimintaan laajasti ja asettaa uusia odotuksia tutkimus- ja kehittämishankkeille suunnattujen sisäisten tukipalveluiden määrälle, laadulle ja organisoinnille. 

Sama kehityssuunta, hankemäärän kasvu, näkyy meillä Haaga-Heliassa ja työssämme Tutkimuspalveluissa. Hankevalmistelun tuen lisäksi tiimimme tukee käynnissä oleville hankkeille suunnatun palvelukokonaisuuden kehittämistä organisaatiossamme.

Pystyäksemme paremmin reagoimaan lisääntyvän TKI-toiminnan tuomiin vaatimuksiin, olemme kuluneena vuonna kartoittaneet, millaisia tukitarpeita henkilöstöllä on TKI-hankkeissa ja millaisia ratkaisuja voisimme löytää hankkeiden aikaisen tuen organisoimiseen. Kartoitusta olemme tehneet sekä omassa organisaatiossamme että Tutkimuspalvelupäivillä 2023 järjestämässämme työpajassa yhdessä muiden korkeakoulujen asiantuntijoiden kanssa.

Tukitarpeet hankkeen aikana kattavat palvelujen koko kirjon  

Hanketoimijoiden tukitarpeiden kirjo näyttäytyy korkeakouluissa laajana ja osin vielä jäsentymättömänä. Tämä selittynee paitsi hanketoimijoiden erilaisista osaamisprofiileista ja kokemuksesta johtuvilla, myös hankkeiden luonteeseen liittyvillä eroilla: laajat kansainväliset hankkeet edellyttävät erilaista tukea kuin pieni, säätiörahoitteinen kehittämishanke.    

Hankkeiden hallinto askarruttaa hanketoimijoita monista näkökulmista. Vastuu tiimin tai konsortion johtamisesta tulee monelle projektipäällikölle hanketyössä eteen ensimmäistä kertaa. jolloin hän tarvitsee työkaluja ja tukea niin ihmisten kuin asiantuntijuuden johtamiseen. Talouden johtaminen, kuten budjetin seuranta ja kulujen raportointi, on samoin perustyötä, jossa erityisesti uusi projektipäällikkö tarvitsee usein tukea ja opastusta. Samaan kokonaisuuteen liittyvät tarpeet ymmärtää paremmin rahoitusehtoja ja raportointivaatimuksia tai hankkeen muutostilanteisiin liittyviä ehtoja.

Yhä useammin lainsäädäntö asettaa hankkeille erityisiä taustavaatimuksia. Projektipäällikkö päätyy vääjäämättä tekemisiin GDPR:n, tietoturvan ja erilaisten aineiston hallintaan liittyvien kysymysten kanssa. Tukea tarvitaan hankintalainsäädäntöön, tekijänoikeuteen ja kaupallistamiseen liittyvissä asioissa. Salassapitokysymykset ja sopimusten laatiminen vaativat usein juristin konsultointia.

Tutkimusetiikka ja julkaiseminen ovat niin ikään kokonaisuuksia, joiden haltuunotto hankkeessa vaatii usein erityistä sparrausta. Hanketoimijoiden puheissa toistuvat myös viestintään liittyvät tukitarpeet, kuten tarve saada tukea viestinnän suunnittelussa, käytännön toteuttamisessa sekä tuloksista tiedottamisessa rahoittajan ehdot ja oman organisaation ohjeet huomioiden. 

Vertaistuki ja sisäisten verkostojen tunnistaminen ratkaisujen keskiössä  

Edellä kuvattu tuen tarpeiden kirjo heijastaa projektipäälliköiden ja hankeasiantuntijoiden työn kompleksisuutta ja moninaisia osaamisvaatimuksia. Ei ole yllättävää, että etenkin projektipäälliköt kokevat työnsä toisinaan yksinäiseksi ja tarve saada tukea omaan jaksamiseen nousee vahvasti esiin.

Pohdittaessa ratkaisuja tuen organisoimiseksi vertaistuen rooli nouseekin tärkeäksi hanketoimijoiden puheissa. Etenkin hanketyössä karttuneen hiljaisen tiedon jakaminen koetaan tärkeäksi. Jakamalla tietoa vertaisten kesken voidaan nopeasti ratkoa monia arkisia ongelmia ja vahvistaa samalla paitsi yksilöiden, myös koko organisaation hankeosaamista.  

Toiseksi ratkaisuksi hanketoimijat nostavat sisäisen yhteistyön kehittämisen ja hankkeiden tarvitsemien palvelujen tarjooman näkyväksi tekemisen. Tukea ja palveluja on korkeakouluissa saatavilla kattavasti, mutta projektipäällikön on toisinaan haastavaa tunnistaa palvelujen kokonaisuudesta juuri hanketoiminnan näkökulmasta oikea palvelu tai yhteyshenkilö. Palveluja voidaan tällöin tuoda hanketoimijoiden ulottuville yksinkertaisimmillaan esimerkiksi tarjoomaa kokoavalla ja paremmin näkyväksi tekevällä viestinnällä. 

Nopeus ja joustavuus tukipalvelujen kehittämisen keskeisinä tavoitteina

Korkeakoulut näyttävät olevan eri vaiheissa TKI-hankkeille suunnatun tuen organisoimisessa. Joissakin palvelut on keskitetty yhteen yksikköön, toisissa korkeakouluissa – kuten meillä Haaga-Heliassa – tukipalveluja tuottavat tällä hetkellä useat organisaation palveluyksiköt rinnakkain. Palveluiden kehittämisen tarve on kuitenkin kaikkialla tunnistettu ja kasvaneet hankemäärät ohjaavat meitä kaikkia ratkomaan niiden organisoimiseen liittyviä kysymyksiä lähitulevaisuudessa, ja TKI-toimintaa yhä paremmin palvelevaan suuntaan.  

Keskeistä tulevaisuuden palvelujen tuottamisessa on huomioida mahdolliset nopeastikin muuttuvat osaamistarpeet ja -vaatimukset, joita hankkeissa toimiva henkilöstö joutuu työssään kohtaamaan. Nopea ja joustava reagointi vaikkapa täsmäkoulutuksin auttaa hanketoimijoita suoriutumaan vaativasta työstään laadukkaasti, hyvinvoinnista ja jaksamisesta tinkimättä.

Editointi: Marianne Wegmüller

Kuva: Haaga-Helia