Korkeakouluyhteisö on työpaikka, jossa roolien kirjo on moninainen. Työntekijät ovat erikoistuneet tiettyihin tehtäviin, ja kunkin osa-alueen syvällinen asiantuntemus on keskitetty eri ryhmille. Palvelutehtävissä on usein välttämätöntäkin varoa antamasta vastausta aiheeseen, jota ei tunne läpikotaisin, jotta ei tulisi ohjeistaneeksi väärin jossakin kriittisessä. On kuitenkin sekä asiakkaan että työpaikan kannalta hyvä, jos työntekijä tuntee organisaation toimintaa ja ohjeistuksia kokonaisvaltaisemmin.

Kun opintojen aloittamista pohtiva henkilö on yhteydessä oppilaitokseen, voi hänen olla vaikea valita paras taho vastaamaan mietityttäviin kysymyksiin. Niitä on mielessä ehkä monia kuten, millä lisätä mahdollisuuksia tulla valituksi, miten edistää opintoja avoimessa ammattikorkeakoulussa ennen virallista aloitusta, voiko opinnoissa saada hyväksilukuja aiempien opintojen tai työkokemuksen perusteella tai oikeuttavatko opinnot opintovapaaseen ja taloudellisiin tukiin.

Kysyjälle palveluita yhdeltä luukulta

Ammatillisen opettajakorkeakoulun opintoneuvojana pääsee harva se päivä vastailemaan edellä mainittuun kysymyssettiin, vaikka vain osa ”kuuluisi” itselle. Lähtökohtaisesti opiskelijavalinnoissa ohjeistavat hakijapalvelut, avoimessa ammattikorkeakoulussa suoritettavissa opinnoissa avoimen AMK:n osaajat ja hyväksiluvuissa taas kunkin koulutuksen asiantuntijat.

Jos kysyjät säännöllisesti lähettävät nämä pohdintansa opintoneuvojalle, alkaa tuntua järkevältä ottaa selvää itsekin, miten homma toimii. Organisaation toiminta on tehokkaampaa, kun ei tarvitse aina välittää viestiä monelle vastattavaksi. Jo linkkivinkkien tarjoaminen tai parhaassa tapauksessa toiselta tiimiltä talteen haalittu mallivastaus auttaa eteenpäin ja saattaa välttää triplatyön asiakaspalvelun äärellä.

Se, että pystyy tarjoamaan ensivaiheen opastusta – ja on kiinnostunut huomioimaan kysyjän tilanteen kokonaisuutena – vähentää käsiteltävien yhteydenottojen määrää. On myös hienoa, jos asiakas voi saada palvelua yhden luukun periaatteella.

Oman asiantuntijuuden monipuolistamista

Korkeakoulussa samaan asiakaskuntaan eli opiskelijoihin liittyviä toimia hoitavat opintopolun vaiheissa useat tahot: hakijapalvelut, opintopalvelut, koulutussuunnittelijat, opinto-ohjaajat ja opettajat, vain muutamia mainitakseni. Lisäksi opintojen sujuvuuden kannalta merkittäviä tekijöitä ovat esimerkiksi opintojärjestelmästä vastaavat henkilöt ja IT-palvelut. Käyttäjätunnuksista, järjestelmämuutoksista ja kurssi-ilmoittautumisista tulee meidänkin tietää jotain, vaikka ydinosaaminen olisikin toisaalla.

Asiantuntijaorganisaatiossa on luontevaa, että kaikki eivät voi osata kaikkea, mutta tiedon siiloutumista on tarpeen välttää. Ryhmien välinen tiedonkulku saattaa etenkin etätyöaikana vaatia enemmän panostusta.

Kun tutustuu työnkuvansa ulkopuolisiin aiheisiin, oma asiantuntijuus laajenee. Työ on mielekkäämpää, kun osaa vastata mahdollisimman moneen kysymykseen ja pystyy tarjoamaan ohjauksellisempaa neuvontaa. Opintoneuvojilla on usein tilaisuus ohjeistaa myös organisaatiorajojen yli – vinkata vaikkapa Migrin tarvitsemista dokumenteista, OPH:n rinnastamispäätöksen hakemisesta, YTHS:n palveluista tai opiskelijan etuuksista.

Siinä on ohjaus- ja neuvontatyön suola. Osata auttaa eteenpäin ja kehittyä itsekin!

Haastankin sekä itseni että muut korkeakoulukollegat ottamaan selvää toisten työkentistä ja edistämään ryhmien välistä yhteistyötä! Ymmärrämmehän kokonaisuuden ja sen, mihin laajempaan prosessiin oma työvaiheemme liittyy? Osaammehan opastaa eteenpäin ja hakea yhteyttä toisiimme? Yhteisen asiakkaan äärellä on kaikille hedelmällistä tietää, mitä toiset suunnilleen tekevät ja mistä toisten osaamisalueiden ohjeita asiakkaille löytyy.