Opintopalveluissa työskentelevä opintoneuvoja on usein roolissa, jossa joutuu muistuttamaan byrokraattisen tuntuisista reunaehdoista opiskelijaa koskevalle toiminnalle, viestinnälle ja päätöksenteolle. Opiskeluoikeudella on kestonsa, poissa olevaksi ilmoittautumisella maksiminsa ja lisäaikaa ei heru noin vain. Opiskeluoikeuden menettänyt joutuu hakemaan sen uudelleen myöntämistä, lukuvuodelle ilmoittautumisella on aikarajansa, ja valmistuvan todistuspyyntöäkään ei oteta vastaan milloin tahansa.

Näillä byrokratiaksi usein kutsutuilla reunaehdoilla on kuitenkin tarkoituksensa. Eikä niitä kukaan keksi kiusallaan tai omaa työkuormaa säädelläkseen.

Byrokratia varmistaa yhdenvertaisuutta

Opintohallinnossa toimitaan lakien mukaan, sillä esimerkiksi ammattikorkeakoululaki velvoittaa tiettyihin käytäntöihin. Lain mukaan toimiminen tarkoittaa sekä opiskelijan oikeuksia että opintoihin liittyviä rajoituksia.

Lakien lisäksi myös erilaiset välttämättömät käytännöt ohjaavat työtä. Prosessien venyminen usein liittyy siihen, että tarvitsemme lisätietoja tai hakemuksen liitteissä on puutteita. Vaikkapa hyväksilukuprosessissa täydennyspyyntöjä sinkoilee. Opiskelija ehkä harmistuu, mutta kirjausten on perustuttava riittäviin todenteisiin tutkintoa vastaavasta ajantasaisesta osaamisesta.

Kun byrokratia osuu ikävässä mielessä omaan nilkkaan, tuntuu se helposti kohtuuttomalta yksilöä kohtaan. Sen tarkoitus on kuitenkin hyvä. Pohjimmiltaan erilaiset säännöt ja aikarajat ovat olemassa sitä varten, että ne luovat turvaa – parhaimmillaan kokemuksen siitä, että voi luottaa tulleensa kohdelluksi samoin kuin muutkin. Tasapuolinen kohtelu on opintohallinnon ammattietiikan kulmakiviä.

Korkeakoulun ohella opiskelija voi kokea olevansa byrokratian rattaissa myös muiden opiskelijan elämässä vaikuttavien instituutioiden taholta. Tuotamme paljon opiskelua todistavia dokumentteja esimerkiksi Kelaan, työvoimaviranomaisille, kuntakokeilun toimijoille ja Työllisyysrahastoon.

Itsekin työvoimaviranomaisen ja Kelan leivissä palvelleena muistan, kun ensi kertaa vasta pöydän sillä puolen tulin ajatelleeksi sääntöjen luomaa tasapuolisuutta ja yhteiskunnallista merkitystä. Ulkopuolelta katsottuna on helppo pitää hallintohenkilöitä virkaintoisina ja sääntöjä turhan tiukkoina.

Asiakaspalvelua valtuuksiemme viitekehyksessä

Toki organisaatiossa sovitut periaatteet antavat myös työntekijöille prosessien vaatiman ajan työntekoon – mitä siitäkin tulisi, jos aikarajat joustaisivat loputtomiin. On tilanteita, joissa tuotamme esimerkiksi valtavan määrän todistuksia valtavan lyhyessä ajassa, jotta opiskelijat pääsisivät juhlimaan valmistumistaan valkoisen kansion kera pikimmiten.

Monissa prosesseissa on mukana useampi korkeakoulun henkilöstöstä, ja vaikka kynät ja leimasimet viuhuvat, mahdottomiin ei pystytä. Kuten muuttumaan allekirjoituksiksi työ- tai lomamatkalta tai sairastuvalta. Sähköisiä (tutkinto)todistuksia odottelemme mekin!

Vaikka luovuudelle on runsaasti sijaa jatkuvasti uudistuvien prosessien ja käytäntöjen sekä niistä viestimisen suunnittelussa, hallinnollinen työ vaatii todellista tarkkuutta. Opintohallinnossa toimimme rekisterinpitäjinä, mikä asettaa työnteollemme moninaisia ehtoja. Opiskelijarekisteriin kirjaamamme tiedot siirtyvät valtakunnallisiin järjestelmiin, ja näiden tietojen tulee olla kunnossa.

Kun opiskelija toivoo meiltä dokumenttia oman asiansa hoitamiseksi, joudumme toisinaan toteamaan, että valtuuksillamme on rajansa. Leimaamme vain dokumentteja, joiden tiedot voimme vahvistaa. Aina meiltä saatava todistus ei johda toivottuun lopputulokseen. Tästä esimerkkinä tilanteet, joissa monimuoto-opiskelija tahtoo todistaa opintonsa sivutoimisiksi, mutta ”työkkärin” lait sanovatkin muuta. Kaikkeen emme voi vaikuttaa, vaikka parhaamme opiskelijan palvelemiseksi teemmekin.

Kuva: www.shutterstock.com