Etätyömahdollisuus on tuonut joustavuutta monen työpäivään ja lisännyt työn tekemisen mielekkyyttä. Nyt muutaman vuoden etätyötä kokeiltuamme on alkanut tulla tietoa myös työntekijöiden kokemasta aiempaa suuremmasta stressistä ja uupumuksesta.

Syitäkin on löytynyt: työpäivät ovat pidentyneet huomaamatta, chatit ovat muuttaneet yhteydenpitoamme nopeatempoisemmaksi ja luoneet tunteen jatkuvan saatavilla olon tarpeesta. Lounaalle ei tunnu enää löytyvän aikaa Teams-palavereiden välissä. Digitaaliset välineet näyttävät ottaneet vallan työssämme.

Kun Suomessa siirryttiin keväällä 2020 etätöihin, monessa organisaatiossa oli kiire saada kuntoon etätapaamiset mahdollistava tekniikka ja opastaa henkilökunta käyttämään sitä. Siinä vaiheessa ei ollut aikaa miettiä kokonaisvaltaisempaa muutosta eli sitä, mitä muutos edellyttää organisaatiokulttuurilta, johtamiselta ja työskentelytavoilta. Nyt kun toimistolla työskenteleminen on jälleen mahdollista, yritykset ovat kehittäneet erilaisia hybridityön malleja, joiden avulla määritellään etä- ja lähityön käytäntöjä.

Eriaikaisesta työstä ratkaisu verkkokokousputkeen

Etätyö on monissa organisaatioissa lisännyt entisestään palaverien määrää. Vaikka työntekijät ovat palanneet toimistolle, päivä täyttyy silti usein peräkkäisistä verkkokokouksista. Ei ole harvinaista sekään, että samaan aikaan osallistutaan kahteen virtuaaliseen kokoukseen yhtä aikaa.

Viimeisen vuoden aikana on useammassakin blogissa liputettu asynkronisen työn lisäämisen puolesta (Glavenksi 2021; Honkonen 2021; Lufkin 2021; Val Mas 2022). Asynkronisuus tarkoittaa eriaikaista työtä, jolloin viestintä on lähinnä kirjallista. Tämä mahdollistaa parhaimmillaan keskittyneen, tehokkaan ja joustavan työn tekemisen, kun kukin voi itse päättää, missä ja milloin osallistuu työn tekemiseen. Työntekijä voi esimerkiksi työstää jaettua dokumenttia itselle sopivana ajankohtana tai osallistua keskusteluun chatissä.

Tämän tyyppinen työskentelytapa edellyttää kuitenkin ajattelutapojen ja totuttujen työnteon tapojen muutosta. Olisi hyvä myös miettiä, milloin eriaikainen työ ja milloin taas kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus tuottaa oikeasti lisäarvoa.

Käytännön vinkkejä eriaikaiseen vuorovaikutukseen

Osana Haaga-Helian koordinoimaa Digisti Live – tapahtumien uusi aikakausi -hanketta etsimme käytännön ratkaisuja siihen, miten asynkronista työtä tulisi tukea ja johtaa. Hankkeessa työskentelevät palvelumuotoilun asiantuntijat haastattelivat yhdeksää johtajaa ja asiantuntijaa. Näiden haastattelujen tavoitteena oli paremmin ymmärtää asynkronisen työn nykytilaa sekä siihen liittyviä onnistumisia ja haasteita.

Suurin osa haastateltavistamme ei tuntenut asynkronista työtä käsitteenä, vaikka itse työskentelytapa olikin tuttu. Kansainvälisissä organisaatioissa työtä oli totuttu tekemään eri aikaan ja eri paikassa, mutta useissa haastatteluun osallistuneissa organisaatioissa yhteiskehittäminen tapahtuu edelleen pääasiassa palavereissa ja kokouksissa. Kaikki haastateltavat kuitenkin kertoivat kokevansa, että asynkronisen työn mahdollisuuksia ei vielä osata tarpeeksi hyödyntää heidän organisaatiossaan.

Alla on kiteytettynä haastatteluissa esiin nousseita asynkronisen työn haasteita ja onnistumisen edellytyksiä:

Haasteita:

• Työntekijöitä osallistetaan erilaisiin kehittämisprosesseihin, joissa he eivät ole itse keskeisen toimijan roolissa.
• Digitaalisilla alustoilla pyydetään kommentteja asioihin, jotka vaatisivat aikaa ja asiaan perehtymistä.
• Keskusteluun osallistuminen alustoilla puolestaan vaatisi jatkuvasti pongahtelevien kommenttien seuraamista.

Ratkaisu: Mieti mihin ja miten ihmisiä osallistetaan sekä keitä pyydetään osallistumaan

Haaste: Tieto hukkuu eri alustoille – tietoa on vaikea löytää eri alustoilta. Kun tietoa tarvitsisi, ihmiset eivät enää muista minne viesti olikaan tullut.

Ratkaisu: Sopikaa, miten eri alustoja käytetään ja mitkä ovat pelisäännöt.

Haaste: Virtuaalisesti toteutetuissa projekteissa lopputulos hämmentää: Prosessin päätteeksi ihmiset ihmettelevät, että tällainenko tästä tuli? Näinkö me ajateltiin? Kuka teki päätökset? Virtuaalisesti toteutetuissa prosesseissa keskustelua ei synny samalla tavalla.

Ratkaisu: Virtuaalisuus asettaa uusia vaatimuksia prosessien ja päätöksenteon läpinäkyvyydelle sekä uudelleen arvioinnille; Pysähtykää matkan varrella arvioimaan, onko tämä sitä mitä sovimme ja halusimme?

Haaste: Asynkronista työtä ei tueta organisaatiossa, vaikka osa työntekijöistä kokee, että he eivät osaa käyttää eri alustoja. Syntyy vastarintaa ja työnhallinnan menettämisen tunteita.

Ratkaisu: Hyväksykää, että ihmiset omaksuvat uusia asioita eri tahtiin; tarvitaan koulutusta, sparrausta ja valmennusta

Haaste: Organisaatioissa, joissa keskustelu ja yhdessä tekeminen ovat keskiössä, asynkroninen työskentelytapa tuntuu vieraalta.

Ratkaisu: Keskustelkaa, missä tilanteissa ja tehtävissä asynkroninen työskentelytapa voisi toimia.

Haaste: Virtuaalityöskentelyssä korostuvat erilaiset motivaatiotasot.

Ratkaisu: Asynkroninen työ edellyttää sitoutumista, itsenäistä työotetta ja luottamusta. Erityisesti kansainvälisessä yhteistyössä luottamuksen rakentaminen on tärkeää ennen kuin asynkroninen työ onnistuu.

Läpinäkyviä prosesseja ja tiedon avointa jakamista

Asynkroninen työ edellyttääkin läpinäkyviä prosesseja ja tiedon avointa jakamista, mikä voi ravistella valtarakenteita. Jos tietoa pimitetään ja valta on keskittynyttä, asynkronisen työnteon kulttuuria voi olla vaikea toteuttaa. Johtajilta ja työntekijöiltä vaaditaan myös kykyä altistaa keskeneräinen työ muiden nähtäville sekä rakentuvan tiedon ja erilaisten lähestymistapojen hyväksymistä. Eräs haastateltavistamme kertoikin, että asynkroninen työtapa oli lisännyt demokratiaa organisaatiossa, sillä tietoa oli tullut yhä enemmän Teamsiin koko osaston henkilökunnan saataville.

Mikäli haluat kuulla lisää asynkronisesta työstä, ota seurantaan Tiina Lakkanevan ja Ulla Tirrosen podcast. Majacca Oy:n omistaja Tiina Lakkaneva toteutti Digisti Live -hankkeessa asynkroniseen työskentelyyn liittyviä palvelukokeiluja ja kehitti aiheeseen liittyvän podcast-sarjan, jossa pohdiskellaan työn mielekkyyden ja tehokkuuden edistämistä etätyön lisääntyessä. Asynkronisuutta käsittelevät jaksot julkaistaan syksyn 2022 aikana.