Perfect Destination on Business Finlandin rahoittama Co-Creation-vaiheessa oleva hanke, jonka seuraava askel on edetä Co-Innovation-hankkeeksi. Co-Creation-projektissa tutkimusorganisaatio ja yritykset työstävät ensin yhdessä uutta tutkimusideaa. Rahoitusta haetaan sitten yhteiseen Co-Innovation-hankkeeseen, jossa yrityksille on synnyttävä merkittäviä kansainvälisiä liiketoimintamahdollisuuksia ja tutkimusorganisaatiolle mahdollisuus tehdä tieteellisesti korkeatasoista tutkimusta.

Edessämme on siis hankehakemuksen kirjoitusprosessi.

Lähdimme liikkeelle perinteisellä mallilla. Lisäsimme hankehakemuspohjan Teamsiin hankkeen kanavalle ja keräsimme aiheesta tutkimusta, tilastoja ja taustatietoa. Tavallisesti pieni sisäinen asiantuntijatiimi kirjoittaa hankehakemuksen. Meille heräsi ajatus, että voisimme tällä kertaa toimia jollain muulla kuin perinteisellä tavalla.

Sparrausapua asiantuntijoilta

Päätimme ottaa käyttöön tiimissä olevaa palvelumuotoilun vankkaa osaamista. Tavoitteena oli tuoda vaihtelua hankehakemuskirjoittamisen prosessiin yhdistämällä ratkaisukeskeisiä työkaluja ja -tapoja sekä palvelumuotoilun keinoja.

Käynnistimme prosessin luomalla hankkeen tavoitteiden ja rahoittajan vaatimusten pohjalta ensimmäisen version hankkeen konseptimallista, joka visualisoitiin kuvamuotoon. Sovimme liudan asiantuntijahaastatteluja, joissa konseptia testattiin. Näiden asiantuntijoiden arvokkaiden kommenttien perusteella kehitimme konseptia lisää ja loimme siitä uuden version.

Tässä vaiheessa saimme rahoittajankin suunnalta sparrausapua. Ajatuksena oli, ettei ole mitään järkeä tehdä turhaan hakemusta, jota ei syystä tai toisesta voitaisi rahoittaa. Lisäksi teimme tiiviisti yhteistyötä pitkin prosessia Haaga-Helian tutkimuspalvelujen kanssa, jonka hankkeelle nimetty asiantuntija onkin ollut suureksi avuksi.

Esittelimme konseptin hiotun version uudessa asiantuntijahaastattelukierroksessa, ja pyysimme sille kommentteja. Hankehakemuksissa tulee vastata rahoittajan esittämiin kysymyksiin esimerkiksi siitä, mitä yhteiskunnallista vaikuttavuutta hankkeen aikana syntyy. Siispä kysyimme haastateltavilta. Saatu tieto siirtyy valikoiduin osin hankehakemukseen.

Prosessin päätteeksi pidimme Idea Sprint -tyylisen leikkaa-liimaa-työpajapäivän, jossa kokosimme ja suodatimme haastatteluista kerätyn materiaalin. Projektipäällikkö Pasi Tuominen toimi supermoderaattorina ja arvioi syntyneet aihiot. Niiden pohjalta hankehakemus sitten lopulta kirjoitetaan. Tämäkin oli uusi tuulahdus hankekirjoitusprosessiin. Ei ole tyypillistä, että hankkeen aineistot levitetään luokkatilan seinille, josta hyviä näkökulmia poimitaan hankehakemukseen.

Parviälystä pontta prosessiin

Ajatuksenamme oli “tyhjentää pää ja kysyä fiksummilta”. Keksimme, että tiimin kehittämää konseptia voitaisiin testata hanketiimin ulkopuolisilla matkailualan asiantuntijoilla. Haastattelisimme heitä sen sijaan, että konseptia sparrailtaisiin ainoastaan pienen tiimin kesken.

Parviälyn hyödyntäminen on kuin ottaisi hetkeksi jonkun toisen silmälasit päähän ja katsoisi niiden läpi. Jokaisella haastatellulla asiantuntijalla on erilaiset lasit ja erilainen näkökulma.

Kutsuimme haastatteluihin matkailualan asiantuntijoita sekä Haaga-Helian sisältä että ulkopuolelta. Kaikki haastatteluihin kutsutut lähtivät mielellään mukaan Teams- tai live-kahville jakamaan tietämystään. Kiitos heille siitä.

Epätäydellisyyden hyväksyminen on tärkeää

Hankehakemuksen edistämisen lisäksi haastattelut toimivat hankkeen sisäisenä markkinointikanavana. Saimme samalla levitettyä tietoutta hankkeesta, kun osoitimme arvostusta asiantuntijoiden tietotaitoa kohtaan. Perinteisessä hankehakemuksen kirjoitusprosessissa tällaisen mittakaavan viestintää ja verkostoitumista ei yleensä tapahdu.

Ei tarvitse luoda byrokraattista tiimiä tai työtapaa, kuten useimmiten on tapana, vaan prosessissa voidaan edetä myös nopeilla tunnin tai puolen lounas- tai kahvitapaamisilla.

Tässä kiteytettynä hyväksi havaitsemamme toimintatavat:

• Projektipäällikkö antoi tilaa toimia epätotunnaisin keinoin
• Hyödynsimme verkostoja
• Iteratiivisuus ja konseptointi
• Sovelsimme ratkaisukeskeisiä työtapoja
• Rahoittaja sparrasi myös hakemuksentekovaiheessa

Hankehakemuksen läpimenoa tämä vaihtoehtoinen työtapa ei tietenkään takaa. Pitäkää siis peukkuja!

Kuva: www.shutterstock.com