Työelämä
Virtuaalinen bisnes-etiketti kokouksen järjestäjälle ja osallistujalle

Miten tehdä etäkokoustamisesta ammattimaisempaa?

Julkaistu : 22.05.2020

”Etätyö jatkuu yli kesän” – Yle uutiset 4.5.2020

Koronaviruksen aiheuttamaa etätyötä on takana nyt noin kaksi kuukautta. Mediassa spekuloidaan, miten pitkälle kriisin vaikutukset mahtavat yltää. Kukaan ei tiedä, kuinka kauan kestää, että ihmiset voivat taas turvallisesti pakkautua lähekkäin vaikkapa lentokoneeseen tai suuriin konferenssikeskuksiin. Toiset kokevat ”uuden normaalin” olevan entistä parempi, toiset ikävöivät palavasti takaisin työpaikoille ja live-kontaktien pariin.

Itse olen suuri live-kohtaamisten ystävä, mutta uskon virtuaalisten kokousten jäävän elämään tehokkaampina, ekologisempina ja edullisempina live-kokousten rinnalle pysyvästi – mutta eri säännöin. Poikkeusaikana on ok vetää jotkut päivät pyjamahousuissa ja tukka lytyssä kamera suljettuna palaverista toiseen, mutta jos virtuaalisuus on normaalioloissa tehty moderni valinta, ovat odotukset ja vaatimukset toisenlaiset.

Nyt lukuisia työpäiviä Zoomissa, Teamsissa ja Skypessä vietettyäni on mielessäni alkanut muotoutua ajatus virtuaalisen bisnes-etiketin tarpeesta, joka tekisi tulevaisuuden etäkokoustamisesta ammattimaisempaa. Tsekkaa siis tämä muistilista virtuaalisiin bisnestapaamisiin. Nyt on hyvä hetki erottua edukseen myös verkossa.

Järjestäjälle:

  1. Jos olet kokouksen koollekutsuja, ilmoita osallistujille etukäteen, mikä on politiikka kameran ja mikrofonin käytössä. On hyvä kertoa jo kokouskutsussa, pitävätkö kaikki videon päällä ja voivat keskustella vapaasti vai onko kenties kyseessä yksisuuntainen tilaisuus, jossa tilaisuuden järjestäjä on mykistänyt osallistujat. On inhottavaa joutua arvailemaan, kuuluuko oma ääni järjestäjälle, kun lepertelee sohvalla kiehnäävälle kissalle.
  2. Huolehdi esteettömyydestä kokouspaikan valinnassa. Osa työnantajista on kieltänyt Zoomin käytön työpaikan koneilla tietoturvasyistä, eikä kaikilla ole esimerkiksi Google hangoutsiin tarvittavaa Gmail-tiliä. Selvitä siis etukäteen, että kaikilla on pääsy valittuun verkkokokoustyökaluun.
  3. Valmistele esitysmateriaalit sellaisiksi, että ne ovat helppolukuiset pienen läppärin näytöltä. On eri asia katsella kalvoja jaetulta ruudulta kuin videotykiltä.
  4. Aikataulutus ja aktivointi! Jos tätä ei ole mietitty huolella, kokouksista tulee taatusti puuduttavia. Taukojen lisäksi kyselyt, Zoomin breakout roomeihin jakautuminen ja virtuaalityökalujen (kuten vaikka Google Jamboardin) käyttäminen osallistavat ja pitävät mielenkiintoa yllä.

Parhaat kokousjärjestäjät keksivät keinot jättää positiivisen muistijäljen myös virtuaalikokouksissa. Mahdollisuuksia ja uusia ideoita syntyy sitä mukaa, mitä yleisemmäksi etäkokoustaminen käy. Voit esimerkiksi tilata etukäteen kokoustarjoilut Woltilla osallistujien kotiin tai tilata taikurin naurattamaan ja hämmästyttämään kahvitauolle. Suosittu tapa on ottaa kuva ruudusta ja hyödyntää tätä uutta ryhmäkuvaa kiitosviestissä tai sosiaalisessa mediassa.

Sekä osallistujalle että järjestäjälle:

  1. Suit Up! Onko mitään syytä olla virtuaalikokouksessa huolittelemattomampi kuin live-kokouksissa? Pukeutumalla ja laittautumalla kuten töihin tunnet olosi paremmaksi ja itsevarmemmaksi myös virtuaalitapaamisissa.
  2. Mielikuvat ja brändäys merkitsevät bittiavaruudessakin. Tietokoneruutua tuijottaessa osallistujilla on paljon aikaa katsella, missä tilassa toiset ovat. Vinksottavat kattolamput ovat tulleet tutuksi koronakeväänä ja herää ajatus, että on syynsä, miksi neuvotteluhuoneet ja kokouskeskukset on keksitty. Professionaali osallistuja hyödyntää virtuaalisia taustakuvia tai neutraaleja live-ympäristöjä taustana.
  3. Suunnittele esiintyminen etukäteen. Etenkin tottumattomalle videon kautta itsensä ja asiansa esittely voi olla jännittävää, joten tavoitteet tapaamiselle kannattaa miettiä etukäteen.
  4. Pidä mikrofoni äänettömällä, kun et puhu. Taustameteli kuuluu yllättävän hyvin muille ja kuulokkeiden käyttö saattaa olla tästä syystä kannattavaa.
  5. Kokouksen päättyessä varmista, että muistit katkaista yhteyden tai nauhoituksen, jos kokous on tallennettu. Pienemmissä kokouksissa on kohteliasta huikata chatiin, jos joutuu poistumaan etukäteen.

Vinkki! Useimmissa verkkokokoustyökaluissa voi ladata oman firman ilmeen mukaisen taustakuvan. Tällaisen voi myös tehdä varta vasten kokouksen teemaan tukemaan.

StartUp Schoolin Pre-Easter Partyissa harjoiteltiin personoitujen virtuaalitaustakuvien hyödyntämistä.

Ulla Alakangas toimii concept managerina StartUp Schoolissa. Hänellä on yli kymmenen vuoden kokemus monikanavaisesta viestinnästä niin julkiselta sektorilta kuin yrityskentältä. Alakangas on myös sisällöntuotantoalan yrittäjä.