Visio muuttuu konkreettiseksi toiminnaksi keskustelun avulla – Kokemuksia Digivisio 2030 -hankkeen muutostyöstä

Digivisio 2030 on kaikkien suomalaisten korkeakoulujen yhteinen hanke, jonka tavoitteena on osaltaan mahdollistaa koulutustason nostaminen ja työllistymisen paraneminen. Ensimmäisenä toteutuksena hankkeessa luodaan Opin.fi-palvelu, joka kokoaa yhteen suomalaisten korkeakoulujen avoimen opintotarjonnan. Opin.fi auttaa oppijaa löytämään hänelle sopivia osaamisen kehittämisen mahdollisuuksia ja tukee korkeakouluja entistä laadukkaamman ja osuvamman koulutustarjonnan tuottamisessa. Palvelu on tarkoitus lanseerata käyttöön vuoden 2025 aikana. (Digivisio 2024A; Digivisio 2024B.)

Opin.fi-palvelun teknisen kehittämisen ohella Digivisio 2030 -hankkeen rooli on ollut tarjota korkeakouluille tukea muutosjohtamiseen. Käytännössä tuki on toteutettu vuoden 2022 syksyllä käynnistyneen muutosohjelman sekä jokaisesta korkeakoulusta nimettyjen muutoskoordinaattoreiden avulla. (Digivisio 2024A.) Nimetyt muutoskoordinaattorit ovat koko muutosohjelman ajan työskennelleet tiiviinä verkostona ja heidän vastuullaan on ollut hankkeen vision muuttaminen konkreettiseksi toiminnaksi korkeakoulujen sisällä.

Huolimatta yhteisestä muutosohjelmasta, kukin korkeakoulu on valinnut etenemistahtinsa ja sisäiset toimenpiteensä itse oman lähtötilanteensa ja tavoitteidensa perusteella. Tässä artikkelissa äänessä ovat Haaga-Helian muutoskoordinaattorit ja kuvaamme sitä, miten vision konkretisoinnissa onnistuttiin Haaga-Heliassa.

Kaiken perustana on järjestelmällinen organisoituminen

Haaga-Heliassa Digivisio 2030 -hankkeen muutostyö käynnistettiin syksyllä 2022 avaamalla keskustelu henkilöstön kanssa niin pian kuin mahdollista. Jo kuukausi aloituksesta ensimmäisen kampuksen henkilöstö oli koolla Digivisio-kahveilla keskustelemassa siitä mitä tuleman pitää. Tuolloin me muutoskoordinaattoritkaan emme oikeastaan tienneet, mistä on kyse ja mitä tehdään seuraavaksi.

Kehitettävä palvelu oli lähes ideatasolla vielä, eikä kehittämistyön aikataulu ollut vielä selvillä. Meillä ei siis ollut valmiita vastauksia keskustelut käynnistäessämme vaan heittäydyimme henkilöstömme eteen tietämättöminä ja avoimina heidän kysymyksilleen ja näkemyksilleen. Nämä avoimet alkukeskustelut auttoivat meitä luomaan yhteisen ymmärryksen Digivisio 2030 -hankkeesta sekä suunnittelemaan etenemisemme tahdin ja sisäisen organisoitumisemme.

Ensimmäisten keskusteluiden jälkeen pystyimme luomaan suunnitelman sisäisestä organisoitumisestamme Digivisio 2030 -hankkeen ympärille. Meidän muutoskoordinaattoreiden vastuulla on ollut huolehtia, että oikeat ihmiset kohtaavat oikeassa aikaan ja oikean teeman äärellä. Laadimme suunnitelman, jossa oli aikataulutettuna tapaamisia kaikilla organisaation tasoilla.

Koko henkilöstölle suunnattujen avoimien keskusteluiden ohella varasimme kalentereihin tapaamisia tietyille kohderyhmille. Nämä kohderyhmäkohtaiset tapaamiset olivat muun muassa johtoryhmän jäsenistä koostuneen strategisen teemaryhmän keskusteluita, pedagogisten asiantuntijoiden kehittämistyön sparraamista sekä teknisten asiantuntijoiden kokoamista saman pöydän ääreen ratkomaan eteen tulleita haasteita ja valmistautumaan tulevaan. Näiden kohtaamisten rinnalla kaikkea tekemistä on tukenut viikoittaiset tapaamiset muutoskoordinaattoreiden ja johtoryhmässä istuvan operatiivisen yhteyshenkilön välillä.

Keskustelu sitouttaa ja auttaa yhteisen ymmärryksen luomisessa

Käytännössä sekä koko henkilöstölle suunnatut avoimet keskustelut että tiettyjen kohderyhmien tapaamiset ovat toimineet Haaga-Heliassa suunnitelmallisina sitouttamisen toimenpiteinä. Keskusteluissa henkilöstön jäsenet ovat saaneet osallistua ongelmien ratkaisemiseen ja etenemistapojen suunnitteluun, mikä vahvistaa sitoutumista muutokseen (Juuti 2017). Keskustelut loivat pohjan omalle tavoitetilallemme ja auttoivat meitä muutoskoordinaattoreita konkretisoimaan olemassa olevan vision konkreettisiksi toimenpiteiksi.

Digivisio 2030 -hanke tulee muuttamaan korkeakoulujen toimintaa ja vaikuttamaan koulutuksen tulevaisuuteen laajasti. Ilman asiantuntijoitamme osallistavia keskusteluita me muutoskoordinaattoritkaan emme olisi pystyneet ymmärtämään miten muutos vaikuttaa korkeakoulumme toimintoihin.

Avoin keskustelu on ollut avainasemassa Digivisio-hankkeen muutostyössä myös muuten kuin korkeakoulumme sisällä. Me muutoskoordinaattorit olemme kokoontuneet viikoittain yhteen muiden korkeakoulujen muutoskoordinaattoreiden kanssa jakamaan tietoa, osaamista ja kokemuksia. Nämä muutoskoordinaattoreiden verkostotapaamiset ovat mahdollistaneet yhteistyön ja tiedon jakamisen korkeakoulujen välillä. Tapaamisissa keskustellaan yhteisestä tavoitteesta ja pohditaan avoimesti ratkaisuja sinne pääsemiseksi, huolimatta mahdollisista kilpailuasetelmista.

Koskaan aiemmin korkeakoulut eivät ole kansallisella tasolla yhdistäneet voimiaan tällä tavalla yhteisen tavoitteen eteen.

Keskustelun merkitys matkalla visiosta konkretiaan

Digivisio 2030 -hankkeeseen liittyviä tapaamisia ja keskusteluita on muutostyön käynnistymisestä alkaen ollut Haaga-Heliassa kaiken kaikkiaan huikea määrä. Välillä olemme pohtineet, vievätkö tulevaisuuteen ja kehitettävään palveluun liittyvät keskustelut liikaa aikaa asiantuntijoiden varsinaiselta työltä. Näin jälkikäteen tarkasteltuna voimme kuitenkin todeta, että jokainen Digivisio 2030 -hankkeen ympärillä järjestetty tapaaminen ja keskustelu on ehdottomasti ollut tarpeen.

Visiosta konkretiaan ei voida siirtyä ennen kuin yhteinen ymmärrys visiosta ja sen konkretisoimisesta on luotu ja yhteisen ymmärryksen syntyminen vaatii paljon keskustelua.

Seuraavassa on viisi tärkeintä havaintoamme siitä, miten avoin keskustelu auttaa muutosmatkalla visiosta konkretiaksi.

1. Ideoiden luominen ja kehittäminen
   Avoin keskustelu mahdollistaa uusien ideoiden luomisen ja olemassa ol,evien kehittämisen. Haaga-Helian Digivisio-muutosohjelmassa aloitimme yhteisen todellisuuden rakentamisen puheen kautta vaikkei käytäntö ollut vielä edes selvillä. Olennaista onkin, että keskustelu uskalletaan avata ajoissa. Fasilitaattorilla ei tarvitse olla vastauksia valmiina, vaan hän innostaa keskustelijat luomaan ja kehittämään tulevaisuuskuvia yhdessä.
2. Yhteisen ymmärryksen luominen
   Tiedon jakaminen auttaa luomaan yhteisen ymmärryksen tavoitteista ja toimintatavoista. Useat kokoukset voisivat olla sähköposteja, mutta yhteisen ymmärryksen luomiseksi henkilökohtainen vuorovaikutus on korvaamatonta. Keskustelujen kautta voimme varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla, mikä vähentää väärinkäsityksiä ja edistää tehokasta yhteistyötä.
3. Luottamuksen ja yhteistyön vahvistaminen
   Avoin ja rehellinen keskustelu edistää luottamusta. Kertomalla alussa avoimesti, miten epävarmaa kaikki on, loimme ympäristön, jossa oli turvallista jakaa paitsi huolia, myös omia ajatuksia ja toiveitaan muutostyöhön liittyen. Avoimuus rohkaisee yhteistyöhön, ja mahdollistaa syvällisemmän ymmärryksen toistemme näkökulmista ja tarpeista. Avoin keskustelu auttaa meitä myös löytämään yhteisiä ratkaisuja, jotka palvelevat kaikkien etuja.
4. Monipuolisten näkökulmien hyödyntäminen
   Kun ihmiset eri taustoista jakavat tietojaan ja kokemuksiaan, keskustelut rikastuvat ja löydämme monipuolisempia ja luovempia ratkaisuja. Tämän voi todeta sekä Haaga-Helian sisäisen työskentelyn, että Digivision hanketoimiston koordinoiman muutoskoordinaattoriverkoston toiminnan pohjalta. Muutoskoordinaattoriverkostossa eri korkeakouluista eri ammattitaustoilla työskentelevät asiantuntijat kokoontuivat saman työn äärelle yhteisiin keskusteluihin. Tämä moninaisuus on tukenut ongelmaratkaisua ja mahdollistanut uusien näkökulmien syntymisen.
5. Motivaatio ja sitoutuminen
   Yhteinen puhe luo yhteisöllisyyden tunnetta ja keskustelemalla luodaan tavoitteet, jotka tuntuvat omalta. Kun ihmiset kokevat olevansa osa yhteisöä ja työskentelevänsä yhteisen tavoitteen eteen, he sitoutuvat ja haluavat tehdä parhaansa.

Keskustelulla on monia tarkoituksia, joita ei aina voi määritellä etukäteen. Erityisesti muutosprosessissa yhteisen ymmärryksen luominen on äärimmäisen tärkeää. Muutoksen onnistuminen edellyttää, että se koetaan yhteiseksi matkaksi, jolla on meille merkitystä. Sen varmistamisessa kiireetön puhe ja toisten kuuntelu ovat oivat työkalut.

Kuva: Haaga-Helia