Puhuja 1 [00:00:06]: Tämä on Haaga-Heliassa toteutettavan Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeen podcast, jossa keskustelemme pienten yritysten ohjelmistorobotiikasta ja tekoälyratkaisuista. Hanke on Hämeen ELY-keskuksen ja Euroopan sosiaalirahaston rahoittama. Mun nimeni on Anna Sivonen ja mä toimin tässä hankkeessa laskentatoimen asiantuntijana. Mulla on tänään tästä prosessien kehittämisestä ja siitä miten se liittyy automaatioon mun kaverina keskustelemassa mun kollegani tästä hankkeesta, Heli Kortesalmi. Moikka, Heli.

Puhuja 2 [00:00:38]: Moi, moi, Anna.

Puhuja 1 [00:00:41]: Tänään me tosiaan puhutaan näistä prosesseista, niiden kehittämisestä ja siitä millä tavalla se liittyy siihen automaatioon. Ennen kaikkea puhutaan ehkä siitä näkökulmasta, että miksi ihan jokaisen olis hyvä pysähtyä hetkeks miettimään että mitä siellä tekee ja miten tekee ja näin. Miten ne asiat siellä ihan arjessa toteutuu. Koska sitähän ne prosessit itse asiassa on, että ihan niitä jokapäivisiä asioita mitä siellä koko ajan tehdään. Eli siellä asiakkaille tuotetaan jotain palveluita tai tavaroita ja ostolaskut käsitellään sitten ostolaskuprosessissa ja näin edelleen. Tää ei oo siis vaan mikään isojen yritysten juttu, vaan myös pienillä yrityksillä tätä ihan toimintaa ja prosesseja siellä on. Tietysti isot ehkä useammin kuvaan niitä prosessejaan. Pienillä ne yrittäjät tietää ite mitä siellä sitten tapahtuu. Mutta vaikka itse tietää mitä siellä tapahtuu, niin kun niitä ei asioita pysähdy miettimään ja niitä ei kuvata, niin joskus voi tulla tehtyä vähän yllättävästikin sellasia asioita jotka vie sitten hirveesti aikaa sieltä toiminnasta. Siitä ihan tuottavasta toiminnasta.

Puhuja 2 [00:01:53]: Joo, mä oon miettinyt muuten ihan samaa, että vaikka tuntuu siltä että kyllähän mä tiedän mitä mä teen, mutta sit kun sitä prosessia on lähtenyt kuvaamaan, niin huomaakin että tekee jotain tosi monimutkaisesti ja turhaa ja jotain sellasta, kun ulkopuolinen sitä sit katsoo ja kysyy että miks sä teet tolla tavalla, niin sitten huomaa että ei tässä oikeestaan oo mitään syytä, että mä oon vaan tottunut tekemään tälleen. Kyllä se auttaa ihan pienemmällekin yritykselle ja yrittäjälle.

Puhuja 1 [00:02:19]: Kyllä ja ihan jokaiseen… Miksei jokaisen toimijankin vois olla ihan omassa tehtävässäänkin joskus hyvä vähän miettiä että mitä sitä oikeastaan tulee tehtyä ja onko siellä sellasia rutiiniluontoisia asioita mitä vaan toistaa ja toistaa ja ne vie hirveesti aikaa, mutta ei sitten oikeastaan tuota mitään lisäarvoa siellä.

Puhuja 2 [00:02:37]: Mitä sä oot muuten Anna mieltä, että kun joskus prosessin kehittämisessä puhutaan että mitattaessa ja säkin sanoit että vie aikaa, et niinkun ihan rupeis kellottamaan että kauan mulla menee johonkin tiettyyn tehtävään?

Puhuja 1 [00:02:51]: Kyllähän jossain prosessien kehittämisessä tietysti ihan kellotetaankin niitä asioita ja varsinkin sitten jos mennään ihan tuonne tuotannon puolelle ja kellotetaan, et kuinka kauan niissä prosessin vaiheissa menee. Ehkä nyt ei välttämättä ihan kaikissa yrityksissä tarvii lähteä kellottamaan että kuinka kauan niissä menee, mutat ehkä semmonen ihan summittainenkin ajatus siitä että mitkä asiat vie paljon aikaa ja mitkä on sitten nopeita hoitaa, tai mitkä tosiaan ne toistuvat prosessit vie siellä hirveesti aikaa, niin ehkä sellasia on hyvä selittää ja pysähtyä miettimään.

Puhuja 2 [00:03:31]: Mites, kun me opetetaan tässä tätä ohjelmistorobotiikkaa, niin mä oon huomannut et ennen kun me ruvetaan miettimään että mitä siitä työstä just automatisoidaan, niin olis hyvä kuvata nää prosessit myös. Oots sä olltu tällasessa Anna mukana?

Puhuja 1 [00:03:42]: Kyllä mä itse asiassa oon näitä prosesseja kuvannut ja ollut mukana siinä, et mietitään tosiaan että mitä siellä yrityksessä sitten tehdään. Et joskus näihin koulutuksiin tulee sellasia yrittäjiä jotka itse asiassa vasta siinä ottaa sen ajan ja oikeesti pysähtyy miettimään että mitähän sitä oikeesti sitten siellä arjessaan sitten tekee. Et ne on ihan hyviä kyllä siinä niitä miettiä ja kuvata. Ja tosiaan sit jos ajatellaan sitä automaatiota ja siihen liittyvää, niin se prosessien kuvaaminenhan on hirveen tärkeetä, että saadaan se automaatio sieltä selvitettyä, et minkälaisia automaation kohteita siellä sitten on. Eli tavallaan, kun robotit on kauheen hyviä semmosissa toistuvissa rutiinitehtävissä, niin sitten kun niitä sieltä tunnistaa, niin sit äkkiä löytää niitäkin asioita missä se robotti voi sitten auttaa siinä toiminnassa.

Puhuja 2 [00:04:41]: Joo, ihan totta, mutta meillä on kyllä käynyt silleenkin, kun tässä Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa tosiaan tarjotaan tätä neuvontaa ja konsultointia, me voidaan tehdä… Ja tän automaation kokeiluita, niin yhdelle tilitoimistolle me sitten lähdettiin dokumentoimaan prosessia ja miettimään että mitä sieltä vois tehostaa ja tää oli joku semmonen maksuihin liittyvä prosessi, jota teki ehkä 10 kirjanpitäjää tai useampi, siinä tilitoimistossa. Ja sit tosiaan me dokumentoitiin se, että joku yks-kaks kirjanpitäjää kertoi mitä he teki ja sit me käytiin yhdessä läpi. Sitten kun me oltiin piirretty tää prosessikuva, niin sitten alko tullakin niitä että ei, kun mä ajan tota raporttia ja mä ajan tätä raporttia, et sit he ei tehnytkään sitä samalla tavalla kaikki. Ja sit tää meidän automaatiokokeilu menikin siihen että ensin piti lähteä kehittämään sitä prosessia yhteneväiseks ja sit vasta voidaan opettaa se robotille. Et jos kaikki tekee saman asian eri tavalla, niin vaikka nyt standardit voi olla joillekin vähän tylsiä, mutta kykllä kai se on se… Ei sitä voi robotille mitenkään automatisoida, jos ei se oo yhtenäinen, hyväksytty toimintatapa.

Puhuja 1 [00:05:57]: Kyllä. Joo, ihmiset ehkä voi sitten toimia vähän eri tavalla siellä työssä ja vaikka ne nyt sitten olis ne prosessit opetettukin ja neuvottu niille ihmisille, niin ihmiset ehkä voi hiukan vapaammin toimia, mutta robotillehan semmonen on sitten heti hirvittävän hankala, jos on monia eri toimintavaihtoehtoja. Nyt kun me puhutaan tästä robotiikasta ja prosesseista niihin liittyen, niin oisko sulla heti tässä joku esimerkki siitä et mihin nää robotit sit ois oikein erityisen hyviä.

Puhuja 2 [00:06:31]: Just sellasiin toistuviin, yksinkertaisiin töihin. Aikaisemmin mä oon miettinyt että ohjelmistorobotilla automatisoidaan semmosia pitkiä prosessin pätkiä, että koko ostolaskun saapuminen vaikka yritykseen, siihen asti et se maksetaan. Mut sitten aika usein on niin, et siellä onkin, et osa pätkästä menee tosi tehokkaasti ja hyvin, mut sit voi olla että tässä kohtaa joudutaan siirtää tiedostoo paikasta toiseen tai muokkaamaan sitä tai jotain exceliä muokkaamaan, niin sit kun tunnistetaan tällaset, vaikka ihan helpoimmat on nää tämmöset et joka päivä tai joka viikko jotain exceliä käsitellään samaan muotoon, niin tällaset pikkuprosessit automatisoidaan. Ja mä oon miet… Et se on vähän melkein jo yllättänyt mut siinä automaation kehittämisessä, että tämmöset pienet automaatiot on niitä ehkä helpoimpia voittoja, tai niinkun IT-puolella puhutaan näistä low-hanging fruitseista, että niitä semmosia mä lähtisin ensimmäisenä automatisoimaan. Varsinkin, jos ei oo tehnyt tätä aikaisemmin.

Puhuja 1 [00:07:39]: Kyllä. Ehdottomasti kannattaa varmaan lähteä liikkeelle tosiaan siitä, et katsoo ensin ne missä kuluu kaikkein eniten turhaan sitä aikaa ja yrittää sitten niitä automatisoida. Eli taas siihenkin tarvitaan, että ymmärtää sen prosessin mitä siellä tapahtuu. Nyt sitten jos me mietitään sitä prosessien kehittämistä ja täntyyppisiä asioita, niin sitähän voi opiskella ihan hirvittävän pitkälle yliopistossa. Voit opiskella tuotantotaloutta ja vihkiytyä siihen prosessien kehittämiseen, mut et miten sä näkisit, kuinka paljon tarvii ihan semmosta erityisosaamista, kun lähtee sit näitä prosesseja miettimään ja kehittämään. Pitääkö tehdä tietyn mallin ja teorian mukaan kaikki vuokaaviot ja muut?

Puhuja 2 [00:08:22]: Niin, onhan näitä lean ja mitä tahansa prosessin kehittämismenetelmiä, mutta ihan tosta jos puhutaan tradenomien kanssa työskentelystä, jotka ihan aloittelee vasta työelämäänsä, niin se et sä kuvaat nykytilaa, niin me harjoitellaan ihan sitä, että mä teen mitä mä… Mä kuvaan prosessin, et mitä mä teen aamulla. Mä pesen hampaat ja syön aamupalan ja käyn lenkillä vaikka, niin tällasilla pikku harjoitteilla pääsee alkuun. Ja sit vaan miettii, että mitä mä teen siellä vaikka töissä. Ja hirveen helposti opiskelijatkin just sit huomaa nää kehityskohteet siinä, et kun se prosessi on kerran piirretty ja kuvattu, että on tietysti tärkeetä opiskella, mutta enemmänkin mä sanoisin et kannattaa lähtee vaan kokeilee ja miettimään.

Puhuja 1 [00:09:16]: Kyllä. Ja ihan pienestä, semmosesta yksinkertaisestakin voi tosiaan lähteä liikkeelle, et ei tarvii miettiä koko prosessia, et ymmärränkö mä nyt mistä prosessissa on kysymys, vaan lähteä ehkä enemmänkin tosiaan sillä ajatuksella et tässä kuvataan nyt ihan sitä toimintaa mitä siellä nyt sitten tehdään siellä yrityksessä, oli se mikä hyvänsä mitä nyt sit tarkastellaan. Ja mä oon kyllä ite vähän sitä mieltä, että vaikka tietysti on kaikkia sähköisiä työvälineitä ja muita joita siihen voi käyttää, mutta ihan paperi ja kynä -menetelmäkin käy kyllä ihan hyvin. Pääasia on vaan se, että aloittaa sen pohtimisen ja miettimisen ja yrittää kuvata sitä. Ja sitä kuvaustahan voi koko ajan muuttaa ja lisätä ja täydentää sinne sit matkan varrella, kun aloittaa ensin jostakin.

Puhuja 2 [00:10:03]: Tässä taitaa olla se niinkun kaikissa hommissa, että aloittaminen. Tai sit sen kaiken kiireen keskellä pysähtyminen ja vähän miettii mitä vois tehdä järkevämmin. Mun mielestä semmonenkin ois tosi tärkeetä miettiä että hei, nyt mä otan vaan aikaa ja mietin teenks mä jotain turhaa. Ja se vois paljastua tällä prosessin kehittämisen menetelmillä.

Puhuja 1 [00:10:24]: Kyllä. Joo, eli ihan vaan se, että siihen hetkeks varaa sen ajan ja tosiaan miettii mitä on, eikä turhaan jää kiinni sit siihen osaako nyt sitten laittaa jonnekin järjestelmään oikeet kuvat, tai saako nyt ihan varmasti tällä kertaa kaiken sinne. Et siitä prosessista voi ottaa vaikka pienen pätkänkin ja lähteä sitä miettimään ensin.

Puhuja 2 [00:10:50]: No niin, totta.

Puhuja 1 [00:10:51]: Olisko sulla jotain mitä sä haluaisit vielä lisätä tähän prosesseihin liittyen?

Puhuja 2 [00:10:58]: Mun mielestä puhuttiin aika kivasti. Mä vaan sanoisin sitä samaa niinkun sinäkin, että aloitetaan. Aloita tekemään ja pysähdy hetkeen.

Puhuja 1 [00:11:04]: Kyllä. Se oli Heli hienosti sanottu. Nyt jos jotakuta kuulijaa siellä jäi vähän kutkuttamaan tällainen mahdollisuus että näitä prosesseja lähtisitte miettimään, niin meidän hankkeen koulutuksissa on myös tähän liittyviä työpajoja, joissa pääsee ihan käytännössä vähän kehittämään niitä omia prosesseja ja miettimään ja siellä sitten ehkä muutaman mallinkin saattaa oppia, että millä tavalla niitä voidaan sitten niitä prosesseja kehittää.

Puhuja 2 [00:11:34]: Tervetuloa mukaan.