Lehdistötiedote on kuin virran mukana lipuva perho, ja jokainen mediaosuma on tärppi. Jokainen kalamies tietää, että usein paikka voi olla viehettä tärkeämpi.

Samalla tavoin myös tiedottaessa kohdentaminen voi toisinaan olla sisältöä tärkeämpää. Toimittaja pystyy elämään muutaman kirjoitusvirheen kanssa, mutta väärin kohdennettuna tiedote voi tuntua hänestä tarpeettomalta spämmäämiseltä.

Hyvä ja kiinnostavakin lehdistötiedote voi mennä täysin hukkaan, jos se lähetetään väärään paikkaan, väärille henkilöille ja väärään aikaan.

Kotilieden lukijat tuskin ovat erityisen kiinnostuneita Oak Ridgen laboratoriossa sijaitsevasta kvanttitietokone Frontierista, eivätkä Mikrobitin tilaajatkaan lehteä siinä olevien puolukkablondie-reseptien vuoksi lue.

Tilannetta voisi ehkä verrata siihen, että omaan työsähköpostiin kilahtelisi päivittäin Kotipitsan pitsatilauksia – yksi sienimestari, berlusconi ilman kanttarellia ja sitten vielä pari superseitania. Luulen, että jokainen meistä kypsyisi ajan mittaan.

Tiedotteen kohdentaminen

Lehdistötiedotteen kohdentaminen vaatii tiedottajalta aikaa ja perehtymistä eri julkaisijoihin. Pelkästään STT tavoittaa jopa satoja eri julkaisijoita aina ammattiliittokohtaisista lehdistä paikallislehtiin sekä eri alojen erikoisjulkaisuihin.

Mitä paremmin tiedottaja tuntee eri julkaisut, sitä paremmin hän kykenee myös kohdentamaan lehdistötiedotteen. Paikallistiedotetta tehdessä tulee muistaa, ettei Porvoo ole sama asia kuin Helsinki tai Järvenpää, vaikka ne kaikki sijaitsevatkin Uudellamaalla.

On sanomattakin selvää, ettei kukaan voi tuntea kaikkia Suomessa julkaistavia lehtiä. Sitä varten on onneksi hakukoneita ja erilaisia alustoja, joiden kautta niihin voi tutustua. Kannattaa myös tutustua muihin aihetta käsitteleviin uutisiin, jotta saa käsityksen siitä, mitkä lehdet ovat kiinnostuneet kyseisestä aihepiiristä.

Lehdistötiedotteita kohdentaessa kannattaa aina pitää mielessä, että jokainen väärin kohdennettu tiedote voi vahingoittaa organisaation mahdollisuuksia saada toimitukset kiinnostumaan sen tulevista tiedotteista.

Myös lehdistötiedotteen lähetysajalla on merkitystä. Vaikka uutisia tehdään nykyään kellon ympäri, niin paras aika lehdistötiedotteille on edelleen klo 7–9 välillä ennen kuin toimitukset ovat kokoontuneet aamupalaveriin jakamaan työtehtävät ja keskustelemaan päivän polttavista aiheista.

Ennen lähettämistä on tärkeää huomioida myös päivän muu uutistarjonta. Jos meneillään on tiukka vaalikamppailu, jää siihen liittymätön järjestötiedote helposti suurten uutisten jalkoihin. Varsinkin silloin, kun tiedotetta koskevan aiheesta uutisoinnista vastaa sama osasto kuin politiikasta.

Kuinka onnistua tiedottamisessa

• Rakenteeltaan lehdistötiedotteet noudattavat melko pitkälti verkkouutisten mallia, koska se helpottaa toimittajien työtä. Ensin kirjoitetaan otsikko ja ingressi, jonka jälkeen tulee pääasia, kommentit ja perustelut. Lopuksi laitetaan vielä taustatiedot.
• Lehdistötiedotteessa käytetyn kielen tulisi edetä soljuvasti ja sen on oltava selkeää. Pitkien lauseiden ja ammatillisen erikoissanaston käyttöä tulisi välttää, koska se heikentää tekstin yleistä luettavuutta. Erikoissanastoon kannattaa turvautua vain silloin, kun tiedote on tarkoitus lähettää alan erikoislehteen tai ammatilliseen lehteen.
• Tiedotetta voi elävöittää erotelluilla lainauksilla esimerkiksi asiaan liittyviltä ja relevanteilta asiantuntijoilta, joiden avulla tiedotteelle voidaan antaa kasvot ja taustatarina. Lainauksien käytössä on silti oltava maltillinen, sillä useampi voi tehdä tiedotteesta sekavan tuntuisen.
• Tiedotetta lähettäessä on huomioitava oman organisaation kokonaisnäkyvyys, jotta niitä ei lähtisi liian montaa saman päivän aikana. Jos tiedotteita on useampia samalle päivälle, tulisi ne koordinoida siten, etteivät ne ole aihepiiriltään samanlaisia.

Kuva: www.shutterstock.com