Tyhjä ruutu ja paljon asiaa. Teen ensimmäisen luonnoksen ja tungen pariin ensimmäiseen kappaleeseen vähintäänkin Alexandrian kirjaston verran tietoa, sillä sitähän minulta pyydettiin. Tarkastan, että kaikki tieto on varmasti esillä, ja nyökkään itselleni hyväksyvästi.

Samassa hetkessä tajuan tekstini olevan täyttä roskaa. Työnihän kuuluisi olla elävöittää, siistiä ja pelkistää monimutkaisia asioita. Toimia tulkkina organisaatiossani toimivien projektipäälliköiden, suunnittelijoiden ja tutkijoiden sekä suuren yleisön välillä.

Tutkimusjargonin papukaijamainen toistelu tarkoittaa pelkästään sitä, etten ole tehnyt työtäni kunnolla. Se puolestaan ei hyödytä ketään.

Viestintä on organisaation selkäranka, ja jos se ei toimi, niin koko paketti voi romahtaa kuin kahden pienen porsaan talot ison, pahan suden puhkuessa. Viestintää tarvitaan kaikessa ja sitä täytyy johtaa. Sen täytyy olla strategista, vaikuttavaa ja ymmärrettävää.

Erikoissanoille on oma paikkansa

Ihmiskuntaa piinaa nykypäivän suurimmaksi vitsaukseksikin nimitelty informaatioähky, joka aiheuttaa kitkaa tietoyhteiskunnan rattaisiin. Lukijat eivät jaksa enää itse suodataa oleellista tietoa epäoleellisesta. Tai selvittää, mitä mikäkin sana todellisuudessa tarkoittaa.

Juuri siksi suurelle yleisölle kohdennetut uutiset ja tiedotteet tulisi aina muokata sellaiseen muotoon, että niin laulava talonmies, räksyttävä toimittaja kuin akatemiatutkijakin ymmärtää nopealla vilkaisulla, mistä on kyse, ja mihin tekstillä oikeastaan pyritään.

Erikoisalojen sanakirjasta yön pikkutunneilla etsityt ammattialojen sivistyssanat harvemmin tekevät vaikutusta asiaan vihkiytymättömään. Niillä prameilu kuuluu akateemiseen kirjoittamiseen, eikä suinkaan päivittäiseen ja nopeatempoiseen tiedottamiseen.

Viestijä on portinvartija

Päivittäin julkaistaan keskimäärin noin 4,0–6,5 miljoonaa blogipostausta. Niiden lisäksi voimme laskea mukaan vielä pari miljoonaa uutisartikkelia, organisaatioviestinnän, viihteen, henkilökohtaiset kontaktit ja sosiaalisen median.

Tietystikään nämä eivät tavoita jokaista ihmistä, mutta kun määrää alkaa oikeasti summaamaan, niin ei ole mikään ihme, miksi niin monia ahdistaa.

Turhan ylikuormittamisen vuoksi onkin tärkeää, että viestijä suodattaa viesteistään pois kaiken epäoleellisen, vaikka se saattaakin toisinaan johtaa ikäviin ja täysin tarpeettomin konflikteihin eri asianosaisten kesken.

On täysin ymmärrettävää, jos tiedotteen luonnostellut ja pyytänyt taho haluaa tiedotteeseen kaiken tiedon, mitä hän ikinä voi tarjota, mutta viestijän ei siltikään tulisi unohtaa omaa asiantuntijuuttaan ja rooliaan organisaatiossa.

Palveluammatissa hänen tehtävänsä on palvella myös viestin vastaanottajia sekä vaalia organisaation mainetta. Tavallaan hän on kuin portinvartija, joka viime kädessä päättää, mikä tieto on hyödyllistä. Se on paljon vastuuta yhdelle tontille.

Kuva: www.shutterstock.com