Siirry sisältöön
Viestintä ja markkinointi
Oppeja virtuaalitapahtuman järjestämisestä

Olkoot tapahtuma live tai virtuaalinen, olennaista on se, että kaikki toteuttamisen pienet yksityiskohdat pitää saada kohdilleen. Tavoitteena on, että osallistuja saa parhaan mahdollisen tapahtumakokemuksen.

Julkaistu : 21.12.2021

Keväällä 2021 toteutimme virtuaalista Best Seller Competition -tapahtumaa. Se on Haaga-Heliassa järjestettävä myyntikilpailutapahtuma, jossa opiskelijat kisaavat B2B-myynnin taidoissa.

Edellisenä keväänä tapahtuman järjestämistä virtuaalisena ei edes harkittu, sillä se ei tuntunut lainkaan realistiselta vaihtoehdolta. Mutta minkä huikean matkan me kaikki olemmekaan kulkeneet pandemian aikana. Erilaiset virtuaalitapahtumat ja -kokoukset ovat nykyisin hyvinkin luontevia. Virtuaalitapahtuman järjestäminen vaatii kuitenkin aivan erilaista osaamista kuin live-tapahtuman järjestäminen.

Virtuaalitapahtumassa osallistaminen vaatii erityishuomiota

Virtuaalitapahtumaa suunniteltaessa lähdimme toki liikkeelle tapahtuman tavoitteesta, ydinviestistä, kohdeyleisöstä ja tapahtuman sisällöstä samoin kuin livetapahtumankin suunnittelussa. Tämän jälkeen olimmekin sitten tapahtumatuotannon ammattilaisen ohjauksessa – onneksi.

Alkuvaiheessa mietimme, millä alustalla järjestämme tapahtuman. Ajammeko vain livelähetyksen studiolta verkkoon seurattavaksi vai haluammeko mahdollisesti osallistaa osallistujia? Osallistaminen vaatii tapahtuma-alustan, joka tarjoaa mahdollisuuden verkostoitumiseen sekä kartoittaa osallistujien ajatuksia ja mielipiteitä esimerkiksi erilaisin kyselyin ja äänestyksin.

Päädyimme jälkimmäiseen vaihtoehtoon. Täytyy kuitenkin myöntää, että virtuaalitapahtumassa verkostoitumisen mahdollistaminen on haastavaa. Se vaatii keinoja, joita meillä ei vielä ollut käytössä.

Ajolistoista tapahtumakokemukseen

Virtuaalitapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa kuulin kollegalta termin ”tekninen ajolista”, joka oli minulle aivan uusi käsite. Tämä tekninen ajolista on aivan avainasemassa virtuaalitapahtuman suunnittelussa siinä vaiheessa, kun tapahtuma käytännön tasolla hahmotetaan.

Tekninen ajolista kertoo minuutin, jos ei sekunnin tarkkuudella, mitä tapahtuu studiossa ja mitä virtuaalisella tapahtuma-alustalla. Esimerkiksi mikä esitysmateriaali, nimiplanssi tai äänitehoste ajetaan ulos livestriimiin, mikä set-up on studion lavalla, kuka esiintyy studiossa ja kuinka pitkään ja mitä tapatuma-alustalla tapahtuu samanaikaisesti (esim. äänestyksiä ja kyselyitä virtuaaliosallistujille).

Meillä oli virtuaalisessa lähetyksessämme ennakkoon tehtyjä videoita, livehaastatteluja studiolla sekä videoyhteyden kautta tehtyjä haastatteluja. Jos livetapahtuman aikataulutus ja suunnittelu on tarkkaa puuhaa, niin virtuaalitapahtuman aikataulutus vasta tarkkaa onkin, Juontoja myöten ohjelma on suunniteltava sekunnin tarkasti, jotta kaiken edellä mainitun saa rullaamaan saumattomasti.

Olennaista kaikessa on miettiä tapahtuman osallistujan asiakaspolku ilmoittautumisesta palautteen antoon. Kaikki ne toteuttamisen pienet yksityiskohdat pitää saada kohdilleen ja niin, että osallistuja saa parhaan mahdollisen tapahtumakokemuksen.

Itseni yllätti se, kuinka paljon virtuaalitapahtuman suunnittelu viekään aikaa. Aina tapahtumien suunnittelussa taitaa tulla kiire, mutta virtuaalitapahtuman suunnitteluun kannattaa varata vielä enemmän aikaa. Ihan parasta tämänkin tapahtuman työprosessissa oli se, että pääsi tekemään yhteistyötä ja ammattilaistiimin kanssa. Oli suorastaan maagista seurata kuinka av-ammattilaiset toteuttivat studiossa tapahtuman, jota olimme pitkään ja hartaasti ennakolta suunnitelleet.

Kuva: www.shutterstock.com