Korkeakoulupedagogiikan seminaarista Pedaforumista on vuosien saatossa muotoutunut tapahtuma, jota odotetaan. Tänä vuonna 2022 järjestäjänä oli Haaga-Helia. Uuden järjestäjän etuna meillä oli mahdollisuus hyödyntää viestinnässä jo olemassa olevaa, tuttua brändiä ja tuoda siihen uusia mausteita.

Onnistunut viestintä olikin kirsikka kakussa vuoden suurimman opetukseen keskittyvän seminaarin järjestelyissä. Viestinnällä muun muassa varmistetaan, että haluttu kohderyhmä saapuu paikalle ja osallistujat saavat ajantasaista tietoa tapahtumasta. Tärkeää lienee myös, että tapahtuma jää mieleen onnistuneena tapahtumana.

Hyvin suunniteltu, puoliksi tehty

Tapahtumaviestintä on pitkäjänteistä ja monia detaljeja sisältävää työtä. Alussa onkin hyvä antaa tapahtumasta hieman vähemmän tietoa ja herätellä pikku hiljaa kohderyhmän kiinnostusta. Tapahtuman lähestyessä viestitään useammin ja laajemmilla sisällöillä.

Pedaforumin ulkoisina viestintäkanavina käytimme muun muassa kohdistettuja kutsuviestejä, lehdistötiedotteita, verkkosivuja sekä somea. Näin tavoitimme jo ennestään tapahtuman tuntevat, mutta saimme mukaan mahdollisesti myös aivan uuttakin yleisöä.

Kanavien valinnassa oli muistettava myös se, että tapahtuman on tavoitettava myös media ja muut erityiskohderyhmät, kuten konferenssiin abstraktejaan tarjoavat asiantuntijat.

Omaa yhteisöä ei sovi unohtaa

Tapahtumaviestinnässä omaa yhteisöä ei kannata missään nimessä unohtaa. Viestintää oli tehtävä erityisen aktiivisesti myös sisäisesti omissa kanavissamme innostaaksemme korkeakouluyhteisömme jäseniä mukaan.

Pyrimmekin innostamaan ihmisiä kaikissa teemaan liittyvissä verkostoissa – niin omassa kuin muissakin korkeakouluissa. Näin tapahtuman sanomaa saatiin levitettyä myös niin sanotun tavallisen puskaradion voimin. 

Viestintämme toimi, sillä saimme tapahtumaan tänä vuonna ennätysmäärän esitysehdotuksia. Myös tieto Pedaforumin ilmoittautumisesta tavoitti jo ensimmäisen viikon aikana monet. Jopa viidesosa ilmoittautumisista tehtiin ensimmäisen viikon aikana.  

Viestinnän monet roolit

Hyvässä viestinnässä onkin syytä kiinnittää huomiota sisältöjen ja ajantasaisuuden lisäksi myös viestinnän tapaan ja tyyliin. Esteettömät verkkosivut, selkeys ja ymmärrettävyys ovat perusasioita, mutta toisaalta viestinnän on oltava tarpeeksi innostavaa ja houkuttelevaa, jotta se saisi ihmiset kiinnostumaan tapahtumasta.

Viestijän työtä onkin usein asiantuntijoiden kirjoittamien tekstien editoiminen selkeiksi, mutta samalla houkutteleviksi. Myös viestintäkanavalla on väliä ja viestejä pitää räätälöidä eri kanavien mukaan. Esimerkiksi ammattijargonia kannattaa välttää nopeassa viestitulvassa, kuten somessa.

Suuren tapahtuman järjestäminen voi olla haastavaa, kun liikkuvia osia on paljon. Kaikki langat pitäisi osata pitää käsissä alusta loppuun. Monesti järjestäjillä onkin käsissään sekasortoinen, loputtomien tehtävien sillisalaatti. Kannattaa muistaa, että jos viestintä on toimivaa ja selkeää, antaa se kuvan asiantuntevin ottein järjestetystä tapahtumasta.  

Järjestäjän ja viestijän näkökulmasta on selvää, että viestintä on avainasemassa menestyksellisen tapahtuman järjestelyissä. Toimiva viestintä tavoittaa tapahtuman kohdeyleisön nopeasti ja vahvistaa omalta osaltaan tapahtuman hyvää brändiä. 

Onnistunut viestintäkonsepti myös periytyy seuraavalle järjestäjälle, ja osallistujat tottuvat löytämään tapahtumasta tietoa samoista lähteistä.