Ihmisten ymmärtäminen korostuu organisaation muutostilanteissa. Muutokset toiminnassa tai rakenteissa tapahtuvat usein pitkän prosessin tuloksena, ja siinä ovat osallisina sekä muutoksen valmistelijat että ne, joihin muutos lopulta kohdistuu.

Kohdistamme tässä katseemme etenkin organisaatioiden sisäisiin muutoksiin, joita omassamme on ollut käynnissä viimeisten vuosien aikana monta, kuten uuden strategian luominen, organisaation uudistaminen sekä koulutusuudistus.

Tavoitteenamme muutoksissa on ollut aidosti osallistaa henkilökuntaa ja muita tahoja, joita muutokset koskettavat. Jotta ymmärrämme heidän tarpeensa, on meidän oltava heidän kanssaan jatkuvassa vuorovaikutuksessa. On kysyttävä, kuunneltava, keskusteltava – ja pyrittävä ymmärtämään toinen toistemme näkökulmia.

Muutoksia on yhdessä edistetty muun muassa erilaisissa työpajoissa ja työryhmissä sekä aktiivisella ja monikanavaisella viestinnällä, vuorovaikutuksella ja rakentavalla palautteella. Osallistuminen ja halu vaikuttaa on ollut suurta, mikä on muutosten onnistumisen kannalta erityisen hienoa. Uskomme, että haluun osallistua vaikuttaa se, miten herkällä korvalla sidosryhmiä kuunnellaan sekä se, otetaanko heidän tarpeensa todella huomioon.

Paljon viestintää ei tarkoita aina hyvää viestintää. On osattava tunnistaa vastaanottajien tiedontarve ja ymmärryksen taso ja tehdä viestintää sen mukaisesti. Tämän saavuttaaksemme tarjoamme sidosryhmille tilaa kysyä ja ilmaista mielipiteensä.

Viestintämme on monikanavaista mutta samalla mietittyä: kanavat on valittu huolella ja niitä käytetään tarkoituksenmukaisesti. Tämä vaatii, että tiedämme, missä kanavissa keskeiset sidosryhmämme toimivat eli mistä heidät saavuttaa parhaiten. Olemmekin perinteisen intranetin lisäksi hyödyntäneet myös muun muassa podcasteja, videoita, virtuaalisia Q&A-tilaisuuksia, avoimia työryhmiä ja joissain tilanteissa myös sähköpostia. Hyödyntämiemme kanavien jatkuva kehitystyö on kiinteä osa niiden käyttöä.

Vaikka onnistumisia on koettu, kehittämiskohteita löytyy aina, ja siksi vuorovaikutusta on tärkeää pitää yllä myös sen jälkeen, kun varsinainen muutostyö on saatu valmiiksi. Oikeastaan vasta tämän jälkeen alkaakin tärkein työ eli muutoksen vakiinnuttaminen ja ihmisten sitouttaminen siihen. Kumpikaan näistä ei kuitenkaan onnistu ilman aktiivista viestintää ja vuorovaikutusta heti projektin alusta lähtien.

Opimme joka kerta enemmän ja uskomme, että viestintämme on kerta kerran jälkeen osallistavampaa ja saavutettampaa.