Viestinnässä on aina kyse sanomien välittämisestä, merkitysten tuottamisesta ja yhteisen ymmärryksen rakentamisesta. Sanojen merkitys on live-viestintätilanteessa pieni, sillä tulkitsemme koko ajan nonverbaalista viestintää; pieniä eleitä, kehon kieltä. Etänä vastapuolen reaktiota on vaikeampi havaita: vuorovaikutuksessa ja viestinnässä korostuukin tällöin aktiivisen kuuntelemisen taito.

Oman lisänsä etäviestintään tuovat laitteiden, ohjelmistojen ja tietoverkkojen ongelmat. Milloin tietokone ei vain suostu tunnistamaan kameraa, joskus taas äänet ovat hukassa. Järjestelmäkäynnistys voi alkaa odottamatta. Palaverin alku kuluu yllättävän usein osallistujia huhuillen ja sekä teknisiä että inhimillisiä haasteita ratkoen. Eipä ihme, että Horilan mukaan korona-ajan etäviestinnässä näkyy ylimääräinen ystävällisyyden kerros (Komulainen 6.5.2020).

Pandemia on muuttanut tapaamme puhua työtovereille. Ystävällisyys, suopeus ja myötämielisyys ovat lisääntyneet työyhteisöjen sisäisessä viestinnässä. (Komulainen 6.5.2020.) Myös Rauramo (2018) lukee virtuaalisesti kommunikoivan työyhteisön menestystekijöihin luottamuksen, jäsenten vahvan yhteisöllisyyden ja sitoutumisen. Tehokas kommunikointi ja tiedon jakaminen ovat yhteydessä yhteisiin toimintatapoihin sekä jäsenten itseohjautuvuuteen. (Rauramo 2018.)

Yhteinen tavoite on etänä entistä tärkeämpi

Etävuorovaikutustilanteeseen valmistautumisen aluksi on hyvä tarkentaa itselle, mikä on kohtaamisen tavoite. Halutaanko ohjata, oivalluttaa, vaikuttaa ajatuksiin ja asenteisiin tai saada aikaan muutoksen toiminnassa. Tavoite kannattaa kerrata tilanteen aikana useampaan kertaan kaikille osallistujille, sillä – etäsyystä tai toisesta – jokainen osallistuja ei aina ole paikalla, hereillä, kuulolla vuorovaikutustilanteen alkaessa.

Ennen etäpalaveria kannattaa pohtia, miten osallistujat saadaan kiinnostumaan ja kuuntelemaan, ja miten tätä kiinnostusta ylläpidetään. Millä keinoin viesti jäisi ihmisten mieleen ja muuttuisi toiminnaksi?

Etäesiintymistilanteeseen valmistautujan muistilista:
• Päätä esityksen tavoite, ja pidä esityksesi riittävän lyhyenä ja tiiviinä, aikataulu huomioiden.
• Huolehdi, että esityksesi rakenne on selkeä, esitysmateriaalisi on visuaalinen ja tekstimäärä on järkevä.
• Mieti, miten voit vaikuttaa ihmisten tunteisiin.
• Varmista, että hallitset etätyökalujen teknisen käytön ja toimivuuden.
• Lähetä tarvittaessa aktivoiva palaverilista ennakkoon.

Etäkohtaamisessa on leimallisia piirteitä, jotka erottavat sen kasvokkain kohtaamisista. Koska etäpalaverissa nonverbaalinen viestintä puuttuu tai on rajoitettua, on hiljaisimpien osallistujien vaikeampi saada suunvuoroa kuin livepalaverissa. Yhteys pätkii ja ihmiset saattavat puhua toistensa päälle. Siksi keskustelujen johtamisesta tulee haastavampaa. Kun osallistujat vielä tekevät tyypillisesti vähemmän tarkentavia kysymyksiä, ainakaan oma-aloitteisesti, on väärinymmärrysten mahdollisuus suurempi. Verkkokokouksissa vapaamatkustamisen kiusaus kasvaa, eikä palaverin vetäjän ole helppoa ymmärtää, ovatko kaikki vielä menossa mukana.

Hyvässä verkkovuorovaikutuksessa on omat niksinsä

Onnistunut etävuorovaikutustilanne vaatii:
• Ohjatun esittelykierroksen, mikäli osallistujat eivät tunne toisiaan.
• Yhteiset pelisäännöt mikin ja kameran päällä tai pois pitämisestä, kysymysten esittämiskanavasta ja chatista.
• Oman nimen mainitsemisen puheenvuoron alussa, mikäli kamerat eivät ole käytössä ja osallistujia on paljon.
• Lopuksi yhteenvedon ja toimenpiteistä sopimisen ennen seuraavaa tapaamista.

Asenne ratkaisee myös etäesiintymisessä! Ei ole niin nokonuukaa, jos aina ei onnistu täysin. Korona-aika on opettanut meidät sietämään ja hyväksymään teknisiä haasteita. Pahoittelu ja voivottelu eivät vie tilannetta eteenpäin, päinvastoin. Viisas etäpalaverin vetäjä varautuu teknisiin ongelmiin varalaittein ja -yhteyksin, positiivista asennetta unohtamatta.

Kirjoittajat

Eeva Puhakainen työskentelee Haaga-Heliassa viestinnän lehtorina sekä monien TKI-hankkeiden viestinnästä vastaavana. Meri Vehkaperä toimii Haaga-Heliassa strategiatyön ja johtamisen lehtorina sekä projektipäällikkönä (HH) Vastuullisen matkailun portaat -hankkeessa. Hanna Moisio toimii Haaga-Heliassa laskentatoimen lehtorina.

Lähteet

• Rauramo P. 2018. Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä. Työturvallisuuskeskus.
• Komulainen, K. 6.5.2020. “Etäviestinnässä näkyy ylimääräinen ystävällisyyden kerros”. Yle.