Nykyaikainen viestintä tapahtuu useissa eri kanavissa. Tämä voi aiheuttaa infoähkyä ja tiedon pirstaloitumista. (Kalakoski & al. 2021, 6; Ojanperä & Särmälä 2021). Tästä syystä yhteisistä sisäisen viestinnän pelisäännöistä on tärkeä sopia ennakkoon. Näin varmistetaan ajantasaisen tiedon saavutettavuus ja viestinnän tarjoama lisäarvo osallistujille.

Kinesis-innovaatio-ohjelmamme kestää noin yhdeksän kuukautta ja se muodostuu useista kohtaamispisteistä, kuten kohderyhmäanalyyseista, webinaareista sekä yhteistyöstämisen työpajoista. Jokaiselle kohtaamispisteelle on määritelty tavoite sekä keinot tavoitteen saavuttamiseksi. 

Ohjelman kestosta ja moninaisuudesta johtuen laadukas viestintä osallistujajoukon suuntaan on meille ensiarvoisen tärkeää. Viestinnällä pyrimme varmistamaan osallistujien sitoutuminen ohjelmaan sekä kohtaamispisteiden aikana että niiden välillä. 

Viestintäalusta kaiken pohjana

Innovaatioavun tarjoajana Kinesis-tiimin on näytettävä myös oma ketteryytensä. Osallistavan ilmapiirin vahvistamiseksi päädyimme luomaan interaktiivisen osallistuja-alustan.  

Kevään 2022 osallistujat näyttivät hiljaisuudellaan, että aluksi tarjolla ollut, erillistä kirjautumista vaativa Teams-ympäristö ei ollut tervetullut lisä yhdenkään organisaation työkalupakkiin. Syksyksi rakensimme kevyemmän Sharepoint-sivun, joka on logiikaltaan mahdollisimman yksinkertainen ja käyttöön houkutteleva.  

Osallistuja-alusta toimii uutissivuna, materiaalipankkina, kalenterina ja yhteystietohakemistona Kinesis-asiantuntijoiden suuntaan. Alustalle jaamme kaikki hankkeen aikana syntyvät julkaisut, joita nostamme innovaatio-ohjelman sisältöä tukien. Kun osallistujayritykset siirtyvät esimerkiksi skenaariotyöskentelyn pariin, jaamme osallistuja-alustalle asiantuntijablogin samasta aiheesta. 

Rehellisyyden nimissä alustan kommentointimahdollisuuksien ja muun osallistavuuden hyödyntäminen on ollut ensimmäisen kuukauden jälkeen olematonta. Kävijädata paljastaa osallistujien tutustuneen sentään materiaaleihin. Interaktiivisuus on kuitenkin nyt mahdollistettu, ja asiantuntijat pyrkivät aktivoimaan osallistujia jokaisessa kohtaamisessa. 

Kertaus kannattaa aina

Kiireisen pk-yrityksen kalenteriin tunkeutuessa on hyvä muistaa, että luomasi huipputason koulutuspaketti on todellisuudessa vain muutaman viikon välein kalentereissa näkyvä varausmerkintä. 

Kiinnostus on korkeimmillaan heti koulutussessioiden, webinaarien ja työpajojen jälkeen. Nämä ovatkin avainpaikkoja tärkeiden viestien välittämiseen. Joskus kalentereissa on kuitenkin ollut pidempi tauko ohjelmasta, tai osallistujan pää on yksinkertaisesti liian täynnä muuta asiaa. 

Kinesis-tiimissä päädyimme luomaan osallistujan tueksi koko yhdeksän kuukauden ohjelman ajan julkaistavan kuukausikirjeen. Kirjeessä pyrimme kirkastamaan jokaiselle osallistujalle ajankohtaista peruskuvaa siitä, mitä viimeisessä muutamassa tapaamisessa on tapahtunut ja mitä tapahtuu seuraavaksi. 

Kysy lisää -tyyppiset takaportit ylläpitävät vuorovaikutusta

Kuukausikirjeen jokaisen otsikon alta löytyy arvokas lisätieto – keneltä kysyä, jos jotain jäi epäselväksi.  

Kinesis-tiimin kesken olemme sopineet avainhenkilöistä eri ohjelman osien suhteen. Roolit ja tiedonjakamisen käytännöt ovat selkeitä ja viestit tuodaan avoimeksi projektitiimin Teams-kanavalla.  Tavoitteena on, että projektipäällikön laatikko ei täyttyisi jatkuvista kyselyistä ja että jokainen tiimiläinen pysyy ajan tasalla.

Kertausta kyselevät osallistujat voivat tuntua epäonnistumiselta. Uutiskirjeet on jaettu, tapahtumista on muistuteltu sähköpostitse ja verkkoalustalla sekä edellinen yhteinen tapaaminen oli vasta viikko sitten. Miksi kenelläkään olisi tarvetta enää kysyä yhtään mitään?  

Erilaiset elämäntilanteet, kiireen taso organisaatiossa ja ihmisten väliset erot tiedon vastaanottamisessa takaavat sen, että joku kaipaa aina kertausta. Lisäkysymykset ja varmistelut kannattaa nähdä onnistumisina ja tarttua niihin mahdollisuutena kehittää viestintäänsä.

Kuva: www.shutterstock.com