Korona on tuonut paljon epävarmuutta ja yllätyksiä työn arkeen. Viestinnässä tämä on tarkoittanut muun muassa sitä, että välillä on pitänyt viestiä sellaisistakin asioista selkeästi, joista kenelläkään ei ole tarkkaa tietoa. Tilanne ei ole millään lailla ihanteellinen, mutta toisaalta se on tarjonnut paljon mahdollisuuksia oppimiseen.

Nyt kun olemme eläneet pandemia-aikaa reilun vuoden, halusimme hieman pohtia niitä hyviä käytäntöjä, joita olemme korkeakouluviestinnässä löytäneet ja joita hyödyntäisimme pandemian jälkeenkin. Monet näistä pätevät varmasti alalla kuin alalla.

Haaga-Heliassa näitä muutoksia ovat vauhdittaneet myös organisaatiossa tehdyt muut suuret muutokset, kuten strategia-, koulutus- ja organisaatiouudistus.

1. Olemme ottaneet käyttöön uusia vuorovaikutuksen kanavia ja tehostaneet vanhojen käyttöä. Esimerkiksi Teamsin käyttö laajeni meillä huomattavasti, kun yhteistyö siirtyi verkkoon ja materiaalien piti olla helposti kaikkien saatavilla. Työvälineiden kautta on syntynyt uusia vuorovaikutuksen kanavia, jotka ovat mahdollistaneet aiempaa laajemman – osin ehkä myös paremman – vuorovaikutuksen.
2. Ennen koronaa digitaalisen viestinnän tukena olivat myös päivittäiset kohtaamiset, jotka korkeakoulussa tarkoittavat muun muassa opetustilanteita ja kampuksella työskentelyä. Etätyön ja -opiskelun myötä monet näistä viestintäpaikoista jäivät lähes kokonaan pois käytöstä.
   
   Digitaalisen viestinnän korostuminen haastaa meitä parempaan sisältöön ja vuorovaikutukseen, ja meidän on entistä tarkemmin mietittävä selkeyttä ja saavutettavuutta. Näiden parannusten toivoisi pysyvän myös sen jälkeen, kun pääsemme takaisin kampuksille.
3. Isommat ryhmät ovat voineet kommunikoida aiempaa helpommin, kun kohtaaminen ei ole enää ollut paikasta riippuvaista. Tämä tarkoittaa sitä, että organisaation jäsen voi olla entistä useammassa kehitysryhmässä. Viestinnässä tämä on auttanut osaltaan olemaan paremmin selvillä esimerkiksi projekteista, jotka aiemmin toimivat omina ryhminään.
   
   Tällä on toki ollut myös kääntöpuolensa. Kun ryhmiin on helppo kutsua aiempaa enemmän ihmisiä, monelle saattaa ilmaantua kymmeniä kutsuja uusiin ryhmiin, joissa itsellä ei ole välttämättä edes selkeää roolia.
4. Kokemustemme mukaan monet viestinnälliset asiat etenevät nyt nopeammin. Aiemmin moni pienikin asia saattoi vaatia yhteisen ajan löytämistä ja fyysisen palaverin sopimista, joka usein vei huomattavasti aikaa kalenterista. Paremmat digitaaliset välineet ovat mahdollistaneet ex tempore -tapaamiset, jossa aikaa ei kulu kuin itse asiaan.
5. Sisäinen viestintä (lähiviestintä) on noussut keskeisempään rooliin. Jos epävarmuus lisääntyy talon sisällä, se väistämättä välittyy ainakin jossakin määrin myös talon ulkopuolelle. Poikkeustila on haastanut monet miettimään, miten henkilöstölle voidaan viestiä niin, että olennaisista asioista ei jää turhia kysymysmerkkejä.
6. Poikkeusaika on opettanut meille paljon pitkäjänteisestä viestinnästä: jatkuvuudesta, avoimuudesta, vuorovaikutuksesta. Epävarmuus on luonut viestintään uudenlaista varmuutta, jota varmasti kannattaa edistää myös poikkeustilanteen jälkeen.
7. Poikkeusaika on tuonut meidät kokemuksellisesti yhteen. Olemme olleet samojen tilanteiden edessä ja pyrkineet kohti samaa päämäärää. Olemme jakaneet uusia kokemuksia yhdessä ja monella tavalla tutustuneet toisiimme paremmin. Yhteisöllisyys ja yhdessä tekeminen ovat tulevaisuuskestävän organisaation rakennuspaloja, ja siksi myös ehdottomasti arvokkain saavuttamamme oppi.