Tiedotteiden kirjoittamisesta on tullut työelämän taito, jota jokaisen olisi hyvä harjoittaa. Lehdistötiedotteet ovat tärkeitä paitsi niitä lähettäville organisaatioille, projekteille ja asiantuntijoille myös toimittajille.

Julkisuutta haettaessa on tärkeää kuitenkin muistaa, että tiedote on vain yksi juttuvinkki kymmenien tai jopa satojen joukossa. Tästä syystä sen kirjoittamiseen kannattaa nähdä erityistä vaivaa.

Jos kykenet esittämään asiasi selkeästi, johdonmukaisesti ja vieläpä kiinnostavasti, niin on paljon todennäköisempää, että saat myös muut kiinnostumaan asiastasi. Jos et tiedä aiheesta tarpeeksi, niin se on aistittavissa tiedotteestasi.

Tiedotteen tehtävä on nimensä mukaisesti tiedottaa asiasta. Tiedottamisen pahin helmasynti on rönsyileminen. Se johtuu yleensä tiedottajan pyrkimyksestä sisällyttää yhteen tiedotteeseen liikaa tietoa.

Tuolloin uutisen kannalta tärkeät tiedot, kuten esimerkiksi uudet innovaatiot tai saavutetut tulokset, hukkuvat täysin triviaalien asioiden sekaan.

Kukaan ei ole kiinnostunut yksityiskohtaisesta tiedosta, kuinka multimiljardööri Elon Muskin palkkaamat insinöörit onnistuivat pienentämään rakettimoottorien sähköjohtimien vastusta.

Samaan tapaan yksikään median edustaja ei ole kiinnostunut lukemaan projektipäällikön johtamismetodeista, rehtorin tyytyväisyydestä tai siitä, miten monta unetonta yötä joku piruparka on projektinsa eteen viettänyt.

Vain tavoitteilla, pyrkimyksillä ja tuloksilla on merkitystä.

Laatu korvaa määrän

Tiedotteissa, aivan kuten viestinnässäkin, laatu korvaa määrän.

Tiedote toimii ensilaukauksena aihepiiristä kiinnostuneille tahoille, jotka voivat lukemisen jälkeen hakea lisää tietoa joko tiedotteen tekijän omilta sivuilta tai tiedotteissa mainituilta yhteyshenkilöiltä.

Tämän vuoksi tiedotteen kohdennuksessa tulisi olla erityisen tarkkana. Jokaiselle viestinnän parissa työskentelevälle ihmiselle on selvää, etteivät viihdetoimittajat kirjoita uutisia tieteellisistä läpimurroista.

Rakenteeltaan tiedotteet noudattavat usein verkkouutisten kaavaa, koska se tekee lukemisesta sujuvampaa ja helpottaa samalla toimittajien työtä. Ensin tulee otsikko ja ingressi, jonka jälkeen esitellään pääasia.

Lopuksi lisätään vielä lisätiedot, taustatiedot sekä yhteyshenkilöt.

Tiedotteessa käytetyn kielen tulisi edetä soljuvasti ja tärkeysjärjestyksessä, ja samalla sen on oltava selkeää ja ytimekästä. Pitkien sanojen tai liian teknisen termistön käyttäminen heikentää tekstin luettavuutta, jonka vuoksi sitä tulisi välttää viimeiseen asti.

Edellä mainittujen toimenpiteiden taka-ajatuksena on, että tiedote olisi kieliasultaan ja rakenteeltaan sellaisessa muodossa, että kiireellisessä tapauksessa toimittaja voi julkaista tiedotteen sellaisenaan.

Tiedotteessa ei kannattaisi koskaan tuhlata merkkejä itsestäänselvyyksiin.

Vaikka tiedotteiden pituudet vaihtelevat, niin nyrkkisääntönä pidetään noin 300-500 sanan mittaa. Tiedotteen tarkoitus ei ole perustella asiantuntijuutta, vaan tuoda sitä esiin.

Liian pitkät tiedotteet jäävät helpommin lukematta.

Tiedotetta voi elävöittää erotelluilla lainauksilla esimerkiksi asiaan liittyviltä ja relevanteilta asiantuntijoilta, joiden avulla tiedotteen ympärille voidaan rakentaa tarinaa. Lainauksien käytössä on silti oltava maltillinen.

Pari lainausta on enemmän kuin tarpeeksi yhteen tiedotteeseen. Niiden tarkoitus ei ole faktojen lisääminen, vaan mielipiteiden sekä asiasta tehtyjen havaintojen esitteleminen.

Näin onnistut tiedotteen kirjoittamisessa

Tiedotteen tulisi aina vasta kysymyksiin: kuka, mitä ja miksi – sekä tiedotteesta riippuen myös miten.

Hyvä tiedote koostuu seuraavista asioista:

• Napakka ja mielenkiintoinen otsikko, joka herättää lukijan kiinnostuksen.
• Sisällön uutisarvo, joka käy ilmi heti tiedotteen alussa.
• Selkeä rakenne ja kieliasu, jossa vältetään liian monimutkaisia tai pitkiä lauseita.
• Kiinnostavat sitaatit aiheen kannalta merkittäviltä henkilöiltä.
• Mahdolliset visuaaliset elementit, niiden selkeys sekä laadukkaat kuvat.
• Ajankohtaisuus, kohdistettu jakelu sekä yhteyshenkilöiden yhteystiedot

Kuva: www.shutterstock.com