Tapa, jolla viestimme työyhteisössämme on vähintään yhtä merkityksellistä kuin se, miten viestimme ulkoisille sidosryhmille. Kun sisäinen viestintä toimii, koko työyhteisö työskentelee yhteisiä tavoitteita kohti.

Kuitenkin viestinnän sävyistä puhutaan usein vain silloin, kun tarkoitetaan ulkoista viestintää. Talosta ulospäin lähtevistä viesteistä löytyvät yleensä alku- ja lopputervehdykset, välimerkit ja isot alkukirjaimet. Niissä myös muistetaan taustoittaa viestiä riittävästi tai toisaalta karsia liika tieto. Ulkoinen viestintä ottaa huomioon vastaanottajan ja pyrkii vastaamaan hänen tarpeisiinsa. Sen sijaan sisäisessä viestinnässä tämä usein unohtuu.

Empaattinen viestintä työyhteisössä rakentuu pienistä arjen teoista, joita voimme kaikki helposti toteuttaa.

Miksi empaattista viestintää tarvitaan?

Kollegoiden välinen kommunikointi tapahtuu normaalitilanteessa usein kasvotusten. Kuitenkin viestintä, joka etenkin tällä hetkellä perustuu pääosin kirjoitettuun kieleen, on erityisen altis väärinymmärryksille. Pois jätetty tervehdys, huutomerkit ja viestin pituus voivat sanattomasti kertoa lukijalle asioita, joita kirjoittaja ei ole välttämättä tarkoittanut.

Moni oudoksuu ajatusta, että sisäisten viestien kirjoittamista kannattaisi harjoitella. Koska kirjoitettu kieli on kuitenkin viestintäväline, jossa kasvotusten tapahtuvan viestinnän sävyt ja vivahteet jäävät pois, on erityisen tärkeä kiinnittää huomiota käytettävään kieleen. Onnistuneen viestinnän ja vuorovaikutuksen kannalta voi olla paljon merkitystä esimerkiksi sillä, tervehtiikö viestin lähettäjä vastaanottajaa vai ei. Samoin sillä, onko virkkeen lopussa huutomerkki vai kolme pistettä. “Hyvää työtä…” ja ”Hyvää työtä!” ovat sävyltään hyvin erilaisia.

Viestinnässä on aina ymmärrettävä ja huomioitava viestin vastaanottajan tarpeet. Viestintä on turhaa, jos viestin lähettäjä miettii vain omia halujaan ja toiveitaan. Pahimmillaan tällainen viestintä saattaa heikentää yhteistyötä. Empatia on toisen asemaan asettumista. Työyhteisöviestinnässä tämä tarkoittaa sitä, että ymmärretään ja osataan ottaa huomioon työkaverin työtilanne ja tietotaito.

Empaattinen viestintä saa henkilön sitoutumaan yhteistyöhön ja motivoi tätä tekemään parhaansa.

Minustako empaattinen viestijä?

Onneksi empatiaa voi harjoitella. Voit aktiivisesti pyrkiä asettamaan itsesi toisen asemaan. Jokaista viestiä ei kuitenkaan tarvitse pehmittää esimerkiksi kysymyksillä vastaanottajan voinnista tai työtilanteesta. Joskus lyhyt ja ytimekäs viesti voi olla empatiaa parhaimmillaan. Taitoa on tunnistaa, minkä verran ja millaista tietoa vastaanottaja tarvitsee. Taitoa on myös osata välttää liioittelua.

Yhtä lailla tärkeää on myös sanallistaa omat ajatukset, jotta väärinkäsityksiltä vältytään. Älä oleta, että vastaanottaja osaa tulkita tarkoituksesi ja tunnetilasi oikealla tavalla. Ainoastaan olemalla avoimessa vuorovaikutuksessa ja varmistamalla kollegaltasi, että hän ymmärsi sanomasi, voit varmistua, että viestisi välittyi hänelle haluamallasi tavalla. 

Empaattinen työtoveri pystyy tunnistamaan kollegan tarpeet ja viestimään tarkoituksenmukaisella tavalla. Kokemus ymmärretyksi tulemisesta voi olla olennaista sitoutumisen kannalta – ja monen muunkin inhimillisen ilmiön kannalta. Empatia on ennakkoluulottomuutta ja avoimuutta toisen ajatuksia ja näkökulmia kohtaan. Sujuvaan kollegoiden väliseen vuorovaikutukseen liikenee jokaiselta varmasti muutama sekunti lisää. Sen kauempaa ei tervehdyksiin, alkukirjaimiin ja välimerkkeihin mene, mutta tämä pieni vaivannäkö saattaa tehdä ihmeitä työyhteisön hengelle, yhteistyölle ja kollegan hyvinvoinnille.