Ylen tekemän kyselyn mukaan koronaepidemian myötä etätöihin siirtyi noin miljoona suomalaista, joista noin puolet kertoo haluavansa jatkaa etätöitä vielä poikkeustilan jälkeenkin. Koronakriisi on osoittanut, ettei työelämä enää vaadi jatkuvaa fyysistä paikalla olemista siinä määrin mihin olemme tottuneet. Valtaosa tietotyöläisen työtehtävistä voidaan hoitaa etäyhteydellä, ja toimistolla olo on monelle tarpeellinen enää vain sosiaalisesta näkökulmasta.

Mutta mitä muutoksia ja haasteita tuo tilanne, jossa kaikki pienetkin arjen kasvokkaiset kohtaamiset jäävät pois?

Miten etätyöstä tulee taakka?

Nyt kun monet ovat pakotettuja tekemään työtä kotona, saattaa aiemmin miellyttävästä etätyöstä tulla taakka. Varsinkin jos kotona on enemmän keskittymistä vaikeuttavia tekijöitä kuin toimistolla. Etätyö saattaa myös pidentää päiviä, kun toimistoajat eivät enää erota selkeästi työ- ja vapaa-aikaa.

Etätyö on myös viestinnällinen haaste. Etenkin kun sähköinen viestintä täytyy ulottaa yhä suuremmalle määrälle ihmisiä, aiemman muutaman sijaan. Monessa yrityksessä Teamsit, Slackit ja Skypet ovat kyllä käytössä, mutta ne eivät ole ensisijaisia kommunikointivälineitä. Lisäksi, vaikka monissa avokonttoreissa ihmisiä vaaditaan siirtämään keskustelut sähköisten kanavien puolelle, harvemmin samassa työtilassa työskentelevät kommunikoivat täysin pelkästään sähköisten välineiden avulla.

Joissain organisaatioissa etätyö on epäilemättä sujunut ilman suurempia haasteita. Monet organisaatiot ovat kuitenkin heränneet siihen, että etätyön sähköisiä viestintävälineitä on tarve kehittää tai ainakin ottaa aiempaa laajemmin käyttöön myös tavallisessa arjessa.

Etätyössä kirjoitettu viestintä korostuu. Viestien on oltava selkeitä ja ymmärrettäviä, jotta voidaan välttyä sellaisilta väärinymmärryksiltä, jotka kasvotusten käytävissä keskusteluissa voidaan usein välttää sanattomalla viestinnällä.

Informaation liikkuminen saattaa myös hankaloitua, jos sähköinen viestintä on ollut aiemmin vähäistä. Jotain tietoa saattaa jäädä huomaamatta pois. On muistettava, että normaalisti päivittäisissä fyysisissä kohtaamisissa puhumme epävirallisesti monista asioista. Etätyössä nämä asiat eivät tule välttämättä luontevasti puheeksi, jolloin työn hoitamisen kannalta merkityksellisiä asioita voi jäädä pimentoon.

Miten etätyöstä tehdään apuväline?

Etätyön onnistumisen kannalta henkilöstöä on tärkeä kouluttaa käyttämään erilaisia viestintävälineitä. Lisäksi heitä tulisi kannustaa tiimialustojen hyödyntämiseen. Kun sähköiset työvälineet ovat kaikilla hyvin hallussa, poikkeustilanteet eivät muodostu niin suuriksi haasteiksi, ainakaan viestinnällisestä näkökulmasta.

Itseohjautuvassa työmaailmassakin on olennaista, että etätyötä johdetaan jollain tavalla. Etäjohtaminen, eli viestinnällisestä näkökulmasta vuorovaikutuksen järjestäminen ja mahdollistaminen, muodostuu tärkeäksi. Säännöllisiä tapaamisia ja kontaktitilanteita tulee järjestää ja suunnitella, jotta läsnäolon tunne säilyy. Sellaisetkin perusasiat, kuten tiimipalaverien organisointi niin, että jokainen saa puheenvuoron, ovat olennaisia.  Monen henkilön kohtaamiset Teamsissa muodostuvat todella raskaiksi, jos kaikki puhuvat päällekkäin.

Etätyö vaatii esimieheltä entistä enemmän tarkkuutta ja aktiivisuutta, jotta vuorovaikutus ja toimiva viestintä mahdollistuvat. Säännöllinen, taitava viestintä varmistaa, ettei kukaan jää syrjään työyhteisöstä.

Etätyö ei vain köyhdytä vuorovaikutusta ja viestintää, vaan se voi myös rikastuttaa arkeamme. Uusi työnteon normaali voi olla aiempaa rikkaampi.