Kymmenen vinkkiä, olkaa hyvä. Vinkit perustuvat muun muassa Muutoskyvykkyyttä muotoilusta -hankkeeseen.

1. Kysy ja kuuntele – kohderyhmä kompassina

Yksittäisen ihmisen näkökulmasta koulutukseen osallistumispäätöstä määrittää se, mistä hän on kiinnostunut, mitä hän tavoittelee, mitä konkreettista hyötyä hänelle koulutuksesta olisi ja miten paljon resursseja se häneltä vaatisi.

Hankkeen alussa keräsimme kohderyhmäymmärrystä ensin kyselyn ja sen pohjalta tehtyjen haastattelujen avulla. Yritimme aidosti ymmärtää, minkälaista heidän arkensa on. Vastauksia käytimme kehittämisen ja rekrytointiviestinnän kärkinä sekä arvolupauksen pohjana. Näin osumme aidosti potentiaalisen osallistujan tarpeisiin.

2. Testaa tuote ja rekrytointiviestinnän kärjet

Kyselyiden ja haastattelujen ohessa testasimme, mitkä viestit, mikä kurssimuoto ja -rakenne houkuttelisivat parhaiten osallistumaan. Saimme testattua, oliko tarjoamamme koulutus ja myyntiargumenttimme kohderyhmälle kiinnostava vai ei. Huomasimme muun muassa, että hankkeen nimi “Muutoskyvykkyyttä muotoilusta” oli kohderyhmälle epämääräinen ja kaukana heidän arjestaan. Muokkaisimme slogania kohderyhmän tavoitteita palvelevaan ja arkeen istuvampaan muotoon: “Kiikarissa kasvu – uusilla tavoilla euroja kassaan”.

3. Tee siitä helppoa

Osallistumisen helppous vetoaa osallistujiin – ja tarkoittaa usein enemmän töitä itselle – mutta on sen arvoista. Kohderyhmäymmärryksen ja testausten pohjalta kehitimme kaikkea toimintaamme ohjaavan “höyhenenkevyt”-johtoajatuksen. Tavoitteenamme on tarjota matkailu-, ravintola- ja tapahtuma-alalla työskentelevän arkeen sopiva koulutus. Yritimme haastaa itseämme joka kohdassa miettimään, mikä tekisi asiasta höyhenenkevyttä osallistujalle.

Esimerkiksi messuille teimme flyerin, jossa oli suora QR-koodilinkki osallistumislomakkeelle. Rakensimme koulutukselle kaksi osallistumisvaihtoehtoa: etä- ja lähitoteutus. Videoimme koulutuksen tieto-osuudet 5–10 minuutin Youtube-videoiksi, jotka voi kuunnella ja katsella vaikka bussissa matkalla töihin.

4. Kylmäsoitot, lämmin vastaanotto & muilta oppiminen

Muilta oppimalla voi välttää monta sudenkuoppaa. Sisarhankkeidemme (Module ja Kinesis) kokemusten perusteella kylmäsoitot ovat yksi tehokkaimpia viestintäkeinoja tavoittaa kohderyhmä. Puhelinsoitoista kohderyhmälle tuli rekrytointistrategiamme alkusysäys. Koska hankkeessamme on neljä palvelumuotoilijaa, päätimme ensin testata, miten tällainen kylmäsoittelu tepsii kohderyhmään.

Teimme kylmäsoittoja muutamille henkilöille ja sparrasimme toistemme kanssa, miten he ottivat tiedon vastaan, missä ja miten onnistuimme sekä millaisiin haasteisiin törmäsimme valmennusta esiteltäessä. Näin hioutui kylmäsoittopaketti, johon kuuluu muokattava hissipuhe, diaesitys ja jälkeenpäin sähköpostiin lähetettävä infopaketti ja esite.

5. Ole siellä, missä kohderyhmäsi on

Selvitimme myös, missä kanavissa, ryhmissä ja tapahtumissa kohderyhmä käy ja etsii tietoa koulutuksista. Rakensimme viestintäsuunnitelmamme näiden ympärille. Facebook-kampanjamme tavoitti kymmeniä tuhansia ihmisiä. Jalkauduimme myös Gastro Helsinki 2022 -messuille ja Hospitality Forum 2022 -tapahtumaan kohtaamaan ihmisiä kasvokkain.

6. Kaikki kortit pöydälle

Kerro avoimesti ja rehellisesti koulutuksen tavoitteista, sisällöstä ja toteutustavasta, jotta vastaanottaja saa selkeän kuvan siitä, mitä häneltä odotetaan ja mihin hän on sitoutumassa. Päätös osallistumiseen on helpompi, kun tietää, mihin on ryhtymässä. On hyvä muistaa, että vastaanottaja kuulee asiastasi ensimmäistä kertaa ja hän saattaa olla keskellä muuta puuhaa. Kun odotukset ja kokemus ovat linjassa, myös palaute on usein parempaa.

7. Ytimekästä ja selkeää

Albert Einsteinin sanoin: “Jos et pysty selittämään asiaa selvästi, et ymmärrä sitä riittävästi.” Jotta joku muu ymmärtää, millaista tapahtumaa tai koulutusta olet tarjoamassa, rakenteen ja viestin pitää olla mahdollisimman selkeä ja konkreettinen. Me jouduimme muuttamaan oman koulutuksemme selitettä muodosta:

Hankejargon: Muutoskyvykkyyttä muotoilusta -hankkeen tavoitteena on lisätä koronapandemian aikana kärsineiden matkailu-, ravintola- ja tapahtumatoimijoiden johdon ja henkilöstön ammattitaitoa kohdata yllättäviä kriisejä ja muutostilanteita sekä ennakoida tulevaisuuden asiakastarpeita ja alan muutoksia.

Konkretia: Ota haltuun palvelumuotoilun työkalut matkailu-, ravintola- tai tapahtuma-alan haasteiden ratkaisuun, Maksuton koulutus koostuu videopainotteisesta itseopiskelumateriaalista, omasta kehitysprojektistasi sekä neljästä lähi- tai etätapaamisesta (à 3 h).

8. Lisäboostia markkinoinnista

Tehokkaaksi osallistujarekrytointityökaluksi osoittautui myös maksettu some-kampanja. Ostimme mainostilaa ja Haaga-Helian viestinnän kanssa yhdessä hiomamme mainos näkyi kohdennetusti matkailu-, ravintola- ja tapahtuma-alasta kiinnostuneille Facebookissa ja Instagramissa.

9. Kasvot esille

Usein ihmiset innostuvat osallistumaan, kun joku tuttu tai omaan ryhmään kuuluva puhuu kurssin puolesta. Hyödynsimme ensimmäisiä osallistujiamme koulutuksen markkinointikampanjoissa, joissa annoimme heidän itse kertoa, miksi osallistuminen oli heille tärkeää, mihin he itse näkevät voivansa hyödyntää koulutusta.

10. Varmista osallistuminen

Kaikessa tekemisessä pitää muistaa asiakkaan palvelupolun eri kosketuspisteet. Ennen koulutuksen alkamista on hyvä varmistaa, että osallistuja on edelleen kiinnostunut ja hänellä on päivämäärä, aikataulu ja paikka tai osallistumislinkki tiedossa. Muista helppous: ennen ensimmäistä lähitapaamista lähetimme yksityiskohtaiset saapumisohjeet – “hissiltä käännyt vasemmalle” – ja saimme siitä suuret kiitokset!