Moni on kertonut jo iloitsevansa siitä, että Haaga-Helia järjestää tänä syksynä Pedaforumin – korkeakoulupedagogiikan päivät kahden vuoden tauon jälkeen. Tapahtuma järjestetään hybridinä, joten siihen voi osallistua Helsingin Messukeskuksen lisäksi myös verkossa.

Pedaforumin järjestäjinä päätimme jo alkutaipaleella, että vastuullisuus on tärkeä osa tapahtumamme strategiaa. Koko tapahtuman osalta haluamme huomioida niin saavutettavuuden, turvallisuuden kuin yhdenvertaisuudenkin.

Esimerkiksi tapahtumapaikan valinnassa olemme halunneet huomioida esteettömyyden ja helpon pääsyn tapahtumapaikalle julkisilla kulkuvälineillä. On muistettava sekin, että tapahtumien järjestäminen on aina poikkeuksetta ympäristöä kuormittavaa toimintaa.

Kaikki edellämainitut ovat seikkoja, jotka vastuullisen tapahtumanjärjestäjän on huomioitava. Tämän vuoksi on tärkeää jo suunnittelun alkuvaiheessa pohtia erilaisia vastuullisuusstrategioita ja vaihtoehtoisia toimintoja.

Virtuaalisuus ekotekona

Virtuaaliseen tapahtumaan osallistuminen on eräänlainen ekoteko, kun matkustamisen ympäristökuormitus vähenee. Osallistumismahdollisuus verkossa lisää toki muutenkin osallistumisen mahdollisuuksia. Näin tärkeä tapahtuma tavoittaa myös heidät, joilla ei ole mahdollisuutta matkustaa pääkaupunkiseudulle.

Täysin ympäristökuormitusta ei voida poistaa, mutta jo pienten muutosten tekeminen tapahtumakulttuuriin on omiaan luomaan kestävää tapahtumajärjestämistä. Jo sekin, että valitaan lähellä tuotettuja palveluja ja vältetään turhaa matkustamista, vähentää tapahtuman ekologista jalanjälkeä.

Ekologisuutta on myös mietitty esimerkiksi jättämällä tapahtumasta erilaiset jakotuotteet ja painatukset pois kokonaan. Pedaforumin sponsoreilla on mahdollisuus esittäytyä osallistujille tapahtuman virtuaalisella alustalla, jossa jokaiselle on varattu oma kumppanitila.

Turvallisuus ennen kaikkea

Vastuullisuuden lisäksi meidän on täytynyt osata ennakoida tulevaa ja luoda erilaisia vaihtoehtoisia suunnitelmia pandemian varalta. Tässä Pedaforumin tapahtuma-alusta tarjoaa mitä mainioimman varatyökalun.

Turvallisuutta on myös pohdittu perusteellisesti tapahtuman järjestelyissä. Turvallisuussuunnitelmassamme huomioidaan niin esteettömyyden toteutuminen kuin viranomaisten terveysturvallisuutta koskeva ohjeistus osana tapahtuman kokonaisturvallisuutta.

Helsingin Messukeskus on tapahtumapaikkana taas tunnetusti vastuullisen tapahtumajärjestämisen edelläkävijä, joka sai vuonna 2009 ensimmäisenä suomalaisena tapahtumajärjestäjänä ISO 14001:2015 -ympäristösertifikaatin.

Jo näkyvä osa suomalaista työkulttuuria

Vastuullisuudesta ja turvallisuudesta on tullut kaiken kaikkiaan hyvin näkyvä osa koko suomalaisten työkulttuuria. Myös tapahtumajärjestäjien on hyvä tarjota osallistujille mahdollisuus pitää esimerkiksi ympäristöarvoista kiinni tapahtumiin osallistuessa.

Järjestäjiltä toivotaan myös läpinäkyvää toimintaa vastuullisuuden huomioimisessa. Yhä useampi haluaa ottaa selvää tapahtumien hiilijalanjäljistä. Järjestäjällä on myös niin sanottu sosiaalinen vastuu kaikkiin tapahtuman järjestämisketjuun kuuluviin ihmisiin. Tämä vastuu kattaa myös esimerkiksi alihankkijat ja raaka-aineiden tuottajat.

Tänä päivänä on kuitenkin helppo suunnitella vastuullisia ja ekologisesti kestäviä tapahtumia Yritykset ovat jo heränneet siihen, että tällaiset palvelut myyvät myös tapahtuma-alalla. Lisäksi vastuullisten valintojen tekeminen on monelle sydämen asia.

Siksi vastuullisuus on tänä päivänä enemmänkin välttämättömyys kuin valinta, myös tapahtumanjärjestäjän näkökulmasta.