Yhteiskehittäminen, varsinkin virtuaalisesti, ei osallistujille näyttäydy pelkästään innostusten ja onnistumisten sarjana. Innovaation, muotoilun ja johtamisen professorin Alf Rehnin mukaan “luovuus tuntuu pahalta ja haisee hieltä” (Hartikainen 2022).

Vedämme Kinesis-hankkeessa yrityksille innovaatiotyöpajoja virtuaalisesti. Työpajojen pohjana käytetään Strategyzer-sarjan liiketoimintamuotoilua ja sen oppeja (Osterwalder ym. 2020). Prosessin tavoitteena on luoda uusi tai tämänhetkisiin tarpeisiin päivitetty liiketoimintamalli osallistuvalle yritykselle sekä kehittää virtuaalisesti toimivia yhteiskehittämistä tukevia toimintatapoja, joita voitaisiin hyödyntää jatkossa myös muissa projekteissa, niin Haaga-Heliassa kuin yrityksissä itsenäisesti.

Työpajoissa on tyypillisesti 3–7 hengen ryhmä yrityksen työntekijöitä. Kaikissa ryhmissä yhdessä tekemisen innostus on vaihtunut jossain vaiheessa turhautumiseen ja tuskastumiseen. Mistä on kyse ja mitä sille voidaan tehdä? Tässä top 5 vinkkiä Kinesiksen fasilitaattoreilta.

1. Tuska on todellista – tee se näkyväksi

Yhteiskehittäminen on tuskallista. Se on kuin minkä tahansa asian yhteen sulattamista ja oppimista tilanteessa, jossa yksilö ei voi yksin päättää suunnasta eteenpäin. Sen sijaan joudutaan tulemaan vastaan, kuuntelemaan monia näkökulmia ja ajatuksia, sietämään hiljaisuutta ja antamaan tilaa kaikille ajatuksille. Yhteiskehittämisessä ei voi vain juosta suoraan perille, vaan on hidastettava ja väliin jopa pysähdyttävä, työskennellen sitkeästi yhteisen ymmärryksen kirkastamiseksi. Tuskastuminen näkyy turhautumisena, kiukkuna, jopa ärsyyntymisenä. 

Huomasimme, miten tärkeää oli antaa ryhmälle mahdollisuus kokea alkuinnostus ja sitä seuraava tuskastuminen – ja tehdä tämä prosessi näkyväksi. Kävimme jokaisen ryhmän kanssa läpi yhteiskehittämisen prosessia. Kun tuskastumiselle ja ärsyyntymiselle antoi oikeutuksen, osallistujat saivat huojentua. Kyse ei ollut siitä, että heissä tai työpajassa olisi joku vika, vaan tuokin vaihe oli osa prosessia. Tämän jälkeen päästiin eteenpäin.

2. Auta ymmärtämään prosessia

Prosessissa on helpompi liikkua sulavasti, kun ymmärtää, mitä ympärillä tapahtuu. On valtavan tehokasta ja tärkeää tehdä osallistujille selväksi, miksi yhteiskehittäminen on valittu menetelmäksi. Tuskastuminen ei tarkoita, etteikö yhteiskehittäminen toimisi. Se vain ei ole kaikissa vaiheissa hauskaa. Tämä on pyrittävä hyväksymään ja sallimaan, sekä itselle että muille.

3. Tee toiveet näkyväksi ja hallitse odotuksia

Alussa on hyvä tehdä näkyväksi kaikkien odotukset ja jo olemassa oleva tieto. Kinesis -ohjelman työpajoissa käytimme yksinkertaista lämmittelytehtävää, jossa osallistujat pohtivat mitä oivalluksia, ideoita tai tietoa heille oli kertynyt viime työpajan jälkeen ja mikä on pienin mahdollinen teko tai päätös, joka vie eteenpäin tänään.

Tärkeintä on saada kaikki mukaan heti alusta asti ja saada kaikkien osaaminen sekä ajatukset esille. Samalla jokainen tuli harjoitelleeksi virtuaalisella yhteistyöskentelyalustalla liikkumista ja työskentelyä, post it- lappujen käyttöä sekä ajastimen seuraamista.

4. Kuormitus ja voimavaratekijöiden tasapainosta huolehtiminen

Intensiiviset virtuaaliset työpajat kuormittavat aivojamme melkoisesti. Kognitiiviseen ergonomiaan panostaminen tuo tuloksia. Työpajojen realistinen aikataulutus, riittävä tauottaminen sekä itsenäisen ja yhdessä työskentelyn rytmittäminen ovat onnistumisen kannalta tärkeää. Esimerkiksi kolmen tunnin virtuaalinen työpaja vaatii vähintään kaksi 10 minuutin taukoa. Ennen jokaista ryhmätyöskentelyä on hyvä antaa ensin 5 minuuttia aikaa itsenäiselle pohdinnalle. Jokaisen yhteistyöskentelyn jälkeen on hyvä varata 10-20 minuuttia asian purkuun ja sulatteluun.

Tarkastelemalla työpajan aikataulua kognitiivisen ergonomian näkökulmasta voi tasapainottaa tiedon jakamisen, osallistamisen, yhteistyöstämisen sekä taukojen yhdistelmää.

5. Luopumisen tuskasta aitoon yhteiskehittämiseen

Uuden liiketoimintamallin kehittämisen pohjana on usein jo olemassa oleva idea tai ajatus. Idean äidillä tai isällä on usein tahtomattaankin tunneside omaan ideaansa. Käytännössä idean eteenpäin vieminen yhteiskehittämisen avulla tarkoittaa aina idean haastamista ja kehittämistä uuteen suuntaan. Kaikilla on oltava omistajuus ideasta ja aito mahdollisuus osallistua sen kehittämiseen. 

Fasilitaattorin tehtävänä on tarvittaessa auttaa idean äitiä/isää sietämään idean muovautuminen ja kehittyminen, alkuperäisestä ideasta irti päästäminen.

Yhteiskehittämisen voima tulee myös sitä kautta, etteivät ihmiset anna parastaan, elleivät koe omistajuutta asiasta. Tämä on hyvä huomioida myös idean jalkauttamisessa siten, että asiaa edistävät henkilöt ovat sitoutuneita idean edistämiseen ja toteuttamiseen käytännössä. Usein tämä tarkoittaa sitä, että on saanut olla osallisena idean synnyttämisessä ja kehittämisessä.

Kuva: www.shutterstock.com