Tiimien toiminnan käytännöt vaihtelevat paljon riippuen tiimien tarkoituksesta, kiinteydestä ja johtamisen rakenteista. Joissakin organisaatioissa ja tehtävissä esihenkilö johtaa tiimiä tehden samoja tai ainakin osin samoja tehtäviä kuin muutkin tiimiläiset. Toisissa organisaatioissa ja tehtävissä esihenkilön työnkuva erottuu selkeästi toisista tiimiläisistä.

Variaatioita on lukemattomia, koska tiimien itseohjautuvuus on aina kontekstisidonnaista ja ammattien käytännöt itsenäisten päätösten mahdollisuuksista vaihtelevat. Joskus tiimit ovat hyvinkin itseohjautuvia eikä tiimillä ole nimettyä johtajaa.

Esihenkilön työnkuvan loitontuessa muiden tiimiläisten työnkuvasta, korostuu organisaation näkökulma ja samalla esihenkilön henkilökohtainen vastuu tiimin toiminnasta. Tämä on monella tapaa haastava seikka, sillä etäisyyden myötä käytännön vaikutusmahdollisuudet tiimin arkeen muuttuvat. Tämän huomasimme tiimien psykologista ja emotionaalista turvallisuutta tutkivassa TIITU-hankkeessamme.

Tiimin psykologiseen ja emotionaaliseen turvallisuuteen liittyvien asioiden lisäksi käytetty biometrinen tutkimusmenetelmä teki näkyväksi monia mielenkiintoisia näkökulmia esihenkilötyöhön, joita tässä esittelemme.

Kolme esihenkilön roolia

Osallistujina on ollut tähän mennessä neljä 4-8 työntekijän tiimiä kasvatus- ja koulutusalan sekä sosiaali- ja terveysalan työyhteisöistä. Mukana oli myös yksi esihenkilöistä koostuva tiimi.

Videoiduissa tiimikokouksissa kommunikointi esihenkilön ja tiimiläisten välillä näyttäytyi aluksi hyvin tasa-arvoisena ja mutkattomana. Onko esihenkilö siis vain yksi tiimiläisistä? Ei sentään.

Tiimien kokouksissa esihenkilön ja tiimin vuorovaikutuksen näkökulmasta korostui kolme esihenkilön roolia:

• esihenkilö organisaation ja tiimin edustajana
• esihenkilö vuorovaikutuksen moderoijana
• esihenkilö organisaation tehtävän ja vision edistäjänä

Esihenkilö edustaa organisaatiota ja tiimiä

Eli ensimmäiseksi tärkeäksi näkökulmaksi huomasimme esihenkilön roolin organisaation sekä tiimin edustajana. Eräässä työyhteisöissä, jossa esihenkilö teki olennaisesti samoja töitä kuin muutkin, tiimiläisten kokemukset tiimistään olivat äärimmäisen myönteisiä. Myös vuorovaikutus tiimissä oli poikkeuksellisen myönteistä ja kannustavaa.

Fyysinen turvallisuus ja erityisesti organisaation johdon suhtautuminen siihen koettiin kuitenkin kehittämistä vaativaksi. Tässä esihenkilö toimi siltana fyysisen turvallisuuden kysymyksissä tiiminsä ja organisaationsa johdon välillä. Toisessa tiimissä, jossa esihenkilö työn sisältö erosi tiimiläisistä, tiimiläisillä oli vahva luottamus tiiminvetäjään, mutta heikko luottamus organisaatioon yleensä.

Vaikka vuorovaikutus tiimissä näyttäytyisi täysin tasa-arvoiselta, keskustelumme esihenkilöiden kanssa paljastivat, että heillä on paljon tehtäviä ja vastuita, jotka saattavat olla näkymättömiä tiimiläisille. Onkin tärkeää huomioida organisaatioissa tiimin esihenkilön ja organisaation muun johdon väliset rakenteet, toimintatavat ja vastuunjaot. Kun tutkitaan tiimiä, on muistettava, että se ei toimi koskaan tyhjiössä tai itsekseen, vaan on aina osa laajempaa organisaatiota.

Esihenkilö moderoi vuorovaikutusta

Toisessa roolissa esihenkilö on väistämättä vuorovaikutuksen moderoija. Ihanteellista olisi, että kaikki tiimiläiset kantavat vastuuta hyväksyvästä ja kannustavasta vuorovaikutuksesta, mutta esihenkilön rooli korostuu silloin kun näin ei tapahdu. Esihenkilön vastuulla on huolehtia esimerkiksi siitä, että kaikki saavat puheenvuoroja.

Analyysimme osoittavat myös, että asioiden käsitteleminen yhteisinä asioina – sen sijaan että kokouksessa on ”Jaanan asia” ja ”Kallen asia” – näyttää edistävän huomattavasti sitoutuneisuutta keskusteluun. Eräältä videolta näkyy raadollisesti, miten ”Jaanan asian” nimeäminen lopahduttaa mielenkiinnon osalta tiimiläisistä ja saa heidät keskittymään oheistoimintoihin kokouksen sijaan.

Heti, kun asialla ei ole kosketuspintaa omaan itseensä, mielenkiinto näyttää laskevan. Koska esihenkilö yleensä moderoi esimerkiksi tiimikokousta, hän on vastuussa yhteisöllisestä tiedonmuodostuksesta ja oppimisesta.

Tiimin vuorovaikutuksessa huumorilla ja yhteisellä naurulla ja positiivisuudella on suuri merkitys. Esihenkilö voi hyödyntää tätä linkittämällä sitä tiimin tehtäviin ja kokouksen strategiaan. Eräässä tiimissä esihenkilö linkitti taitavasti tiimin riemukkaan ideoinnin tutkinnon osiin ja opettajien työhön.

Esihenkilö edistää organisaation tehtävää ja visiota

Kolmannessa roolissa esihenkilön tehtävä tiiminvetäjä on myös huolehtia, että paitsi tiimin, myös organisaation tavoitteet ja tehtävä toteutuvat. Käytännössä tämä voi näyttäytyä muun muassa kokouksen fokuksen hahmottamisena, kokouksen etenemisestä huolehtimisena sekä siinä, että tiimissä on riittävästi yhteistä ideointia. Tutkimuksessa ilmeni, että omien ideoiden ja ajatusten kertominen innosti tiimiläisiä. Sitoutuminen kasvoi, ryhti parani ja keskustelu tiivistyi uusista ideoista.

Erään tiimin kohdalla huomasimme, että tietyntasoinen kokousten ja toiminnan systematisointi voisi olla tarkoituksenmukaista vapaan keskustelun sijaan. Toisessa tiimissä puolestaan esihenkilö oli luonut kokoukselle agendan, mutta silti kokous tuntui ja näyttäytyi monin tavoin vapaamuotoiselta.

Kokousten vapaamuotoisuus sopii joillekin paremmin kuin toisille. Kuten jotkut mainitsivat, struktuurit helpottavat joidenkin oloa. Kokouksissa voi olla kummankinlaisia osioita. Välitön ilmapiiri on toki kaikille hyvä.

Edellä esitettyjen ilmiöiden voimakkuus ja vaikuttavuus näyttävät liittyvän vahvasti tiimin johtajan rooliin suhteessa tiimiläisten tehtäviin. Mitä enemmän esihenkilön tehtävät erosivat muista tiimiläisistä, sitä enemmän hänen vastuunsa tiimin vuorovaikutuksen toimimisesta korostui.

Kuva: www.shutterstock.com