Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa tunnistimme Uudellamaalla toimivissa pk-yrityksissä useita taloushallinnon prosesseja ja tehtäviä, joissa ohjelmistorobotiikkaa voitaisiin hyödyntää ja muutamista näistä teimme automaatiokokeiluja eli demoja.

Automaatioissamme robottimme muun muassa valmisteli sopimuksia, haki ja syötti tietoa OmaVero järjestelmään, muokkasi Excel-tiedostosta kirjanpidon tositteita ja kalenteritapahtumia, tai auttoi tilintarkastajaa työssään otantatyökalun muodossa.

Onnistunut automaatio vaatii selkeät prosessit

Ohjelmistorobotiikan käyttö kuitenkin edellyttää, että automatisoitava tehtävä on digitaalisessa muodossa ja toteutettavissa yksinkertaisten sääntöjen perusteella. Muutamien hankkeeseen osallistuneiden yritysten automaatio kariutui juuri siihen, että prosessit eivät olleet vielä kunnossa. Niitä oli kehitettävä ennen kuin tehtäviä pystyisi opettamaan robotille.

Automaatiokapeikkojen löytäminen ja tunnistaminen vaatii holistista näkemystä yrityksen järjestelmäkentästä ja tietojärjestelmäarkkitehtuurista. Ohjelmistorobotiikan ja todennäköisesti tulevaisuudessa myös tekoälyn avulla tehtävä prosessilouhinta voi auttaa näissäkin haasteissa.

Löytyy myös evidenssiä siitä, että kun taloushallinnon kokeilut ovat olleet positiivisia, leviää ohjelmistorobotiikka helposti muihinkin yrityksen prosesseihin kuten myyntiin ja markkinointiin, henkilöstöhallintoon tai jopa itse IT-osastolle (IBM s.a). Näin kävi myös tässä hankkeessa.

Yritysten ymmärtäessä automaation mahdollisuudet, lähdettiin niitä tekemään myös omalla kustannuksella. Hankkeen palveluthan olivat yrityksille maksuttomia. Yllättävää oli, että ihan mikro yritykset (alle 10 henkeä) ja jopa yksinyrittäjät innostuivat automaatioista.

Järjestelmäintegraatioiden tuomat haasteet

Isoissa yrityksissä voi löytyä kymmeniä erilaisia järjestelmiä, jotka on otettu käyttöön eri aikoina ja erilaisessa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa. Nämä voivat olla edelleen käytössä, mutta teknisesti vanhentuneista legacy-ohjelmistoja, joihin korvaavaakaan ratkaisua ei ole teknisesti tai kustannustehokkaasti löydettävissä.

Havaitsimme, että tämä ei ole vain isojen yritysten haaste. Myös pienemmissä yrityksissä ja erityisesti tilitoimistoissa käytetään useita eri järjestelmiä. Nämä ovat verkkokauppoja, eri maksutapoihin liittyviä järjestelmiä tai muita toimialaspesifejä toiminnanohjausjärjestelmiä. Usein yrityksellä oli tarve siirtää näistä järjestelmistä tietoa kirjanpito-ohjelmaan, mutta valmis liittymä tiedonsiirrolle puuttui.

Lisäksi eri järjestelmätoimittajilla voi olla erilaisia käytänteitä siihen, kuinka tiedon alkulähteelle ylipäänsä voidaan päästä käsiksi.

Ohjelmistorobotiikkaosaaminen yrityksen sisäisenä kompetenssina

PK-yritysten keskuudessa tiedetään vielä todella vähän siitä, mitä automaatio tarkoittaa. Sana koetaan pelottavana. Yrittäjät kuitenkin innostuvat asiasta kun heille näyttää esimerkkejä siitä, mitä kaikkea kansalaiskehittäjä tai pieni automaatio voi tehdä.

Automaatiokehitys vaatii joko yrityksen henkilöstön asiantuntemusta tai ulkoistettuna ostopalveluna hankittua osaamista. Tietohallinto on tyypillisesti hyvin perillä tietotekniikkaan liittyvistä reunaehdoista. Taloushallinnon ammattilaiset ovat puolestaan perehtyneet tietosisältöön liittyviin tarpeisiin. Haasteena on usein se, että liian harvalla on näkemystä kummastakin osa-alueesta.

Kaikkea voi kuitenkin oppia. Hankkeessa teimme 25 automatisaatioon ja ohjelmistorobotiikkaan liittyvää käytännönläheistä videotallennetta. Nämä koulutukset ovat syyskuun alusta avoimesti tarjolla verkkosivustollamme . Suosituimmat tallenteet olivat

• Automaatio avuksi – pienen yrityksen ohjelmistorobotiikka ja tekoälymahdollisuudet
• Prosessien mallintaminen käytännössä
• Miten tunnistat kannattavan automatisoitavan tehtävän

Järjestimme myös työpajakoulutuksia. PK-yrityksissä halutaan edelleen oppia toimistotyökalujen tehokasta käyttöä, ja muun muassa Kaikki Excelistä -työpaja sai paljon osallistujia. Osallistujat ymmärsivät, että jo olemassa olevista järjestelmistä kannattaa ottaa kaikki irti. Nyt Suomessa on kymmeniä uusia kansalaiskehittäjiä, jotka pystyvät tekemään omaa työtä helpottavia pieniä automaatioita.

Vaikka hanke päättyy, niin tietoa automaation mahdollisuuksista pitää jakaa eteenpäin. Haaga-Heliassa Älykkään automaation osaamiskeskuksen toiminta jatkuu opiskelijoiden kurssitehtävien muodossa, ja toivottavasti myös tulevissa jatkohankkeissa.

Kuva: www.shutterstock.com

Vaikuttavuusblogi